6 Correções simples para erros comuns de gerenciamento de ativos físicos

Como proprietários de empresas e gerentes de manutenção, nossos imperativos diários podem nos levar à armadilha de focar nos resultados de curto prazo. Aplicar o pensamento de curto prazo às áreas de negócios, como gerenciamento de ativos físicos, é uma receita para o desastre.

Neste artigo, daremos um passo atrás para entender por que alguns de nossos pensamentos e ações em relação aos ativos físicos podem fazer com que gastemos demais ou tenhamos um desempenho inferior como um negócio. Vamos destacar os erros mais comuns e discutir a maneira certa de abordar o gerenciamento de ativos físicos.

O que é gerenciamento de ativos físicos?

O gerenciamento de ativos físicos é tanto uma forma de pensar quanto uma série de tarefas táticas e operacionais. Ele representa uma maneira sistemática de gerenciar ativos físicos com foco em seu desempenho sustentado - enfatizando o desempenho ao longo de sua vida útil, em vez de um custo e tempo de atividade diários, mensais ou anuais.

Em outras palavras, o gerenciamento de ativos físicos nos dá uma estrutura para tomar decisões inteligentes ao longo do ciclo de vida do ativo, desde o planejamento até o descarte.



Isso resulta em alcançarmos o menor custo total de propriedade , nos permite desenvolver estratégias de financiamento de longo prazo , minimiza os gastos de capital durante toda a vida enquanto otimiza a eficiência dos ativos e o retorno sobre o investimento (ROI) .

6 erros comuns de gerenciamento de ativos físicos

No gerenciamento de operações, nosso foco geralmente está no imediato - aqueles imperativos e preocupações que nos afetam hoje ou esta semana. No entanto, ao resolver esses problemas, podemos cair na armadilha de erodir o valor do negócio a longo prazo.

A seguir estão seis erros comuns de gerenciamento de ativos físicos - acompanhados de soluções práticas.

Erro nº 1:confundir manutenção com um sistema de gerenciamento de ativos

Nosso pensamento sobre gerenciamento de ativos geralmente começa quando um equipamento é entregue e instalado e termina quando o ativo é substituído. Na melhor das hipóteses, sentimos que realizar a manutenção prescrita pelos fabricantes de equipamento original (OEMs) está extraindo valor máximo, enquanto na pior, nos consideramos espertos se pudermos aumentar a lucratividade reduzindo alguns custos do orçamento de manutenção, reduzindo as tarefas necessárias.

Solução:entenda a manutenção como um subconjunto do gerenciamento de ativos

Quando ampliamos nosso conhecimento de um sistema de gerenciamento de ativos, entendemos a análise e consideração consideráveis ​​que devem ser feitas na seleção de equipamentos. Antes da compra do equipamento, nós:

• entendeu o ciclo de vida do ativo
• identificou os custos de substituição esperados
• níveis-alvo de serviço desenvolvidos
• determinado risco comercial decorrente da seleção
• avaliou o provável desempenho do ativo e os modos de falha
• analisou a manutenibilidade do equipamento
• determinou uma estratégia de financiamento

Depois de toda essa análise e coleta de dados, finalmente consideramos a aplicação tática e operacional da manutenção.

A manutenção é uma parte pequena, mas integrante do gerenciamento de ativos físicos. Desenvolvido e implementado corretamente, ele garante que os níveis de serviço planejados, a eficiência do negócio e o custo total de propriedade atendam às metas orçadas definidas na aquisição de ativos.

Erro nº 2:usar dados insuficientes para programação de manutenção

Depois que um ativo é instalado, não é incomum ver a aplicação de estratégias genéricas de gerenciamento de manutenção. Pior ainda é uma abordagem de definir e esquecer para manutenção que, além de pequenas alterações e adições às tarefas de manutenção planejadas, permanece estática ao longo da vida do ativo.

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Solução:Implementar sistemas de informação digital

Grande parte da avaliação de ativos feita durante a aquisição - antes da aquisição - dependerá dos dados fornecidos pelo fabricante e da experiência em serviço de outras operadoras. Excluindo outras informações, isso é bom para a compra inicial. No entanto, uma vez que o ativo é instalado e começa a operar, é importante começar a basear a operação real em relação às suas especificações de desempenho teóricas.

