Tudo o que você precisa saber sobre manutenção de edifícios

É fácil considerar um edifício bem conservado garantido. Nos bastidores, há uma equipe dedicada de profissionais de manutenção predial trabalhando para manter tudo funcionando perfeitamente, com segurança e eficiência.

Esperamos que, quando entramos em uma sala e acendemos um interruptor, as luzes se acendem imediatamente. Ou quando abrimos uma porta, essa porta se abrirá silenciosamente e suavemente, e quando a fecharmos, toda a estrutura não desabará em torno de nossas cabeças. As luzes se acenderão, nossos computadores se conectarão à internet e seremos mantidos aquecidos e secos.

Neste post, vamos cobrir os detalhes básicos da manutenção de edifícios, a profissão de manutenção de edifícios e como obter mais pelo seu dinheiro quando se trata de manter seus edifícios em ótimo estado.

O que é manutenção de edifícios?

Manutenção de edifícios abrange todo o trabalho de manutenção que é feito para garantir que um edifício seja seguro e apresentável e que todos sistemas de construção estão funcionando corretamente.

Cada ativo usado regularmente se deteriorará com o tempo e os edifícios não são diferentes. Um prédio é apenas uma máquina gigante que precisa ser inspecionada, mantida e reparada.

A manutenção do edifício envolve muito trabalho nos bastidores para garantir que o edifício seja funcional e confortável.

Quais são os tipos comuns de manutenção de edifícios?

A manutenção de edifícios consiste em uma variedade de tarefas. Isso significa que, se você é um profissional de manutenção de edifícios, há uma boa chance de que dois dias não sejam exatamente iguais. Seu dia pode incluir qualquer coisa de:

• Lavar e limpar diferentes superfícies (banheiros, pisos, janelas, corrimãos, calhas)
• Manutenção e reparo de todos os ativos dentro do edifício (sistemas HVAC, elevadores, servidores, geradores de emergência)
• Manutenção e reparo de sistemas elétricos, ar condicionado, encanamento e outros serviços de utilidade
• Manutenção e reparo do próprio edifício (portas, carpintaria, janelas, paredes, telhado)
• Manutenção da propriedade externa e ao redor do prédio (paisagismo, calçadas, calçadas)

O trabalho de manutenção de edifícios também pode ser categorizado de acordo com a prioridade, que pode ser parecida com esta:

• Reparos de emergência :Tarefas que precisam ser realizadas o mais rápido possível para remover um risco de segurança, atender a danos físicos causados ​​ao edifício, reparar uma falha que está causando uma grande interrupção em um dos serviços de utilidade.
• Tarefas de alta prioridade :Tarefas que precisam ser realizadas em poucos dias, para que os problemas não se transformem em um risco de segurança ou proteção e continuem causando muitos transtornos para as pessoas dentro do prédio.
• Tarefas de prioridade média :Inclui a maioria das tarefas de manutenção de rotina que são feitas semanalmente ou mensalmente.
• Tarefas de baixa prioridade :Inclui trabalho de manutenção que pode ser feito meses depois, sempre que os recursos estiverem disponíveis)
• Adiado tarefas de manutenção :Estas são frequentemente tarefas de baixa ou média prioridade que são movidas para uma carteira de manutenção adiada devido a restrições de orçamento ou tempo).

Por que a manutenção de edifícios é tão importante?

Prédios com manutenção insuficiente são, na melhor das hipóteses, feios - perigosos e, na pior, com risco de vida. Não é exatamente ótimo para sua produtividade e moral se você tiver que trabalhar em um prédio de má qualidade e mal conservado.

Imagine passar mais de 40 horas por semana em uma instalação que é muito fria no inverno, muito quente no verão, as escadas são instáveis ​​e a pintura está descascando do teto e caindo no seu café. Não é exatamente um ótimo ambiente de trabalho.

Além de ser desagradável e desconfortável para os funcionários, há uma variedade de preocupações em torno de edifícios com manutenção insuficiente.

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Segurança

Um prédio mal conservado é um incidente esperando para acontecer. Não é um “se” algo vai acontecer; é um “quando” isso vai acontecer. Claro, você provavelmente pode passar alguns anos com um prédio parcialmente conservado, e nada de significativo acontecerá. Ainda assim, se a história nos mostrou algo, é que quando algo dá errado nessas situações, eles vão realmente errado.

