Tempo ocioso - Definição, causas e como reduzi-lo

O tempo ocioso é uma frase que você ouvirá com frequência no espaço de manufatura e gerenciamento de força de trabalho, pois está intimamente ligado à produtividade.

Não é exagero dizer que, ao reduzir o tempo ocioso, as organizações podem ver um aumento em seus resultados financeiros. No entanto, para colocar isso em ação, primeiro você precisa entender o que é o tempo ocioso e o que não é.

Nesta visão geral, definiremos o tempo ocioso, mostraremos como calculá-lo, discutiremos as causas mais comuns do tempo ocioso e descreveremos as etapas que você pode seguir para minimizar o tempo ocioso em sua organização.

O que é tempo ocioso?

Tempo ocioso é um período de tempo em que um ativo (máquina ou funcionário) está pronto e disponível, mas não está fazendo nada produtivo. É por isso que o tempo ocioso às vezes é chamado de tempo de espera .

O tempo ocioso é quando uma máquina está aguardando o material de entrada. É um funcionário do escritório esperando que a conexão com a Internet volte. Um caminhão em um canteiro de obras esperando a escavadeira se mover para chegar ao local de destino. É um mecânico de manutenção à espera de uma serra circular ficar disponível para terminar o seu trabalho.

O motivo pelo qual você deseja compreender e controlar o tempo ocioso é porque ele aponta para a lacuna entre a produção existente e seu nível de produtividade teoricamente máximo. Simplificando, cada minuto que sua máquina ou funcionário está ocioso é um minuto de perda de produtividade .

Dito isso, nenhuma empresa pode operar com 100% de eficiência. Algum nível de tempo ocioso é inevitável. O objetivo de todo gerente deve ser apenas minimizar o tempo ocioso, não eliminá-lo. Eliminar o tempo ocioso é quase impossível e só pode ser considerado para sistemas fechados e altamente automatizados.

Tempo ocioso =tempo de inatividade?

O tempo ocioso não igual tempo de inatividade. Embora em ambos os casos a máquina não esteja fazendo nada produtivo, a principal diferença está no por quê isso está acontecendo.

No contexto de tempo ocioso anormal, a máquina é capaz de realizar sua função pretendida, mas por um certo motivo, não o faz. Existem muitas causas possíveis para o tempo ocioso da máquina Como:

• nenhuma matéria-prima de entrada
• esperando que outra máquina termine seu trabalho
• diferentes fluxos de trabalho e ineficiências de processo
• a produção precisa ser desacelerada ou interrompida (por motivos como estoque em capacidade total)
• quedas de energia ou problemas técnicos semelhantes que não estão relacionados à própria máquina
• …

Quando falamos sobre o tempo de inatividade da máquina, o ativo não está operacional por um de dois motivos:

1. Manutenção programada: É quando você programa o tempo de inatividade planejado para realizar a manutenção preventiva em um ativo. Isso às vezes é chamado de tempo ocioso normal porque a manutenção programada é algo que precisa ser executado para manter as máquinas em boas condições.
2. Falha da máquina: Avaria inesperada da máquina que precisa ser corrigida antes que a máquina possa continuar trabalhando. Pode ser referido como tempo ocioso anormal já que representa um evento que está fora de nosso controle e prejudica a produtividade geral dos negócios.
   

Em termos gerais, quando falamos sobre tempo ocioso, o ativo pode ser executado, mas não . E quando falamos sobre o tempo de inatividade do equipamento, a máquina não funciona porque não pode .

Por causa dessa diferença, as equipes de manutenção devem rastrear o tempo de inatividade planejado e não planejado da máquina separadamente do tempo ocioso.

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Como calcular o tempo ocioso?

O tempo ocioso representa a disparidade entre o tempo que um ativo está programado para ser executado e quantas horas produtivas reais foram gastas.


Por exemplo, em um turno de 8 horas, um funcionário pode monitorar 7 horas e 20 minutos de trabalho produtivo. Isso sugere que eles tiveram 40 minutos de tempo ocioso, supondo que eles monitoraram tudo com precisão em uma base de tempo.

Quando falamos sobre máquinas, as coisas ficam um pouco mais complicadas porque você tem que diferenciar entre quando uma máquina acaba de ser ligada e o trabalho produtivo real.

