Tempo é dinheiro:dicas para usar software de manutenção para economizar tempo e gastar com mais eficiência

Este post é parte de uma série que detalha os benefícios da transformação digital na manutenção e como as instalações podem estabelecer as melhores práticas e melhorar o gerenciamento de ativos usando software de manutenção. Confira os outros artigos desta série:

• Manutenção da liga principal:como cortar custos e aumentar a receita com tecnologia de manutenção digital
• Conhecimento é poder:como melhorar a confiabilidade dos ativos com um centro de conhecimento digital
• Liberte-se de quebras:7 maneiras de reduzir o tempo de inatividade atualizando sua tecnologia de manutenção

Índice

1. Introdução:a busca para economizar tempo e por que isso é importante na manutenção
2. Como economizar tempo e melhorar a confiabilidade dos ativos usando software de manutenção
3. 7 recursos do Fiix CMMS que ajudam as equipes de manutenção a gastar seu tempo com mais eficiência

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Tempo é dinheiro; uma frase que não poderia ser mais verdadeira para os fabricantes. Mesmo alguns minutos de produtividade extra podem significar a diferença entre o sucesso e o fracasso em muitas instalações. Economizar tempo em tudo, desde a manutenção de rotina até a criação de relatórios, pode levar a níveis mais altos de produção, aumento da receita e moral mais alto.

No entanto, existem muitos desafios a enfrentar na busca para economizar tempo. A maioria dos profissionais de manutenção mal tem um minuto de sobra entre reparos, relatórios, preparação para auditorias, rastreamento de inventário e tarefas de conformidade - para citar alguns. Simplesmente não há tempo suficiente durante o dia. Se isso não for suficiente, tentativas de conseguir mais tempo podem muitas vezes levar a resultados piores. Apressar, atalhos e soluções de band-aid podem economizar tempo agora, mas muitas vezes custam mais em tempo, dinheiro e segurança no futuro.

A tecnologia, assim como o software de manutenção, é uma forma de preencher a lacuna entre uma enorme lista de tarefas a fazer e economizar tempo. Por exemplo, instalações onde a maioria do pessoal que usa software de manutenção relata maiores melhorias na eficiência do trabalho. E há mais benefícios em usar o software de manutenção para economizar tempo de maneira segura e eficiente, incluindo custos mais baixos, mais tempo de atividade, um local de trabalho mais seguro e auditorias mais fáceis.

Como economizar tempo e melhorar a confiabilidade dos ativos usando software de manutenção

Aqui estão cinco maneiras pelas quais o software pode ajudar sua equipe de manutenção a economizar tempo e colher os frutos.

Torne a manutenção preventiva mais eficiente

O uso de software de manutenção como um CMMS ajuda os técnicos e gerentes a programar a manutenção preventiva e a configurar os gatilhos para as tarefas. Dessa forma, a manutenção, os reparos e as verificações são feitos apenas quando necessário e as quebras que desperdiçam tempo são menos prováveis ​​de ocorrer. Usando ferramentas digitais, os PMs também podem ser atribuídos a técnicos específicos, o que reduz redundâncias e maximiza o tempo de todos.

Elimine papéis e planilhas

Mexer em papéis, fazer anotações, escrever tarefas e criar planilhas pode levar muito tempo. O uso do software de manutenção permite que as equipes eliminem os métodos de caneta e papel e planilhas de manutenção de registros. Em vez disso, essas informações podem ser documentadas, organizadas, acessadas e arquivadas digitalmente. Quando todos esses itens são coletados em um único lugar, não se gasta tempo criando, pesquisando e arquivando em plataformas separadas.

Organizar ordens de serviço

Ordens de trabalho baseadas em papel e planilha têm muitas limitações que levam à perda de tempo. Essas limitações incluem não poder acessá-los de qualquer lugar e não ser capaz de ver facilmente o status e a prioridade dos projetos. Com o software de manutenção móvel, os membros da equipe têm acesso a todas essas informações com o toque de um botão. Isso ajuda os técnicos a priorizar rapidamente as tarefas diárias e fazer a transição de uma tarefa para outra com mais rapidez.

Crie relatórios mais rápido

Sem uma solução de software instalada, a criação de um relatório requer a coleta de números de uma variedade de documentos e / ou planilhas em papel. Isso leva tempo e aumenta as chances de erros. Com uma solução digital, como um CMMS, os dados de ativos e ordens de serviço são rastreados em tempo real e podem ser classificados em relatórios facilmente.

