Otimize a Gestão de Manutenção com Software Avançado de Rastreamento de Equipamentos

Sistemas de Software Computadorizado de Gestão de Manutenção (CMMS) revolucionaram as operações diárias de empresas abrangendo uma ampla gama de setores da indústria, incluindo manufatura, Saúde, hospitalidade, varejo, etc. Softwares de rastreamento de equipamentos são sistemas sofisticados e robustos de software de gestão de instalações que rastreiam ordens de serviço, geram relatórios precisos rapidamente, e determinam instantaneamente quais dos ativos de um negócio requerem software de manutenção preventiva. A mudança crescente em direção a esses sistemas repousa em sua capacidade de automatizar operações de negócio, reduzir tempo de inatividade de produção e aumentar a longevidade de equipamentos. Com sistemas de gestão totalmente funcionais, empresas podem realizar um aumento em seu retorno sobre investimento (ROI).

Um dos aspectos mais críticos da implementação bem-sucedida de CMMS é garantir que todos os dados inseridos sejam tanto completos quanto precisos. Como programas de computador são incapazes de discriminar entre dados bons e ruins (ou identificar as fontes de dados ausentes), os indivíduos responsáveis por configurar o sistema de gestão de sua empresa são responsáveis por garantir que o sistema fará o que foi projetado para fazer. A seguir estão cinco maneiras simples de garantir que todos os equipamentos e ativos da empresa encontrarão seu caminho no programa de software de gestão.

1. Determine Quais Ativos e Equipamentos Incluir no Inventário do Seu CMMS

Cada empresa é única e assim são seus equipamentos e ativos. Ao decidir quais itens inventariar, é importante considerar as necessidades e prioridades de uma empresa. Por exemplo, máquinas de produção e peças são essenciais para operações de manufatura, e equipamentos mecânicos, elétricos e hidráulicos são críticos para prédios comerciais e grandes instalações. Mesas, cadeiras, computadores e equipamentos AV são essenciais para escolas e universidades. Além de determinar os equipamentos essenciais para inventariar, decisões sobre ativos secundários também precisam ser consideradas. Estes podem incluir veículos, bem como bens de estoque como materiais de escritório, materiais de limpeza, ferramentas, etc.

2. Determine Quais Detalhes de Ativos Você Quer Coletar para Seu CMMS

Idealmente, é melhor inserir o máximo de informação possível no sistema sobre os equipamentos e ativos de uma empresa. No entanto, como isso leva tempo e esforço, decisões precisam ser tomadas sobre quão abrangente uma lista de equipamentos e ativos deve ser. Também é importante considerar que, quanto maior uma operação, mais dados haverá. Para a maioria das empresas, grandes participações operacionais e mecânicas são as mais importantes e, portanto, devem receber a maior atenção aos detalhes. Informações relevantes a serem adicionadas incluem:

• Números de série
• Localizações
• Códigos de barras
• Imagens
• Manuais e documentos
• Detalhes do fabricante
• Datas (instalação, expiração de garantia, inspeção)
• Fornecedores associados
• Peças de reposição e fornecedores associados

Ao coletar dados de equipamentos e ativos para seu software CMMS, pode ser útil criar uma planilha formatada que possa ser circulada entre e atualizada por chefes de departamento. Ao fazer isso, membros de diferentes departamentos que têm acesso a detalhes específicos de equipamentos podem colaborar na criação de uma lista mestra de ativos. Usar um programa baseado na nuvem permitirá que membros da equipe atualizem documentos em tempo real.

3. Atribua Pessoas Responsáveis pela Coleta de Dados do CMMS com Cronogramas

Não há dúvida que configurar um sistema de software de manutenção de equipamentos leva tempo e energia. Por estas razões, faz sentido desenvolver uma estratégia que guiará o processo. Se uma equipe é responsável por criar uma lista de equipamentos, então é importante que cada membro da equipe esteja bem informado sobre a tarefa geral, bem como pelo que ele/ela é responsável. Definir cronogramas realistas para criar uma lista de inventário fornece uma estrutura para conclusão da tarefa. O seguinte oferece uma ideia do que cronogramas realistas devem parecer:

• Empresas com 0-100 ativos: 30 dias
• Empresas com 200 ativos: 45 dias
• Empresas com 201-500 ativos: 60 dias
• Empresas com 501-1000 ativos: 90-120 dias

Além disso, verificações de progresso regulares conduzidas semanal ou quinzenalmente devem ser realizadas para garantir que a tarefa permaneça no cronograma.

Grandes empresas ou aquelas com muitos ativos podem optar por terceirizar a tarefa de auditoria de equipamentos. Ao determinar esta questão, empresas precisam pesar o custo de contratar um fornecedor externo para fazer esta tarefa de forma adequada e eficiente contra os custos de oportunidade associados ao tempo que membros da equipe são afastados de suas tarefas regulares.

4. Consulte Fornecedor de CMMS para Conselhos

Para empresas que já têm uma lista de inventário de equipamentos online e desejam que seja migrada para um CMMS, fornecedores potenciais podem ajudar a entender o que precisa ser feito. Clientes podem optar por migrar os dados por conta própria ou ter o fornecedor fazer para eles. Aqueles que têm tempo e confiança em lidar com os aspectos técnicos da implementação de CMMS podem achar a migração de seus dados preferível. Se você está ansioso para começar, não quer contratempos, e quer o trabalho feito direito desde o início, fornecedores de CMMS oferecem opções de configuração turn-key.

5. Revise e Limpe a Lista de Dados de Equipamentos do CMMS

A etapa final na criação de uma lista de equipamentos e inventário envolve verificar erros e garantir que toda informação relevante foi reunida. A etapa final envolve o seguinte:

• Verificar se a lista de inventário está completa (recomenda-se obter um segundo par de olhos)
• Verificar se a ortografia está correta (erros de ortografia sinalizam falta de credibilidade)
• Imagens estão claras e formatadas apropriadamente para serem visualizadas em diferentes dispositivos
• Todos os manuais e documentos são referenciados
• Localizações de equipamentos e ativos estão corretas

Adicionar um software de rastreamento de equipamentos a uma operação envolve muito mais que um investimento financeiro. Requer comprometer-se com o tempo e energia necessários para garantir que o sistema está fazendo o que foi projetado para fazer. Criar um inventário abrangente de equipamentos e ativos que seja devidamente inserido no sistema é essencial para um resultado bem-sucedido. Para esse fim, fornecedores ficam felizes em oferecer conselhos aos clientes sobre opções de implementação de software de gestão de manutenção. Independentemente da opção escolhida, uma vez que a configuração do sistema é completada, CMMSs oferecem às empresas uma maneira totalmente automatizada de garantir que operações funcionem no seu melhor, economizando tempo, energia e dinheiro.

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