Como comprar software de gerenciamento de ativos

Devido à sua longa lista de benefícios, é fácil tomar a decisão de investir em software de gerenciamento de ativos. Mas pode ser um desafio encontrar a solução de software que funciona melhor para você. Assim como quando você faz qualquer outro tipo de compra, a chave é uma boa lista de compras.

Ao comprar software de gerenciamento de ativos, certifique-se de que sua lista inclua:

• Recursos
• Facilidade de uso
• Suporte
• Preço

Você pode expandir esta lista com base em suas circunstâncias específicas, mas não a reduza. Estes são os realmente importantes. Vejamos o porquê.

Recursos de gerenciamento de ativos para resolver seus problemas

A solução com mais recursos não é a escolha automática. Não é um caso de “quanto mais, melhor”. Em vez disso, você precisa da combinação certa de recursos que atendam às suas necessidades específicas.

É o mesmo que quando você está comprando um carro. Todos os carros têm rádio, mas apenas alguns deles vêm com estações de satélite e subwoofers extras. Antes de gastar o dinheiro, pergunte-se o quão importante esse baixo extra é para você. Além disso, você realmente precisa de vidros elétricos nos bancos traseiros quando tudo o que volta são mantimentos?

Olhando para um exemplo específico do gerenciamento de ativos, com algum software de rastreamento de ativos, cada ativo é rastreado individualmente, o que é perfeito em muitos setores. Se você tiver cinco prensas hidráulicas, cada uma precisa ser rastreada como um ativo separado. Mas e uma escola que tem 300 exemplares do mesmo livro? Aqui, não faz sentido ter cada livro rastreado com seu próprio ID. Em vez disso, é melhor ter um tipo de ativo com uma quantidade ajustável.

Então, como você decide quais recursos de gerenciamento de consentimento são obrigatórios, bons e desnecessários? Como você pode não ter muita experiência direta com software de gerenciamento de ativos, pode ser complicado pensar em termos de recursos. Então, em vez disso, vá com o que você sabe. Pense nos problemas atuais que deseja resolver.

Preencha os espaços em branco.

Eu odeio quando ________________________.

Se apenas ________________ não ______________, não teria que __________________.

Está nos custando muito tempo e energia para ____________________.

Ao conhecer os problemas que deseja resolver, você pode ver com mais clareza os recursos nos quais deve se concentrar. Isso é útil ao falar com os provedores. A primeira coisa que eles vão perguntar é quais problemas você quer resolver. Trabalhando juntos, você pode determinar seus requisitos de recursos.

Software de gerenciamento de ativos fácil de usar

Mesmo que o software tenha todos os recursos de que você precisa, ele ainda pode não ser o certo para você. Se você não conseguir encontrar e usar facilmente um recurso, é melhor que ele não esteja lá. É tão útil quanto o seu carro quando você não consegue encontrar as chaves.

Para avaliar a facilidade de uso, verifique se tudo tem a aparência e a localização esperadas. Isso porque um bom design elimina o trabalho de adivinhação. Pegue um controle remoto de TV adequadamente projetado, por exemplo. Onde fica o botão liga/desliga? Está no topo. E qual a cor do botão? Provavelmente vermelho. Se os botões de volume não estiverem próximos, isso é um design ruim. Se eles estiverem dispostos horizontalmente em vez de verticalmente, isso também é um design ruim. Eles não estão onde você espera encontrá-los.

E um bom design é mais do que apenas evitar pequenas frustrações. A facilidade de uso afeta seu projeto do início ao fim. Quanto mais difícil for o aprendizado do software, mais tempo e dinheiro você terá para investir em treinamento. Não só está lhe custando dinheiro adiantado, mas também está queimando o moral da equipe de manutenção. Se eles estão frustrados com o software, a baixa adesão leva a baixas taxas de adoção.

Software de gerenciamento de ativos apoiado pelo suporte certo

Você não está apenas investindo no software; você também está investindo no provedor. Nos velhos tempos do software local, você pagava pelo software e pelo licenciamento e fazia tudo por conta própria, incluindo configurar e manter a infraestrutura de TI. Você realmente só tinha que olhar para o software ao tomar sua decisão. Mas o software EAM moderno é baseado em nuvem, e isso significa que seu provedor deve cuidar de todo o hardware, atualizações e upgrades para você. Como seu relacionamento é contínuo, você precisa garantir que o provedor seja um bom parceiro de longo prazo.

O suporte abrange toda a vida útil da sua assinatura. Você precisa de um provedor com um bom programa de treinamento, que cubra o treinamento inicial durante a integração e ofereça oportunidades para atualizações e cursos mais avançados posteriormente. Verifique se eles também têm um sistema de suporte completo, incluindo muitos artigos, vídeos e um processo formal para entrar em contato quando precisar de ajuda.

Software de gerenciamento de ativos pelo preço certo

O título aqui é um pouco enganador. Em vez de pensar em termos de preço, você deve pensar em termos de ROI. Lembre-se, toda a razão pela qual você está adquirindo este software é economizar dinheiro. Se não está gerando um retorno sobre seu investimento, algo está errado.

Curioso para saber quais números você precisa analisar para calcular o possível ROI? Hippo tem uma calculadora de ROI útil.

Próximas etapas

Volte ao topo e comece a preencher os espaços em branco. Quais são os problemas que você quer resolver? Então comece a ligar para os provedores e dê o pontapé inicial. Descubra quais provedores têm os recursos que você precisa. Em seguida, assista a algumas demos para ter uma ideia de como o software funciona. Entenda os ativos que você está tentando rastrear e gerenciar e se um software diferente, como o software de manutenção de frota, é mais aplicável à sua organização. Verifique a facilidade de uso. Você quer algo organizado com tudo onde você espera que esteja. Pergunte sobre treinamento e suporte. Você pode reduzi-lo a uma pergunta que você pode fazer a si mesmo:Este provedor investe no meu sucesso? Por fim, quando você estiver analisando o preço, pense em termos de ROI. Você não está gastando dinheiro, você está economizando. Mas você precisa ter alguma idéia de como e quanto.