Uma parte crítica do estudo de aquisição de ativos deve destacar os requisitos do sistema de informações, incluindo hardware, software (como CMMS e análise preditiva), sensores e dados necessários para monitorar e registrar o desempenho dos ativos em serviço.

Usados ​​como um sistema ativo, esses dados permitem modificações adequadas na operação, manutenção ou até mesmo no próprio ativo físico para garantir que os níveis de serviço e desempenho atendam às metas pré-planejadas e alcancem vida econômica plena, otimizando o ciclo de vida do ativo e sua sustentabilidade.

O uso de um moderno sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) é a chave para uma estratégia eficaz de gerenciamento de ativos.

Erro nº 3:não ter funcionários a bordo com a visão de manutenção

Surgem problemas e a eficiência é perdida quando os operadores e mantenedores da máquina seguem cegamente os procedimentos operacionais padrão e as listas de verificação de manutenção, sem compreender as ramificações mais amplas de suas atividades de manutenção dentro do processo de gerenciamento.

Ou pior ainda, as pessoas começam métodos de atalho, aplicam a manutenção 'tick-and-flick' ou 'ponta de lápis', assinando as tarefas sem absolvê-los - uma depreciação de seus próprios fluxos de trabalho, pois eles acreditam que essas tarefas são sem importância e uma perda de tempo.

Solução:todos os funcionários devem se tornar gerentes de ativos

Todos os planos, metas e monitoramento serão em vão se os funcionários não compreenderem e valorizarem totalmente a sua contribuição para o funcionamento correto e ideal de um ativo e do ciclo de vida do ativo em geral.

Isso é especialmente relevante para operadores de máquina. Eles têm um papel fundamental em garantir que os métodos operacionais sejam seguidos. Como as primeiras pessoas a sentirem uma mudança no movimento, som ou produção de ativos físicos com os quais trabalham, são essencialmente partes interessadas no processo e é importante que sintam que sua contribuição é valorizada e respeitada e que é seguro falar acima. Nutrir tal ambiente está no cerne da manutenção autônoma.

Mantenedores que falsificam horas gastas em uma tarefa, omitem tarefas cansativas ou complexas, ou sentem que porque fizeram uma tarefa na semana passada, ela não precisa ser feita esta semana, garantem que o ativo não atingirá a operação ideal.

Conquistar os corações e mentes dos técnicos pode ser feito incluindo-os nos processos de planejamento, aumentando a responsabilidade individual e confiando-lhes informações mais amplas que normalmente não seriam compartilhadas. Quando as pessoas entendem o quadro geral por trás do gerenciamento de ativos corporativos e têm entrada nos processos operacionais, é muito mais fácil desenvolver a propriedade do trabalho que fazem e dos ativos que mantêm.

Ter um documento de política de manutenção forte é outra ótima maneira de permitir que as pessoas saibam qual deve ser sua abordagem para a manutenção e por que isso é importante.

Erro nº 4:comprar com base no preço em vez de manter e operacionalizar

Embora nem seja necessário dizer, o valor de um ativo não é definido por seu preço de compra. Muitas vezes as empresas limitam suas decisões de aquisição a despesas de capital, sem compreender totalmente as ramificações das despesas operacionais de suas decisões.

Esses erros aumentam quando a decisão de compra não é tomada pelos responsáveis ​​por cumprir as metas de operações ou orçamentos de manutenção. É muito fácil esconder os erros de uma compra ruim nos custos operacionais do dia a dia.

Solução:analise o custo do ativo durante sua vida útil

Um dos principais componentes do custo total de vida de um ativo está nas peças de reposição e na manutenção. Se uma peça de equipamento for barata para adquirir, mas sofrer de baixa manutenção, peças sobressalentes e consumíveis de alto custo, tempo de inatividade para manutenção prolongado ou equipamento de teste e suporte técnico muito caro, a economia com a compra original irá evaporar rapidamente.

Na análise pré-compra, os operadores e representantes de manutenção devem participar de uma análise aprofundada dos prováveis ​​custos de manutenção envolvidos no suporte vitalício do equipamento, incluindo treinamento, ferramentas, descomissionamento e custos de descarte de ativos.

A administração pode então tomar uma decisão informada, tendo identificado o custo total de propriedade de cada ativo que está sendo considerado.

