Software de manutenção de equipamento gratuito vs pago:Qual é o melhor?

O software em nuvem está em alta na indústria de manufatura. Aqui estão alguns números da IndustryWeek para apoiar essa afirmação:

Há um motivo para essa rápida adoção de software baseado em nuvem - ele tem uma grande vantagem sobre os sistemas tradicionais locais. Do custo à segurança, flexibilidade e até sustentabilidade, o software em nuvem está rapidamente superando a tecnologia local.

As equipes de manutenção também estão reconhecendo as vantagens do software de manutenção de equipamentos baseado em nuvem. Cada vez mais, eles estão substituindo sistemas antigos por soluções baseadas em nuvem que lhes permitem planejar a manutenção, rastrear o trabalho e medir o desempenho.

Veja como o software CMMS baseado em nuvem se compara a outros sistemas

Mas depois de décadas amarrado a terminais de computador e usando Excel, quadros brancos e notas de post-it para gerenciar a manutenção, pode ser difícil justificar o custo de um sistema computadorizado de gerenciamento de manutenção (CMMS) baseado em nuvem. Felizmente, muitos fornecedores de software de manutenção de equipamentos oferecem versões gratuitas de seus sistemas.

Este guia o ajudará a determinar qual software de manutenção de equipamento é melhor para sua equipe agora e no futuro, incluindo:

• Os prós e contras do software CMMS gratuito e do software CMMS pago
• Quando você deve usar software CMMS gratuito em vez de investir em uma solução paga
• Quando passar de uma versão gratuita do CMMS para uma versão paga
• Como justificar a mudança de gratuito para pago ao seu gerente

Prós e contras de software de manutenção de equipamento gratuito vs. pago

Os três elementos principais que separam o software CMMS gratuito e pago são funcionalidade, implementação e suporte. Uma análise mais aprofundada de cada categoria descobrirá onde estão os pontos fortes e fracos em ambos os tipos de software de manutenção de equipamentos.

1. Funcionalidade

A funcionalidade do software de manutenção de equipamento são os recursos disponíveis e a maneira como você pode usá-los. Por exemplo, configurar a manutenção programada em seu CMMS é uma funcionalidade. Existem duas maneiras pelas quais a funcionalidade difere entre o software de manutenção de equipamento gratuito e o software pago.

A primeira é que um CMMS gratuito geralmente tem menos funcionalidade. Você pode realizar ações básicas, como criar programações de manutenção, painéis e registros de ativos. Mas você perde recursos mais sofisticados, como a criação de relatórios, a criação de assinaturas eletrônicas em ordens de serviço fechadas e a geração de códigos de falha.

A segunda diferença é que o software livre muitas vezes tem limites em sua funcionalidade que o software pago não tem. Por exemplo, você pode ser capaz de criar apenas 30 tarefas de manutenção programada por mês em um CMMS gratuito. Esses limites geralmente não estão em vigor quando você paga por uma assinatura completa, embora isso possa variar de acordo com o recurso e o nível.

2. Suporte de implementação

A implementação de um software de manutenção de equipamentos envolve mais do que apenas criar uma senha e adicionar algumas informações ao sistema. Inclui:

• Upload de tarefas de manutenção programada e gatilhos
• Adicionando informações de ativos e organizando ativos em hierarquias
• Criação de perfis de usuário e configuração de permissões de usuário
• Configurando peças e quantidades mínimas e anexando listas de materiais às ordens de serviço
• Conectando seu CMMS a outro software
• Treinar a equipe sobre como usar o sistema
• Baixar o aplicativo móvel em todos os dispositivos do usuário
• Criação e programação de relatórios

A implementação de software CMMS gratuito geralmente é um esforço do tipo faça-você-mesmo. Provavelmente, você tem acesso a recursos como artigos de ajuda, vídeos de treinamento e suporte básico do fornecedor. Mas você está fazendo o trabalho braçal para configurar e iniciar o sistema e os processos em torno dele.

