O Guia Definitivo para Escolher Software de Gestão de Ativos

Devido à sua longa lista de benefícios, a decisão de investir em software de gestão de ativos é fácil. No entanto, pode ser desafiador encontrar a solução que melhor atenda às suas necessidades. Assim como em qualquer outra compra, a chave está em uma boa lista de requisitos.

O que incluir na sua lista de compras

Ao procurar software de gestão de ativos, certifique-se de que sua lista inclua:

• Funcionalidades
• Facilidade de uso
• Suporte
• Preço

Você pode expandir esta lista com base nas suas circunstâncias específicas, mas não a torne mais curta. Estes são os itens realmente importantes. Vamos analisar o porquê.

Funcionalidades que resolvem seus problemas

A solução com mais funcionalidades não é a escolha automática. Não é um caso de "quanto mais, melhor". Em vez disso, você precisa da combinação certa de funcionalidades que atendam às suas necessidades específicas.

É o mesmo que comprar um carro. Todo carro tem rádio, mas apenas alguns vêm com estações via satélite e subwoofers extras. Antes de gastar o dinheiro, pergunte-se o quão importante é esse grave extra para você. Além disso, você realmente precisa de vidros elétricos nos bancos traseiros quando tudo que vai lá atrás são compras?

Olhando para um exemplo específico de gestão de ativos: com alguns softwares de rastreamento, cada ativo é monitorado individualmente, o que é perfeito para muitas indústrias. Se você tem cinco prensas hidráulicas, cada uma precisa ser rastreada como um ativo separado. Mas e uma escola que tem 300 cópias do mesmo livro didático? Aqui, não faz sentido rastrear cada livro com seu próprio ID. É melhor ter um tipo de ativo com quantidade ajustável.

Então, como decidir quais funcionalidades são essenciais, quais são desejáveis e quais são desnecessárias? Como você pode não ter muita experiência direta com software de gestão de ativos, pode ser difícil pensar em termos de funcionalidades. Portanto, use o que você conhece. Pense nos problemas atuais que deseja resolver.

Preencha as lacunas

Eu odeio quando ________________________.

Se apenas ________________ não ______________, não teria que __________________.

Está nos custando muito tempo e energia ____________________.

Ao conhecer os problemas que deseja resolver, você pode ver mais claramente as funcionalidades nas quais deve focar. Isso é útil ao falar com fornecedores. A primeira coisa que eles vão perguntar é quais problemas você quer resolver. Trabalhando juntos, vocês podem determinar seus requisitos de funcionalidades.

Software de gestão de ativos fácil de usar

Mesmo que o software tenha todas as funcionalidades que você precisa, ainda pode não ser o certo para você. Se você não consegue encontrar e usar uma funcionalidade rapidamente, ela pode muito bem não existir. É tão útil quanto seu carro quando você não encontra as chaves.

Para avaliar a facilidade de uso, verifique se tudo tem a aparência e localização esperadas. Isso porque um bom design elimina adivinhações. Pegue um controle remoto de TV bem projetado, por exemplo. Onde está o botão liga/desliga? No topo. E qual a cor do botão? Provavelmente vermelho. Se os botões de volume não estão próximos, isso é mau design. Se estão dispostos horizontalmente em vez de verticalmente, também é mau design. Eles não estão onde você espera encontrá-los.

E um bom design vai além de evitar pequenas frustrações. A facilidade de uso afeta seu projeto do início ao fim. Quanto mais difícil o software for de aprender, mais tempo e dinheiro você terá que investir em treinamento. Não só custa dinheiro adiantado, como também desgasta o moral da equipe de manutenção. Se eles ficam frustrados com o software, a baixa adesão leva a baixas taxas de adoção.

Software de gestão de ativos com o suporte certo

Você não está apenas investindo no software; está também investindo no fornecedor. Nos velhos tempos do software on-premise, você pagava pelo software e licenciamento e fazia tudo sozinho, incluindo configurar e manter a infraestrutura de TI. Você realmente só precisava avaliar o software ao tomar sua decisão. Mas o software EAM moderno é baseado na nuvem, o que significa que seu fornecedor deve cuidar de todo o hardware, atualizações e upgrades para você. Como seu relacionamento é contínuo, você precisa garantir que o fornecedor seja um bom parceiro de longo prazo.

O suporte abrange toda a vida da sua assinatura. Você precisa de um fornecedor com um bom programa de treinamento, que cubra o treinamento inicial durante a integração e ofereça oportunidades de reciclagem e cursos mais avançados posteriormente. Verifique se eles também têm um sistema de suporte completo, incluindo muitos artigos, vídeos e um processo formal para entrar em contato quando precisar de ajuda.

Software de gestão de ativos no preço certo

O título aqui é um pouco enganoso. Em vez de pensar em termos de preço, você deve pensar em termos de ROI. Lembre-se: a razão pela qual você está adquirindo este software é para economizar dinheiro. Se ele não estiver entregando retorno sobre o investimento, algo está errado.

Curioso sobre quais números você precisa analisar para calcular o ROI possível? A Hippo tem uma Calculadora de ROI prática.

Próximos passos

Volte ao topo e comece a preencher as lacunas. Quais são os problemas que você quer resolver? Então comece a ligar para fornecedores e coloque a bola para rolar. Descubra quais fornecedores têm as funcionalidades que você precisa. Assista a algumas demonstrações para sentir como o software funciona. Entenda os ativos que você está tentando rastrear e gerenciar e se um software diferente, como software de manutenção de frota, é mais aplicável à sua organização. Verifique a facilidade de uso. Você quer algo descomplicado, com tudo onde você espera que esteja. Pergunte sobre treinamento e suporte. Você pode resumir a uma pergunta que pode se fazer: Este fornecedor está investido no meu sucesso? Finalmente, ao olhar para o preço, pense em termos de ROI. Você não está gastando dinheiro, está economizando. Mas precisa ter alguma ideia de como e quanto.