Fornece melhores recursos para reparos

A manutenção não planejada é inevitável, mas estar preparado com as ferramentas certas pode reduzir o tempo de reparo ao mesmo tempo que aumenta a produtividade e ajuda as equipes de manutenção a controlar as pendências. O uso de software de manutenção oferece a oportunidade de anexar documentos, manuais, listas de verificação, detalhes de análise de causa raiz e outras informações aos ativos. Com todos esses recursos em um só lugar e facilmente acessíveis, o tempo não é gasto rastreando documentos ou usando um método de tentativa e erro para reparar o problema.

7 recursos do Fiix CMMS que ajudam as equipes de manutenção a gastar seu tempo com mais eficiência

A seguir estão algumas ferramentas principais dentro do CMMS da Fiix que podem ser usadas para economizar tempo para que você possa melhorar a manutenção, concentrando-se menos em avarias, atrasos e entrada de dados e mais em confiabilidade, eficiência e crescimento.

Portal de solicitação de trabalho

Um portal de solicitação de trabalho permite que os usuários rastreiem o status de todas as solicitações de trabalho de manutenção. Os usuários não precisam acompanhar a manutenção diretamente, o que elimina muitos acompanhamentos, distrações e atrasos. O portal também pode ser personalizado para que uma solicitação tenha todas as informações essenciais de que sua equipe de manutenção precisa para realizar o trabalho sem suposições ou a necessidade de localizar a pessoa que enviou a solicitação para obter esclarecimentos.

Escritor e agendador de relatórios

A ferramenta de criação de relatórios permite que os usuários pesquisem os dados de manutenção sem coletar os números por meio de vários formulários de papel ou planilhas do Excel. A análise é mais rápida, os relatórios são entregues mais cedo e ações podem ser tomadas sem perda de tempo. O agendador de relatórios leva a economia de tempo um passo adiante. O recurso dá aos usuários a chance de automatizar relatórios de manutenção frequentes para que você não precise se sentar todos os dias, semanas, meses ou trimestres apenas para preencher um modelo.

Ordens de serviço móvel

Usar o CMMS móvel da Fiix para criar, organizar e rastrear ordens de serviço ajuda a melhorar a manutenção e abre a porta para uma variedade de oportunidades de economia de tempo. Escrever, enviar, priorizar e atribuir ordens de serviço pode ser feito diretamente do dispositivo móvel do usuário. Isso reduz o tempo gasto em ordens de serviço em cada etapa do processo. As tarefas de manutenção preventiva também podem ser agendadas por meio do aplicativo de manutenção móvel, para que o tempo não seja gasto anotando tarefas todos os meses e os técnicos sejam alertados imediatamente.

Níveis de estoque e quantidades mínimas

O software de manutenção da Fiix permite aos usuários definir os níveis de estoque e acionar automaticamente notificações de estoque baixo, definindo uma quantidade mínima. Os níveis de estoque podem ser visualizados usando a plataforma digital para que você não precise perder tempo visitando o almoxarifado em busca de peças ou contar quantas peças de cada peça estão disponíveis. Os usuários também são notificados quando estão com pouca peça, o que significa menos viagens para contar peças essenciais do equipamento e menos tempo gasto inserindo números em um computador.

Listas de verificação

Embora as tarefas de manutenção preventiva economizem tempo a longo prazo, um processo ineficiente pode fazer com que as coisas se arrastem indefinidamente. Os técnicos freqüentemente gastam tempo consultando vários materiais de papel, recuperando listas e registros ou encontrando e conversando com aqueles que conhecem melhor o ativo. Com o CMMS da Fiix, listas de verificação de manutenção preventiva podem ser adicionadas aos ativos. Isso padroniza cada tarefa, o que pode melhorar a manutenção e reduzir o tempo de execução das verificações, independentemente de quem é o responsável pela tarefa.

Solicitações de cotações

Manter o estoque em dia é demorado. O processo de pedido é uma das maiores oportunidades de uma instalação para economizar tempo. O recurso de solicitação de cotações no software CMMS permite que os usuários configurem RFQs acionados automaticamente para fornecedores selecionados quando o nível de peças estiver baixo. Isso não apenas economiza o tempo de rastreamento de peças e criação de solicitações, mas também reduz o tempo entre a necessidade e o recebimento do equipamento. O resultado é menos tempo de inatividade e menos atrasos.

Códigos de falha padrão

Um código de falha é o motivo da falha ou falha de um ativo. As instalações podem configurar o Fiix CMMS com códigos de falha comuns. Os técnicos podem então selecionar rapidamente um código de falha predefinido enquanto concluem uma ordem de serviço, o que explica o que deu errado. Isso permite que os gerentes identifiquem tendências e melhorem a manutenção, evitando falhas futuras, em vez de classificar os pedidos de trabalho em papel ou planilhas. Os códigos de falha fornecem consistência, tornam os relatórios mais fáceis e permitem que os técnicos encontrem a melhor solução no menor tempo possível.

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