Software de manutenção vs planilhas de manutenção

As empresas que estão dando os primeiros passos em direção à manutenção preventiva geralmente começam com planilhas de manutenção caseiras. Uma planilha de manutenção permite registrar ordens de serviço, documentar os próximos ciclos de manutenção e usar filtros para manipular os dados e produzir listas de trabalhos concluídos. No entanto, as planilhas não se comunicam e não podem enviar notificações aos técnicos em campo. Isso significa que os gerentes e técnicos de manutenção devem confiar em outros sistemas, como e-mail, telefone, pagers, calendários, rastreadores offline, esquemas, manuais ou até mesmo notas adesivas para obter uma imagem completa do trabalho que precisa ser feito.

Embora agreguem mais valor do que apenas caneta e papel, as planilhas têm limitações óbvias.

Por outro lado, o software de manutenção, como sistemas computadorizados de gerenciamento de manutenção (CMMS), permite que o gerente da instalação, os técnicos e os clientes acompanhem o status da manutenção de seus ativos e os custos associados a esse trabalho em um sistema abrangente.

9 vantagens de um CMMS sobre uma planilha de manutenção

1. Gatilhos PM automatizados

O software de manutenção preventiva ajuda a reduzir o erro humano, garantindo que os PMs sejam acionados quando deveriam estar em conformidade com os requisitos regulamentares ou dos fabricantes. Um bom sistema CMMS também pode ativar PMs com base em uma série de gatilhos de manutenção, incluindo tempo, medidor e evento.

2. Auditoria e conformidade

Um CMMS digitaliza seu rastro de papel. As ordens de serviço são documentadas eletronicamente conforme você avança, o que torna a auditoria muito mais fácil.

3. Análise e relatórios

Normalmente, um CMMS relatará indicadores-chave de desempenho (KPIs), como MTBF, MTTR e disponibilidade com pouco esforço. Os KPIs são usados ​​para avaliar a eficácia das operações atuais, para tomar decisões organizacionais e de pessoal e para determinar se os ativos precisam ser reparados ou substituídos. Os relatórios integrados permitem que você refine os processos de manutenção e melhore a disponibilidade dos ativos, melhorando, em última análise, seus resultados financeiros.

4. Acesso

As planilhas de manutenção ficam em uma unidade pessoal em um computador desktop, com acesso bastante limitado. Com um CMMS baseado em nuvem, os dados são armazenados em um servidor remoto e podem ser acessados ​​de qualquer lugar pela Internet. A maioria dos softwares CMMS modernos também vem com um aplicativo móvel para que você possa acessar seu CMMS por meio de seu telefone ou tablet em campo.

5. Centralização

Planejar, controlar, prever, medir o desempenho, avaliar e relatar tudo em um único sistema.

6. Informações em tempo real

Veja as atividades de manutenção da sua organização em tempo real. Os gerentes podem ver quais ativos estão offline, quem está trabalhando no que e o que ainda precisa ser feito.

7. Comunicação

As solicitações de trabalho enviadas para o sistema podem ser enviadas para as pessoas certas instantaneamente. Os técnicos recebem notificações automaticamente para que saibam o trabalho a ser feito.

8. Banco de dados centralizado

Seu CMMS é um banco de dados de todas as informações de equipamentos, documentos, manuais, esquemas, imagens e materiais. Não há necessidade de seus técnicos transportarem esquemas ou manuais volumosos. Com o tempo, isso se torna um repositório de dados históricos sobre seus ativos, o que lhe dá uma imagem mais completa do desempenho de um ativo ao longo do tempo.

9. Gestão da cadeia de suprimentos

Um CMMS rastreará automaticamente o estoque de peças, gerenciará fornecedores e vendedores sem esforço e ajudará você a manter os custos de estoque otimizados. Quando as peças são consumidas durante as ordens de serviço, o CMMS esgota os níveis de estoque em tempo real. Não há necessidade de voltar para a mesa e atualizar os cartões de estoque. Se o estoque cair abaixo dos níveis mínimos, o sistema notificará os usuários ou fornecedores necessários para iniciar o processo de novo pedido.

Embora uma planilha de manutenção seja a opção mais barata no curto prazo, ela é inflexível e não reage ao que está acontecendo em sua instalação. Portanto, sua capacidade de minimizar os custos associados ao tempo de inatividade, estoque de peças e tempo de relatórios de gerenciamento é baixa, na melhor das hipóteses.

Um CMMS agiliza e automatiza tudo isso, e muitas soluções podem ser personalizadas para se adequar aos seus processos de manutenção, não importa o tamanho da sua organização. Um CMMS pode ser implantado com eficácia por qualquer empresa em qualquer setor de mercado para uma gestão eficiente de ativos.

Clique aqui para mais 11 razões para investir em software de manutenção.