O software de manutenção de equipamento pago, por outro lado, geralmente vem com suporte de implementação. Um representante ou equipe de implementação treinado geralmente o ajudará a implementar o sistema. O nível de suporte de implementação pode variar dependendo da camada. Os serviços de implementação também podem ser um custo extra, independentemente de quanto você pague pelo sistema.

3. Suporte contínuo

O suporte contínuo é a ajuda que você recebe do fornecedor do CMMS para solucionar problemas diários ou melhorar o sistema. Por exemplo, você pode exigir suporte contínuo se:

• Você deseja tornar obrigatório um campo em seu formulário de solicitação de ordem de serviço, mas não sabe como
• Se você deseja alterar as permissões do usuário, mas não consegue descobrir como
• Se você deseja construir um novo relatório que informe o impacto da manutenção no uso de energia de sua empresa

Normalmente, existem diferentes níveis de suporte contínuo, dependendo se você usa um software de manutenção de equipamento gratuito ou um software pago. Um CMMS baseado em nuvem sempre terá um nível básico de serviço, independentemente do nível. Por exemplo, as medidas de segurança sempre serão atualizadas automaticamente pelo fornecedor, não importa o quê. Os serviços gratuitos também incluem suporte por telefone, e-mail ou chat online (embora possa não ser 24 horas por dia, 7 dias por semana), por meio de uma comunidade gratuita de usuários e um hub online para perguntas frequentes.

Se você tiver uma versão paga do software de manutenção de equipamento, geralmente terá acesso a mais serviços de suporte. Isso pode incluir um representante de suporte ao cliente dedicado e acesso prioritário ao solicitar ajuda. Sua assinatura pode vir com um determinado número de horas de suporte premium. Se você ultrapassar esse valor, pode ser necessário pagar a mais.

CMMS grátis

CMMS pago

Prós

• Sem custo :Melhore sua manutenção sem gastar em seu orçamento ou esperar por aprovações
• Fácil de configurar e adotar :Menos recursos significam uma experiência simplificada para administradores e usuários
• Baixo risco :Teste novos processos ou sistemas em pequena escala antes de investir dinheiro neles
• Obtenha apenas o que você precisa :Se sua equipe é pequena, você obtém as ferramentas de que precisa sem pagar por recursos que não usa

• Funcionalidade avançada :Você tem todas as ferramentas para gerenciar a manutenção ao seu alcance, com poucas ou nenhuma limitação
• Suporte adicional ou premium :Você tem acesso a mais recursos para ajudá-lo a aproveitar ao máximo seu investimento
• Maior personalização :Você tem mais poder para projetar seu CMMS da maneira que quiser
• Ofertas especiais e vantagens :Você normalmente terá acesso a eventos especiais, testes de recursos e muito mais

Contras

• Funcionalidade limitada :Menos usuários, menos recursos e um limite para o número de ações que você pode realizar
• Suporte limitado :Acesso a suporte básico, como artigos de help desk ou suporte por telefone durante o horário comercial
• Não escala :Conforme sua equipe de manutenção cresce, seu CMMS não será capaz de crescer com isso
• Sem personalização ou conexões :Muito pouca capacidade de modificar fluxos de trabalho e nenhuma capacidade de conectar o software a outros sistemas

• Custa dinheiro :Isso não é necessariamente um golpe se você observar um retorno do investimento, mas ocupa espaço no orçamento
• Configuração maior e gerenciamento de mudança :Levará mais tempo para implementar e se acostumar com o software
• Excesso de recursos :Você pode não usar todos os recursos pelos quais está pagando
• Expectativas menores :Pode-se esperar que você entregue resultados mais rápido do que é capaz, mesmo que entenda que um CMMS não é uma solução mágica

Quando usar software de manutenção de equipamento pago ou gratuito

Existem alguns fatores importantes para escolher entre software de manutenção de equipamento gratuito e pagar por um CMMS. Embora dependa de suas circunstâncias específicas, aqui está um resumo rápido de qual software é melhor para certas equipes de manutenção:

Há uma outra consideração ao decidir entre os dois tipos de software CMMS baseado em nuvem - você sempre pode atualizar de gratuito para pago e, muitas vezes, pode passar de um nível pago para um inferior ou superior.