Erro nº 5:terceirizar a manutenção com base exclusivamente no custo contratual

Em um cenário semelhante ao do erro anterior, muitas vezes consideramos o valor de uma estratégia de manutenção terceirizada sobre os gastos implícitos no contrato. Visando minimizar os gastos operacionais e aumentar nossos resultados financeiros, negociamos com os contratados até o ponto da dor.

Satisfeitos por termos feito nosso trabalho, raramente percebemos que todo o foco da discussão da terceirização está voltado para a direção errada e potencialmente corroendo o valor por meio de uma abordagem de soma zero.

Solução:Enfatize a continuidade dos ativos e a responsabilidade compartilhada pelos ativos

Os contratos de manutenção devem começar com base no acréscimo de valor. O comissionamento de um empreiteiro começa selecionando um que entende o conceito de custo total de propriedade, apóia uma cultura de melhoria contínua e está preparado para ser seu parceiro, compartilhando a responsabilidade pelo desempenho do ativo.

Chegue a um acordo sobre expectativas claras de nível de serviço, metas de melhoria e indicadores-chave de desempenho (KPI) auditáveis ​​e razoáveis. A partir desses KPIs, o contratado deve estar preparado para ter alguma receita positiva em risco por não cumprimento, enquanto é recompensado por desempenho excelente que excede as metas em um nível acordado.

Por não ver a manutenção terceirizada como um custo, mas como uma oportunidade para uma parceria de longo prazo com um provedor de manutenção sofisticado, juntos, você pode fornecer os níveis de serviço necessários enquanto minimiza seus custos operacionais.

Erro nº 6:confiar em informações incompletas e desatualizadas

Não é incomum encontrar empresas com pouca ou nenhuma captura de dados para dar suporte a análises significativas de desempenho de ativos físicos. Mesmo que existam sistemas, eles geralmente são baseados em papel, exigindo uma conclusão correta e diligente, análise de engenharia manual e armazenamento cuidadoso.

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Sem um sistema digital para rastrear informações de ativos e organizar o trabalho de manutenção, os gerentes de ativos não têm outra opção a não ser tomar decisões com base em informações incompletas e desatualizadas.

Solução:use um software de gerenciamento de ativos físicos como Limble CMMS


Pelos erros e desafios que discutimos até agora, é claro que ter os dados certos ao nosso alcance ajudaria a resolver muitos dos nossos problemas. Os dados fornecem a entrada para monitoramento, análise e intervenção oportuna de ativos confiáveis. Com a sofisticação dos equipamentos modernos, dependemos fortemente de dados.

Como uma plataforma digital centralizada para gerenciamento e manutenção de ativos físicos, o CMMS funciona como uma base de conhecimento que permite criar relatórios de manutenção recorrentes ou extrair quaisquer dados de que você precisa em questão de segundos, ajudando você a tomar decisões informadas que não irão incomodá-lo no bunda alguns meses depois.

Um CMMS pode prever a deterioração, prolongar a vida útil do ativo e gerenciar automaticamente o controle de estoque e os níveis de estoque usando inteligência artificial e algoritmos de aprendizado de máquina vinculados a sensores montados no ativo.

Permitindo o rastreamento preciso dos ativos e o custo quase em tempo real das intervenções de manutenção, você pode realizar a manutenção dos ativos em tempo hábil, orientar as decisões de compra e otimizar suas tarefas diárias. Simplificando, você pode manipular com sucesso seus recursos limitados de gerenciamento de ativos físicos.

O gerenciamento de ativos físicos deve ter uma visão geral

O gerenciamento de ativos físicos não é uma tática, um sistema ou um procedimento. É uma maneira estratégica de pensar holisticamente sobre um negócio e refletir sobre os benefícios de desempenho de ativos ideais e sustentados. Exige que consideremos cada decisão de negócios com base em seu valor de vida, não apenas em suas implicações de curto prazo.

Para atingir o menor custo total de propriedade possível, desenvolva estratégias de financiamento de longo prazo baseadas em dados, minimize os gastos de capital e otimize a eficiência e o ROI dos ativos, audite seu departamento de manutenção - e seu software de gerenciamento de ativos - e certifique-se de evitar esses erros.

Para obter mais informações sobre como o Limble CMMS pode ajudar a gerenciar seus ativos físicos, agende uma demonstração ou comece um teste gratuito de 30 dias.