Vamos imaginar que você tem uma máquina que funciona por 16 horas. Para este exemplo, digamos que ele precisa de 10 minutos para ligar, 5 minutos para desligar, tem um intervalo de 30 minutos para limpeza e está parado por 15 minutos para uma mudança de turno.

Em outras palavras, a máquina deve fazer um trabalho produtivo por 15 horas ou 900 minutos .

Pode-se facilmente imaginar uma situação em que uma máquina estava ociosa:

• 5 minutos a cada hora aguardando o material de entrada ( 75 minutos no total)
• 10 minutos porque uma mudança de turno demorava 25 em vez dos 15 minutos habituais
• 40 minutos porque outra máquina na linha de produção teve uma pane inesperada

Isso tudo equivaleria a 125 minutos de tempo ocioso.

Você precisaria reduzi-lo a zero? Não necessariamente. Talvez aqueles 5 minutos a cada hora também sejam necessários para que os operadores da máquina façam os intervalos necessários ou limpem as coisas. Dito isso, você definitivamente gostaria de eliminar o tempo ocioso causado por paradas não planejadas da máquina.

Causas comuns de tempo ocioso

Antes de descrever as práticas recomendadas para reduzi-lo, vamos discutir brevemente as causas comuns do tempo ocioso:

• Ineficiências do trabalhador: Os trabalhadores não são máquinas e alguns são mais eficientes do que outros. Eles precisam de pausas para evitar o esgotamento. Algumas ineficiências são resultado de funcionários recém-contratados passando por um período de adaptação. Para lidar com as ineficiências dos funcionários, você pode trabalhar para melhorar seu processo de integração e desenvolver uma cultura empresarial em que cada um tenha que fazer seu próprio peso.
• Ineficiências de processo e fluxo de trabalho: Processos de produção e negócios mal otimizados, aguardando aprovações e falta de ferramentas disponíveis para executar a ordem de serviço atribuída são coisas que você deve observar para reduzir as ineficiências do processo e do fluxo de trabalho.
• Equipamento com defeito: Quebras inesperadas da máquina podem causar sérios problemas operacionais. Os departamentos de manutenção devem usar um sistema CMMS e ter um plano de manutenção proativo para todos os ativos de média e alta prioridade.
• Acidentes e desastres naturais: Coisas que estão quase sempre fora de nosso controle. Geralmente, faz mais sentido tentar se preparar para esses eventos do que tentar evitá-los.

Como você reduz o tempo ocioso?

Uma pergunta que você precisa se perguntar antes de mergulharmos em dicas acionáveis ​​é algo a que já aludimos anteriormente: Você deseja eliminar o tempo ocioso?

Isso é especialmente importante quando falamos sobre funcionários. Você não pode esperar que as pessoas sejam produtivas a cada segundo de cada dia. Há uma razão pela qual a maioria das escolas e universidades funcionam em blocos de 40-60 minutos com intervalos curtos. Para evitar o esgotamento e realmente melhorar a produtividade geral, diferentes pesquisas sugerem um bloco de trabalho ideal é entre 50-90 minutos com intervalos de 5-20 minutos.

As coisas são diferentes quando começamos a falar sobre máquinas, pois não é que elas vão se cansar, perder a concentração e fazer bagunça. Dito isso, também há razões para não levar todas as máquinas aos seus limites. Embora as máquinas não se cansem, elas se desgastam. Por exemplo, algumas máquinas possuem componentes que não devem exceder certos níveis de temperatura. Um pouco de tempo ocioso pode ser o que eles precisam para se acalmar.

Esses são casos específicos que você deseja ter em mente.

No entanto, não há dúvida de que uma grande quantidade de tempo ocioso é algo que precisa ser abordado, pois pode arruinar uma organização no longo prazo - seja pela perda de produtividade ou pelo aumento real dos custos sem agregar valor (isso é especialmente perceptível em as indústrias de construção e transporte por meio do custo do combustível desperdiçado nas máquinas e caminhões que estão ociosos).

Aqui estão algumas maneiras pelas quais você pode reduzir o tempo ocioso e melhorar a produtividade:

# 1) Otimize seu fluxo de trabalho

Como mencionamos anteriormente, as ineficiências do fluxo de trabalho e do processo são uma causa comum de tempo ocioso. É por isso que toda organização deve trabalhar para identificar e eliminar gargalos e outros problemas causados ​​por essas ineficiências.