Quando mudar de software de manutenção de equipamento gratuito para software pago

Se você já está usando o software livre até o limite, pode ser hora de mudar para uma versão paga. Veja como você sabe que está nesse ponto:

1. Você precisa fazer mais

Alcançar os limites do seu plano gratuito é a primeira indicação de que você deve mudar para um nível pago. Se você está excedendo a capacidade do seu CMMS gratuito, provavelmente está gerenciando a manutenção de outra maneira fora do seu software, como Excel ou um quadro branco. Isso aumenta o risco de perda de trabalho, duplicação de dados e redução das taxas de adoção do CMMS. Nesse cenário, pagar pelo software de manutenção do equipamento fornece um maior retorno sobre o investimento e economiza seu tempo.

2. Você precisa de mais dos seus dados

O software de manutenção de equipamento gratuito é uma ótima maneira de coletar dados de manutenção. Mas geralmente não tem as ferramentas de que você precisa para analisar esses dados. Embora existam relatórios básicos que você mesmo pode criar em programas como o Excel, isso cria três problemas. Primeiro, é demorado. Em segundo lugar, significa que você está lidando com dados em dois lugares diferentes, levando a erros e dados imprecisos. Por último, isso não é eficaz para relatórios e análises mais complexos.

Se você se deparar com dados imprecisos, ciclos de relatórios demorados e (pior de tudo) dados que não pode usar para tomar decisões, é hora de mudar de um CMMS gratuito para um pago. Fazer esse investimento permite coletar dados e usá-los para criar relatórios em seu CMMS. Alguns softwares CMMS até incluem análises preditivas para levar seu programa de manutenção para o próximo nível.

Veja como criar relatórios melhores e usar seus dados de manutenção

3. Você precisa se conectar a outro software

As probabilidades são de que seu software de manutenção não seja a única tecnologia em que sua empresa funciona. Existe uma sopa de letrinhas de software de manufatura e manutenção preventiva, de SCADA e PLCs a ERPs e software MES. Quando esses sistemas não estão conectados e compartilhando informações, isso pode criar alguns dos mesmos problemas de gerenciamento de manutenção em dois lugares diferentes - dados imprecisos, trabalho duplicado e falha de equipamento não resolvida.

Integrar seus sistemas de negócios com um CMMS esclarece esses problemas e ajuda a fazer atualizações em seu programa de manutenção, como acionar automaticamente a manutenção programada com base no uso do equipamento. Infelizmente, esse recurso não está disponível na maioria dos softwares de manutenção de equipamentos gratuitos. Se isso é algo que você deseja ou precisa, é hora de investir em uma versão paga de um CMMS.

Leia como uma equipe de manutenção economizou centenas de horas por ano integrando seus sistemas

4. Você precisa gerenciar mais pessoas ou vários sites

A maioria dos softwares de manutenção de equipamentos gratuitos limita o número de usuários no sistema. Se você tiver mais de três ou quatro pessoas em sua equipe de manutenção, nem todas poderão usar o CMMS. Se você tem uma equipe maior ou está crescendo, é uma boa ideia investir em uma versão paga de seu CMMS.

Da mesma forma, se a equipe de manutenção da sua empresa se estende por vários sites, você precisará de um CMMS pago. Usar o mesmo sistema em locais diferentes cria padronização. Ele também permite que você observe as métricas de manutenção em toda a sua organização e compartilhe informações e recursos. Por exemplo, se o seu site precisa de uma parte, você pode verificar seu CMMS compartilhado para ver se outro site tem essa parte. Isso evita que você gaste orçamento em peças novas ou de emergência.

Como justificar o custo de atualizar seu CMMS para seu chefe

Existem duas histórias principais que você precisa contar para fazer seu chefe investir em software de manutenção de equipamentos:O que você realizou com o sistema gratuito e o que poderia realizar com a versão paga.

Este modelo de apresentação do argumento de venda é uma ótima maneira de criar essa história. Mas aqui estão alguns dos principais elementos de que você precisa para convencer seu chefe: