Dicas, truques e ferramentas para tornar as auditorias mais fáceis e baratas para as equipes de manutenção

Descrevemos os tipos mais comuns de auditorias e o que as equipes de manutenção podem fazer para torná-las mais fáceis, baratas e bem-sucedidas.

Índice

1. Introdução:as terríveis consequências de auditorias reprovadas
2. Tipos de auditorias e como torná-las mais fáceis
   • Auditorias ambientais
   • Auditorias de segurança alimentar
   • Auditorias de negócios
   • Auditorias de saúde e segurança
3. Como as auditorias afetam seus resultados
4. Como tornar as auditorias mais fáceis e baratas com o CMMS da Fiix

Irving Pulp and Paper, The Wood Group, Fiera Foods e Cericola Farms, todos têm uma coisa desagradável em comum; todos eles enfrentaram recentemente multas pesadas após auditorias reprovadas. Embora cada caso fosse diferente, variando de infrações ambientais a uma violação da segurança alimentar, o custo para cada empresa era alto. As multas chegaram a mais de US $ 11 milhões.

Essas instalações de produção são apenas quatro das centenas de empresas que pagaram multas após fracassar em auditorias na última meia década. Em alguns casos, as violações custam mais do que dinheiro. Em 2016, um trabalhador da unidade de produção da Fiera Foods foi morto por não manter um ambiente de trabalho seguro. Infelizmente, este é apenas um exemplo de como o descumprimento pode levar ao pior cenário possível.

Mas é o seguinte:a maioria das auditorias malsucedidas pode ser evitada, mas apenas se for uma das principais prioridades dos responsáveis, especialmente a equipe de manutenção. Concentrar-se em práticas de manutenção compatíveis pode evitar um efeito dominó desastroso e reduzir a probabilidade de multas, perda de produção, alta rotatividade, acidentes de trabalho e má publicidade.

Tipos de auditorias (e como torná-las mais fáceis)

As auditorias acontecem em quase todos os setores por uma série de razões, como segurança, conformidade com as regulamentações ambientais e para avaliar a saúde de uma empresa antes de negócios em potencial.

Mas, embora sejam comuns, as auditorias nem sempre são fáceis. Eles costumam ser demorados e caros. As informações podem escapar pelas brechas, é difícil obter dados precisos e a falta de acessibilidade torna os dados que você possui inúteis. Sem uma fonte centralizada de conhecimento, é difícil tornar as auditorias mais fáceis e uma nota de aprovação nunca é certa. Com o alto custo do fracasso, vêm grandes dores de cabeça e uma perda potencial de milhares ou milhões de dólares.

Concentrar-se em práticas de manutenção compatíveis pode evitar um efeito dominó desastroso e reduzir a probabilidade de multas, perda de produção, alta rotatividade, acidentes de trabalho e má publicidade.

Ter as ferramentas e processos certos é crucial para uma auditoria bem-sucedida. Coletar dados importantes e organizá-los digitalmente pode aumentar substancialmente suas chances de aprovação. A digitalização também abre a porta para uma variedade de ferramentas que tornam as auditorias mais fáceis e baratas. A equipe de manutenção poderá acessar registros, criar relatórios e implementar estratégias de manutenção preventiva de forma mais eficaz.

A seguir estão alguns dos tipos mais comuns de auditoria que os fabricantes enfrentam e como os centros de conhecimento digital podem ajudar a tornar as auditorias mais fáceis para as instalações.

Auditorias ambientais

As auditorias ambientais medem como os fabricantes afetam o meio ambiente com base em critérios definidos. Esses critérios geralmente dependem da indústria e podem incluir gerenciamento de águas residuais, emissões de carbono e uso de energia. As auditorias ambientais também identificam maneiras pelas quais os fabricantes podem reduzir seu impacto ambiental. Essas auditorias geralmente acontecem devido à legislação ambiental (como as leis estabelecidas pela EPA), certificação (como ISO ou LEED) ou solicitações excessivas do cliente.

O software de manutenção digital, como um CMMS, pode ajudar as instalações a se prepararem para auditorias ambientais. Ele pode manter um banco de dados de ativos e procedimentos, rastrear documentação sobre descargas de poluentes e construir históricos de trabalho. Ele permite que as instalações analisem e corrijam falhas rapidamente, o que melhora a eficiência e reduz as emissões. O software simplifica a compilação de dados, a criação de relatórios e mostra aos auditores como uma instalação está operando de acordo com os padrões.

Auditorias de segurança alimentar

As auditorias de segurança alimentar garantem que os fabricantes atendam a todos os padrões de manuseio e processamento de alimentos. As auditorias de segurança alimentar podem ser usadas para provar a conformidade (como para o FDA), para certificação (como ISO 22000 ou GFSI) ou para reconquistar a confiança do público após um recall altamente divulgado.

Uma pesquisa recente da FDA identificou “nenhuma manutenção preventiva” como o quinto problema mais comum na indústria de processamento de alimentos dos Estados Unidos. As instalações podem resolver esse problema e passar em auditorias usando um CMMS ou outra solução de manutenção digital para criar um hub de conhecimento. O software de manutenção fornece logs de auditoria e um histórico de trabalho para cada ativo, o que facilita as melhorias e a rotina de manutenção preventiva. Os técnicos também podem controlar melhor os equipamentos com um banco de dados de peças e garantir que as peças de reposição estejam limpas, dentro dos padrões e livres de contaminação. Documentos, como manuais de segurança e listas de verificação de manutenção, podem ser anexados ao perfil de um ativo. Isso não apenas torna os MPs mais rápidos, mas também reduz o risco de contaminação frequentemente associado ao trabalho de manutenção. Por último, os técnicos ou gerentes podem recuperar dados ou criar relatórios para comprovar a conformidade com apenas alguns cliques.

Auditorias comerciais

As instalações de fabricação são frequentemente auditadas quando uma empresa está sendo adquirida, fundida ou ingressando em uma nova parceria. Essas auditorias solicitam às instalações informações sobre subcontratados, rendimentos, atrasos, inventário, desempenho ambiental, registros de segurança e confiabilidade de ativos. As auditorias também podem ajudar as instalações a economizar em seguro, uma vez que comprovam que os ativos provavelmente serão bem mantidos.

Algumas organizações exigem que as instalações tenham programas de manutenção preventiva antes de trabalhar com elas. Usar uma plataforma de manutenção digital para coletar, armazenar e acessar informações pode ajudar muito na criação de uma estratégia de PM sólida. As ferramentas digitais podem reduzir o tempo de inatividade, tornando simples programar a manutenção, processar ordens de serviço e criar uma biblioteca de documentos. Eles também podem tornar mais fácil o gerenciamento de saúde e segurança, inventário e registros ambientais. Essas etapas aumentam a produtividade e tornam as instalações mais desejáveis.

Auditorias de saúde e segurança

As auditorias de saúde e segurança geralmente são conduzidas por agências governamentais para garantir o cumprimento da legislação, como o OHSA. Eles também podem ser realizados por um auditor terceirizado e usados ​​para avaliar as estratégias de saúde e segurança de uma empresa enquanto identifica áreas de melhoria.

O software de manutenção digital permite que as equipes de manutenção criem uma biblioteca de informações precisa e detalhada. Ter essas informações disponíveis no dispositivo móvel em seu bolso pode facilitar as auditorias. O software de manutenção móvel pode rastrear históricos de trabalho, vincular as diretrizes da OSHA ao equipamento e criar listas de verificação de manutenção. Ter esses recursos em um só lugar reduz o número de tarefas corretivas potencialmente perigosas. O software também pode rastrear o treinamento e a certificação de funcionários, inspeções de segurança e relatórios que mostram como uma instalação melhorou ao longo do tempo.

Como as auditorias afetam seus resultados

Quando você soma multas, perda de negócios, perda de produção, desperdício, peças extras e horas extras, fica claro que auditorias ineficientes e fracassadas custam muito dinheiro. Um centro de conhecimento pode ajudar a eliminar esses custos desnecessários da equação.

Ter informações em uma plataforma digital torna-as mais acessíveis aos técnicos para que possam realizar manutenções preventivas de forma rápida e correta. Inserir e analisar todos os dados em um só lugar, com alguns cliques, acelera o processo de relatório. Fornecer históricos de trabalho e melhorias de instalações a um auditor leva alguns minutos, em vez de alguns dias. Economizar todo esse tempo significa mais produtividade e menos custos de mão de obra. Um processo de auditoria aprimorado pode até levar a certificações e a uma reputação mais forte, o que dá à sua empresa uma vantagem competitiva.

Clique aqui para ver como o software de manutenção facilitou as auditorias para um fabricante

Como tornar as auditorias mais fáceis e baratas com o CMMS da Fiix

Etapa 1 - Rastrear os registros de saúde e segurança dos funcionários

Os perfis de usuário podem ser configurados no CMMS do Fiix e preenchidos com informações importantes de saúde e segurança. Isso inclui certificações e treinamento. Os técnicos podem então ser organizados em diferentes categorias com a ferramenta de grupo de usuários. Os gerentes de manutenção podem personalizar o que cada pessoa pode ver e fazer no software. Isso é útil para garantir que todos os funcionários tenham as credenciais adequadas para executar uma tarefa e prová-la aos auditores.

Etapa 2 - Anexar materiais importantes aos perfis dos equipamentos

O CMMS da Fiix permite aos usuários anexar materiais e mídia de saúde e segurança aos perfis de ativos. Os perfis de ativos podem incluir formulários MSDS, SOPs, diretrizes OHSA, listas de verificação de manutenção e muito mais. Os técnicos também podem adicionar fotos a um perfil para mostrar que um problema foi identificado e corrigido. Essas ações mostram um compromisso com a saúde e a segurança. Isso torna uma auditoria mais fácil e rápida e uma nota de aprovação mais segura.

Etapa 3 - Domine a função de relatório

A função de relatório do Fiix oferece aos usuários a capacidade de coletar dados, selecionar métricas relevantes e criar um relatório em minutos. O CMMS permite que uma instalação rastreie estatísticas como emissões, eficiência de ativos e número de inspeções, entre outras. Essas informações são usadas para gerar relatórios rapidamente para mostrar aos auditores a prova de conformidade e tornar as auditorias mais fáceis. Ele também pode ser usado internamente para garantir que as melhorias estejam sendo feitas e que a instalação esteja sendo operada da forma mais eficiente possível.

Etapa 4 - Criar um histórico de auditorias e ordens de serviço

Rastreie e arquive ordens de serviço, auditorias e outras tarefas de manutenção com o software de manutenção Fiix. Por exemplo, a função de análise de causa raiz (RCA) pode identificar a causa da falha em um ativo e rastrear as etapas executadas para corrigi-la. Como essas informações estão em um só lugar, é fácil recuperar o histórico de ativos ou um grupo de ativos. Isso torna mais fácil provar um padrão de conformidade e mostrar que todas as atividades necessárias foram concluídas no prazo e de acordo com os padrões.

Etapa 5 - Use o recurso de agendamento

O recurso de agendamento do Fiix facilita o planejamento de tarefas de saúde e segurança de acordo com os cronogramas de conformidade. Esta função dispara um alerta quando a manutenção é necessária, para que você possa garantir que nunca mais perderá uma tarefa. Depois que a manutenção necessária é incluída no cronograma, ela também atua como um registro secundário de conformidade. A programação também garante que as verificações de saúde e segurança ocorram em um momento que também otimiza a produtividade.