O primeiro passo para resolver qualquer problema é perceber que você tem um. Se você deseja verificar se o tempo ocioso está prejudicando seu departamento, a primeira etapa deve ser implementar um programa para rastrear e relatar o tempo produtivo versus o não produtivo.

Para reduzir o tempo ocioso dos funcionários, você pode:

• procure criar cronogramas e carga de trabalho mais equilibrados, especialmente para projetos maiores com vários membros da equipe onde uma tarefa precisa ser concluída antes que a próxima possa começar
• elimine tarefas administrativas desnecessárias (como (pré) aprovações, rastreamento de algo em vários lugares, etc.)
• crie procedimentos operacionais claros para tarefas de rotina (no espaço de manutenção, isso se traduziria em criar coisas como procedimentos operacionais padrão e listas de verificação de manutenção preventiva)
• certifique-se de que os funcionários tenham ferramentas disponíveis quando precisarem delas (seja uma chave inglesa ou acesso a uma ferramenta de gerenciamento de projeto)
• adote práticas enxutas

Quando se trata de otimizações de fluxo de trabalho para máquinas, suas opções são de alguma forma limitadas, pois você não pode alterar a forma como uma máquina funciona. Você ainda pode olhar para:

• organize as máquinas de forma que a saída de uma delas flua de forma eficiente para ser a entrada de outra máquina
• você tem força de trabalho qualificada suficiente para apoiar / operar as máquinas
• procure maneiras de maximizar a produção e aumentar o tempo ativo de seus ativos

# 2) Mantenha seus ativos em boa forma

O fato inevitável é que os ativos danificados não podem atingir seus níveis máximos de produtividade. Se os ativos não funcionam em sua capacidade total, isso significa que você tem espaço para melhorias.

Aqui estão algumas dicas para manter os ativos em condições operacionais de pico:

• coloque ativos importantes em um plano de manutenção preventiva
• implementar monitoramento de condição e manutenção autônoma para detectar a deterioração do equipamento o mais cedo possível
• use insumos de qualidade (matéria-prima)
• reduza o número de soluções improvisadas e peças de reposição de baixa qualidade e tente usar principalmente peças de reposição aprovadas pelo OEM
• use CMMS móvel para garantir que o trabalho de manutenção necessário seja feito - e que seja feito a tempo

# 3) Melhorar o fluxo de informações

Esta dica poderia facilmente ser intitulada “ melhorar as linhas de comunicação ”, Pois a noção é basicamente a mesma.

Existe uma teoria por aí que o principal motivo do fracasso das empresas (corrupção e práticas comerciais ilegais) é porque elas se tornaram muito rígidas e ineficientes. Em outras palavras, quando um mercado os força a mudar, eles não são ágeis o suficiente para implementar mudanças estruturais com rapidez suficiente e são deixados para trás em seus concorrentes.

Isso se encaixa perfeitamente no tempo ocioso. Conforme a organização cresce, o número de tarefas administrativas também aumenta porque os departamentos precisam trocar mais informações.

Se uma pergunta tiver que passar por vários níveis gerenciais antes que um funcionário obtenha uma resposta clara, uma quantidade significativa de tempo será perdida esperando por aprovações.

Uma solução para isso é, sempre que possível, eliminar intermediários , definir claramente quem é responsável por quê e garantir canais de comunicação diretos entre as partes que dependem umas das outras.

Outras soluções, especialmente no ambiente de escritório, consistem em usar as soluções de software disponíveis para agilizar a comunicação, automatizar tarefas que podem ser automatizadas, rastrear o trabalho e gerar relatórios úteis. Coincidentemente, essas são todas as coisas que um CMMS faz para um departamento de manutenção.

Identifique, analise, corrija

Descobrir se o tempo ocioso é um problema para sua organização é geralmente muito mais fácil do que reduzi-lo.

O principal desafio é descobrir a causa raiz do tempo ocioso . A máquina está parada porque o processo de produção é ineficiente? É porque uma máquina precedente na linha de produção não funciona com capacidade total? É porque o material de entrada de baixa qualidade resulta em mais intervenção dos operadores da máquina, desacelerando a produção? É uma combinação de diferentes razões?

Embora a redução do tempo ocioso nem sempre seja tão simples quanto gostaríamos, o efeito que isso pode ter em seus resultados torna-a uma busca vantajosa.