Um exemplo recente é o colapso das Champlain Towers South, na Flórida, em junho de 2021. Uma das principais causas da tragédia foi a quebra do suporte estrutural de concreto armado do estacionamento subterrâneo. Esses suportes foram corroídos e danificados devido à exposição à água.

Quando a torre desabou, 98 pessoas morreram, 11 ficaram feridas e os danos materiais resultantes chegaram perto de US $ 1 bilhão.

Sabemos que houve necessidades de manutenção estrutural para este edifício que não foram satisfeitas. Muitas vezes, os custos são cortados e a manutenção essencial é empurrada para segundo plano. As equipes de manutenção e os prédios estão configurados para falhar (literalmente) e, infelizmente, resulta em muitos danos.

Economia de dinheiro

Ben Franklin disse uma vez:“Uma grama de prevenção vale um quilo de cura”.

Nesse caso, isso significa que gastar tempo e dinheiro para manter os projetos e solicitações de manutenção será muito mais barato do que um reparo ou substituição de emergência.

É muito mais fácil criar e manter um orçamento em torno da manutenção regular, em vez de encontrar dinheiro repentinamente quando algo quebra.

Algumas maneiras de planejar com antecedência são:

• Use um CMMS para monitorar o ciclo de vida do ativo e ser avisado quando uma máquina estiver ultrapassando sua vida útil. Substituir máquinas antigas antes que elas quebrem evita que você tenha que inventar uma grande soma de dinheiro em uma situação de emergência
• Agenda tarefas de manutenção preventiva para que não sejam esquecidos. Se você não adicionar óleo regularmente ao seu carro, o motor irá eventualmente emperrar. Substituir um motor custa cerca de US $ 6.000 (US $ 1.200 em mão de obra e US $ 4.800 para o motor), enquanto adicionar óleo regularmente a um motor custa cerca de US $ 7 por mês.
• Aumente a produtividade para economizar dinheiro. Automatizando algumas tarefas de manutenção, como agendamento de trabalho para sua equipe, você pode aumentar a produtividade, fazendo mais em menos tempo. Sua equipe saberá exatamente o que fazer quando chegar ao ponto e você passará menos tempo ao telefone, enviando e-mails e fazendo check-in.
• Verificação de falhas na eficiência energética , como rascunhos ou vazamentos. E, ao rastrear ativos e peças de reposição, você pode identificar onde está perdendo dinheiro ou quais ativos poderiam se beneficiar com a instalação de soluções com maior eficiência energética.

Funcionalidade

Como qualquer máquina, sem inspeção e reparos regulares, um edifício e seus ativos começam a se deteriorar. Os pontos fracos passam despercebidos, as operações diárias começam a quebrar.

Pense em um cano com vazamento. Começa como um leve gotejamento no alto. Apenas algumas gotas. Então, essas poucas gotas se transformam em um gotejar lento e pequeno. Com o tempo, esse gotejamento começa a apodrecer o teto por baixo e o tubo continua a corroer ainda mais. A próxima coisa que você sabe é que a linha finalmente se quebra. O que começou como um gotejamento agora é um dilúvio, um teto danificado e equipamento de computador em ruínas nos escritórios abaixo.

A moral da história é componentes de construção que recebem atenção regular têm menos probabilidade de quebrar e causar interrupções e interrupções . E os ativos precisam ser verificados regularmente para garantir que estejam atualizados e com o código, para que tudo continue funcionando.

Conformidade

A manutenção regular do prédio também é importante para garantir que você esteja em conformidade com os códigos de construção e de segurança em constante mudança . Além disso, existem regulamentos estaduais e federais você precisa ficar por dentro também.

As multas por não conformidade são geralmente muito pesadas e ficam cada vez mais caras à medida que a violação se torna mais grave. Imagine levar uma multa acima de $ 100.000 para algo evitável. Ai.

Manter os espaços internos e externos é essencial para evitar riscos de segurança e reduzir a responsabilidade. Você não apenas pode ser multado por violar as regulamentações, mas também pode estar enfrentando uma questão de responsabilidade caso alguém se machuque.

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Trabalhos de manutenção de edifícios

Como em qualquer outro campo de carreira, existem diferentes cargos que se enquadram no guarda-chuva de manutenção de edifícios. Se você trabalha na manutenção de edifícios, seu cargo pode ser zelador, técnico de manutenção ou gerente de instalações. E cada função é diferente, com responsabilidades e deveres variados.

Zeladores

Os zeladores trabalham para manter o prédio limpo, esfregando o chão, levando o lixo para fora, limpando banheiros, aspirando, lavando janelas, etc.

Técnicos de manutenção

O trabalho de um técnico de manutenção é realizar tarefas de manutenção de rotina, consertar e manter equipamentos como sistemas HVAC, lidar com questões elétricas mais simples, como consertar lâmpadas, telhados e semelhantes.

Gerente de instalações

Um gerente de instalação é alguém que coordena todo o trabalho de manutenção, lida com todos os tipos de tarefas administrativas, gerencia reformas, desenvolve uma estratégia de propriedade, aplica os padrões de EHS e muito mais. Os gerentes de instalações costumam contratar supervisores de manutenção para supervisionar e gerenciar o trabalho de manutenção diário quando se trata de um grande edifício ou propriedade.

Terceirização

Às vezes, as empresas terceirizam ou fazem parceria com uma empresa de manutenção. Isso geralmente é feito quando o escopo do trabalho ou as instalações / terrenos são muito grandes. Isso pode incluir serviços de limpeza, controle de pragas, manutenção de estacionamento e muito mais.

Para empresas que alugam um espaço em um grande edifício comercial ou têm um pequeno escritório, o aluguel que pagam às vezes cobre serviços de manutenção. Por exemplo, outras indústrias, como a indústria de manufatura, usarão o termo manutenção industrial para descrever suas atividades de manutenção.

Certificações e treinamento para profissionais de manutenção de edifícios

O treinamento contínuo é importante para manter suas habilidades afiadas e garantir que você esteja sempre em conformidade com as regras e regulamentos em constante mudança.

Algumas certificações / programas de treinamento padrão são:

• Certificação HVAC: Oferecido para aqueles que demonstraram competência no manuseio de sistemas HVAC. A Associação Nacional de Construtores de Casa e os Construtores e Empreiteiros Associados oferecem estágios que ajudam os trabalhadores de manutenção a obter a certificação HVAC.
• Sistemas de construção Certificação de manutenção: Isso cobre encanamento, sistemas HVAC, tratamento de água e gerenciamento eficiente de energia. A BOMI International concede a certificação aos trabalhadores que lidam com sistemas de construção.
• Certificação de operador de edifício : Isso inclui dois níveis de treinamento de manutenção para operadores de edifícios. Esta certificação cobre HVAC, gerenciamento de ponto de controle, distribuição elétrica e gerenciamento de energia.
• Técnico certificado de manutenção e confiabilidade: Esta é uma certificação de nível básico. O teste de avaliação CMRP cobre a manutenção preditiva / preventiva e a manutenção corretiva.

Ter essas diferentes certificações de treinamento em seu currículo pode ajudá-lo a conseguir um emprego melhor ou um aumento. Nem todos os empregos exigem certificações ou treinamento adicional, mas se você está procurando subir de nível em sua carreira, este é um bom lugar para começar.

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Como melhorar a manutenção de edifícios e os custos operacionais

Quer parecer uma estrela do rock no trabalho? Preste atenção aqui. Vamos nos aprofundar em como melhorar o processo de manutenção de edifícios, mantendo os custos operacionais sob controle. Ambos vão deixar os patrões felizes, o que é sempre uma vitória.

1) Implementar uma estratégia de manutenção proativa

Uma estratégia de manutenção proativa aborda duas coisas críticas:

• Reduz os custos gerais de manutenção :Ter ativos importantes em um plano de manutenção preventiva reduzirá seus custos de manutenção, diminuindo o número de intervenções de emergência caras e estendendo a vida útil de seus ativos.
• Melhora a segurança :Um edifício deve seguir um conjunto de regulamentos para manter um determinado padrão de saúde e segurança. Esses regulamentos exigirão que você execute inspeções regulares e certifique-se de que os ativos e sistemas críticos estão funcionando corretamente.

O impacto da manutenção na vida útil de serviço do ativo

A mesma noção é sugerida neste artigo sobre EHS Hoje que afirma: Se materiais regulamentados estiverem presentes em um edifício (como ACM, LCP, água potável contaminada, etc.), um programa escrito de Operações e Manutenção deve ser desenvolvido para reduzir responsabilidades de EHS e controlar custos .

No final das contas, se você não seguir as melhores práticas e não cumprir as diretrizes prescritas para garantir os padrões de segurança e alguém processá-lo, é melhor escrever essas despesas sob os custos operacionais.

2) Automatizar o trabalho de manutenção com um CMMS moderno

Como se costuma dizer, tempo é dinheiro. Um CMMS pode ser uma ferramenta valiosa para ajudá-lo a economizar tempo e dinheiro através da automação de tarefas e organização aprimorada.

Um CMMS pode ajudá-lo a automatizar as atribuições de ordens de serviço e sincronizá-las com todos os seus dispositivos ou membros da equipe. Isso ajuda a reduzir o tempo gasto no tratamento de Solicitações de Trabalho em até 34%.

Usar um CMMS com um aplicativo móvel robusto significa melhor organização, comunicação, responsabilidade e produtividade em até 30% em toda a sua equipe de manutenção.

Os dados extraídos do CMMS da Limble ajudaram um cliente a reduzir o tempo de inatividade de 26% para apenas 4% por meio de uma maior compreensão de quando é hora de reparar ou substituir uma máquina.

Em média, [Limble] me economiza uma ou duas horas por dia, dependendo da carga de trabalho. O mais importante para mim é poder fazer coisas no meu telefone, na hora.

- Rob Siler, Técnico de Manutenção , Myriad Genetics

3) Não tenha medo de negociar

Você pode contratar empresas para cuidar dos serviços de zeladoria. Existem empresas especializadas disponíveis que lidam com questões complexas de encanamento e elétrica.

Mas, contratando o primeiro faz-tudo você acha que raramente é o mais custo-benefício opção , menos ainda se você planeja tê-los à mão para emergências futuras. É importante entrevistar vários fornecedores e parceiros de serviço para encontrar o ajuste certo ... um fornecedor que se adapta à sua situação de trabalho e orçamento exclusivos.

Outro grande problema que os gerentes de construção e instalações enfrentam ao terceirizar uma grande quantidade de trabalho de manutenção é que eles não têm ideia de como gerenciar contratados externos ou uma maneira fácil de confirmar se estão fazendo o trabalho corretamente.

Um de nossos clientes foi um exemplo clássico de alguém contratado para um novo emprego, onde logo percebeu que os fornecedores que seu antecessor estava pagando nem mesmo estavam fazendo os PMs que diziam estar. Isso, é claro, fazia o equipamento quebrar com mais frequência, o que aumentava ainda mais os custos!

Foi uma raquete. Felizmente, quando ele trouxe Limble, ele conseguiu os dados para descobrir. Ele acabou trocando de fornecedor e seu custo operacional caiu drasticamente.

Se você acha que tem pouco controle sobre o trabalho realizado por fornecedores terceirizados, o uso de uma solução CMMS como o Limble permitirá que você adicione fornecedores externos como um usuário para que eles possam receber ordens de serviço por meio do aplicativo. Dessa forma, você pode rastrear e aprovar seu trabalho. Saiba mais sobre os recursos de gerenciamento de fornecedores da Limble.

Terceirização à parte, existem outras maneiras de gerenciar os custos de manutenção. Como quando você precisa pedir peças de reposição e outros suprimentos, procure negociar um preço menor, principalmente na hora de comprar a granel.

Se você estiver solicitando um novo equipamento, avalie a oferta de cada fornecedor com base no preço, registro de desempenho e qualidade. Como tudo na vida, mais barato nem sempre é melhor. O ativo mais barato pode ser aquele que precisa ser substituído mais cedo, requer mais atenção ou queima mais peças sobressalentes - tornando-o menos econômico a longo prazo.

4) Reduzir os custos de energia

Outra maneira de economizar algum dinheiro é tornar-se ecológico. De acordo com o relatório da Agência de Proteção Ambiental dos EUA (EPA), os edifícios certificados pela Energy Star usam 35% menos energia do que os edifícios típicos em todo o país.

Isso é muito dinheiro esperando para ser salvo. Como você pode realmente fazer isso? Aqui estão algumas coisas a serem consideradas quando você deseja se tornar mais eficiente em termos de energia:

• Nomear um diretor de energia; formar uma equipe de energia; instituir uma política de energia
• Implementar um sistema de gestão de energia de edifícios (BEMS)
• Cuidado com a eficiência energética ao comprar novos ativos e equipamentos
• Execute a manutenção de rotina para manter os ativos em condições operacionais de pico
• Use tecnologias de construção inteligentes e automatizadas disponíveis

CMMS para manutenção de edifícios

Como mencionamos anteriormente, um bom CMMS como o Limble pode ajudá-lo a controlar os custos e manter seu orçamento de manutenção gerenciável. Automatizar tarefas de manutenção preventiva vai economizar muito tempo e dinheiro a longo prazo, mas um CMMS pode fazer muito mais do que apenas isso.

Gestão do Trabalho

Isso inclui o gerenciamento de todas as manutenções planejadas e não planejadas, solicitações de ordens de serviço recebidas, planejamento de programações de manutenção, acompanhamento do trabalho em andamento e coordenação do trabalho de manutenção com contratados externos.

Um exemplo de uma ordem de serviço detalhada no Limble CMMS

Gerenciamento do ciclo de vida de ativos

Isso ajuda você a planejar e otimizar o rastreamento e o gerenciamento de ativos em todas as fases do seu ciclo de vida.

Guia de informações de ativos dentro do Limble CMMS

Gestão de Mão de Obra

É aqui que você organizará e acompanhará a avaliação, o treinamento e a certificação para diferentes funcionários e contratados. Além disso, você pode executar relatórios para ver o desempenho de suas equipes. Veja quanto tempo eles levaram para consertar ou quaisquer outros dados na lista de verificação da ordem de serviço.

Relatório de desempenho da equipe em Limble

Cadeia de suprimentos e gerenciamento de MRO

É aqui que você controla e monitora a cadeia de suprimentos da sua empresa, cobrindo áreas como aquisição de peças de reposição, controle de estoque, compras, estimativa da demanda de materiais e previsões de estoque precisas.

Visualização de gerenciamento de peças no Limble CMMS

Gestão de contratos

Crie contratos com os funcionários, parceiros, fornecedores e clientes da empresa e supervisione-os até a conclusão - e mantenha-os bem organizados no Limble.

Os fornecedores podem fazer upload de imagens antes / depois para melhorar a visibilidade do trabalho

Análise e relatórios

Obter insights como um resumo da atividade do departamento de manutenção em tempo real, usando o gerenciamento de desempenho de ativos é essencial para eliminar problemas recorrentes e reduzir o tempo de inatividade inesperado.

No Limble, você pode rastrear uma variedade de indicadores-chave de desempenho (KPIs) e métricas para encontrar a causa raiz de qualquer problema significativo sem ter que fazer nenhum trabalho extra. Contanto que suas ordens de serviço sejam completas, Limble rastreia tudo para você.

Limble rastreia e calcula automaticamente seu trabalho planejado versus não planejado

Gestão Financeira

Isso permite que você reúna dados sobre gastos entre departamentos e encaminhe esses dados para a contabilidade para monitorar despesas e gastos com projetos. (Além disso, é aqui que você pode realmente provar seu valor para o Financeiro).

Um painel personalizado no Limble

Suporte ao cliente

A equipe de sucesso do cliente da Limble foi projetada para agir como uma extensão de sua própria equipe. Só porque você pode ficar preso em algo, não significa que você tem que ficar lá. A equipe de Limble é seu ajudante dedicado, sem nenhum custo extra.

Manter-se atualizado na manutenção de edifícios

Existem muitas informações por aí. Muito para acompanhar em relação às mudanças nas regulamentações e novas tecnologias. Para se manter atualizado e em conformidade, ingressar em uma organização comercial ou assinar publicações de notícias do setor pode ser inestimável. Aqui estão alguns recursos úteis.

• Internacional Gerenciamento de instalações Associação :IFMA é a maior associação de profissionais de gerenciamento de instalações. Publicações como a FMJ Magazine e o boletim informativo Wire mantêm os membros atualizados sobre os últimos desenvolvimentos.
• Associação para Engenharia de Instalações :AFE é uma organização profissional que fornece recursos para todos os profissionais que trabalham no “ambiente construído”. Oportunidades de desenvolvimento profissional, capítulos locais e um boletim informativo da associação.
• Gerenciamento de instalações Instituto :O FMI rege os critérios de evolução para o plano de carreira de gerenciamento de instalações. Its mission is to promote and accelerate the development of the facilities management profession across both public and private sectors. It is focused primarily on training and education.

You can be the hero of building maintenance

We have all experienced how annoying it is when a particular building system isn’t operating correctly at work or at home. Being responsible for maintaining an entire building and everything in it can be a daunting task. 

To make your job easier on yourself, don’t hesitate to use all the tools at your disposal. There are plenty of resources available to help you stay on top of your responsibilities and keep the buildings in tip-top shape. 

And whether adding technology to the mix seems exciting or terrifying, we can help you get your CMMS program up and running. Talk to any of our pros here at Limble to see how you can add a CMMS to your toolbox. Contact us today to get started!