Auditoria de Instalações é Essencial para seu CMMS? Orientação de Especialistas

Soluções turn-key de onboarding e implementação da Hippo garantem que você coloque seu software CMMS funcionando da forma mais suave possível. E parte importante do processo pode ser uma auditoria completa de instalações.

Mas o que é auditoria de instalações, e sua empresa deve fazer uma?

Especialistas de implementação Mike Sokulski e Tyler Syrowitz viajaram o mundo ajudando empresas a colocar ativos no CMMS da Hippo. Mike fez auditorias em todo lugar, incluindo museu dentro de porta-aviões, comunidade em ilha pequena, e até cadeia. Tyler trabalhou com clientes no Canadá e EUA, incluindo planta de processamento de cerejas e instalação que transforma palha em papel e embalagens. Aqui compartilham insights sobre auditorias e como empresas se preparam para sucesso.

Mas primeiro, vejamos auditorias em geral.

O que é auditoria de instalações?

Em geral, auditorias são revisões abrangentes que ajudam estabelecer uma linha de base do que já tem em vigor, incluindo ativos, equipamentos, inventário, processos e procedimentos. É forma de capturar informação de tudo: do que tem ao que tem para cuidar. Também categoriza auditorias por quem faz. Então, há internas e externas.

Essa é definição geral. Há também tipos mais específicos, cada um com próprios processos e metas.

O que é auditoria de gestão de instalações?

Aqui, faz lista mais completa possível de todos ativos e equipamentos, incluindo informação sobre condição atual. Também inclui informação sobre sistemas que tem para manutenção e reparos.

Meta: ajudar gerente de manutenção ou facilities a tomar melhores decisões sobre quais programas proativos implementar, quando reparar ou substituir ativos, e como orçar tudo.

Auditoria de gestão de instalações pode incluir:

• Sistemas HVAC
• Iluminação
• Elétrica
• Hidráulica
• Máquinas
• Veículos
• Sinalização

Como olha programas e processos para manter a instalação, também pode incluir ferramentas e inventário MRO.

O que é auditoria de segurança de instalações?

Em vez de ativos, aqui olha eficácia do programa de gestão de saúde e segurança. Nos EUA, grande parte envolve checar conformidade com normas OSHA, abrangentes, podendo incluir:

• Ergonomia de postos de trabalho
• Proteção auditiva
• Supressão de incêndio
• Manuseio de materiais

Nas etapas finais, stakeholders de toda organização trabalham juntos para fazer relatório de auditoria, que em muitos aspectos é simplesmente lista de recomendações. Em alguns casos, simples como adicionar sinalização ou trocar tapetes antiderrapantes. Em outros, desenvolver novos SOPs. Ex: novos SOPs de lockout/tagout.

Nota rápida mas importante: Hippo faz auditorias de gestão de instalações ao ajudar organizações configurar banco de dados CMMS. Hippo não oferece auditorias de segurança.

Qual o papel de checklists de auditoria de instalações?

Embora o que incluir no checklist dependa da indústria e instalação, meta geral sempre mesma: garantir que não esquece nada.

Ao fazer auditoria de gestão, pode criar novos checklists para cada área. Depois, com lista mestra de todos ativos e equipamentos, cria checklists adicionais para coletar toda documentação associada. Ex: para cada equipamento em linha de produção, cria checklist para garantir que tem manuais O&M, garantias, ordens de serviço de manutenção/reparos relacionadas, esquemas e imagens.

Isso é auditorias em geral. Mas o que especificamente Hippo faz para suas auditorias?

O que é auditoria de instalações Hippo CMMS?

Auditoria é como toda informação de ativos que precisa entrar no banco entra, explica Mike. Especialista de implementação vai onsite e cataloga ativos da instalação, incluindo mecânicos, elétricos, hidráulicos, produção. Geralmente três fases.

Fase um: catalogação onsite de ativos

Primeiro, especialista chega onsite para catalogar. Percorre instalação com câmera e tablet, tirando fotos, mapeando localizações em planta digital, coletando informação. Mike diz que coleta muito para cada ativo, incluindo "números de série, modelo, a qual painel elétrico está ligado caso precise desligar, e para ativos maiores, até info do motor".

Cada empresa recebe auditoria adaptada, mas geralmente Mike ou Tyler ficam onsite 2-3 dias. Em casos raros, quando parece levar mais de semana, Hippo pensa em enviar ambos.

Nova tendência: empresas pedindo código de barras. "Conforme fazemos auditoria, anexamos códigos de barras aos ativos... Muitas empresas gostam. Gostam de ter número para referenciar," diz Mike. Benefício: depois técnicos escaneiam tag com dispositivo móvel para acessar toda info do ativo. No lado de Mike e Tyler, código de barras adiciona passos extras. Precisam achar boa localização para tag resistente, adicionam à info do ativo junto com código.

Fase dois: construção do banco de dados offsite

De volta aos escritórios da Hippo, Mike e Tyler começam juntar tudo. "Pegamos toda informação, que é muita, e essencialmente penteamos e construímos seu banco de dados," diz Mike. Tempos variam segundo tamanho, mas Hippo tipicamente estima 4-6 semanas para carregar tudo, diz Tyler.

Fase três: agendamento de manutenção preventiva

Tudo depende de quanto cronograma de MP já está em vigor. Em alguns casos, empresas só precisam info adicionada ao CMMS. Em outros, Mike e Tyler ajudam estabelecer cronograma. "Tentamos pesquisar equipamentos e criar MPs padrão da indústria." Hippo já tem muito disso, mas às vezes precisam caçar manuais e contatar fabricantes diretamente.

Sua empresa deve fazer auditoria de instalações?

Mike sugere empresas pensarem cuidadosamente nas perguntas:

• Tem lista precisa e completa de todos ativos?
• Tem alguém na equipe que pode carregar tudo no banco, e pode tirá-los de atribuições regulares?
• Ativos estão próximos? Ou informação virá de locais e fontes diferentes?

Se responder não a qualquer uma, deve pensar seriamente em auditoria, diz Mike. Alternativamente, decida perguntando: Quer solução turnkey? Se sim, auditoria é o caminho.

Tyler tem pergunta diferente: Quer ser eficiente? Tyler sabe experiência paga em auditoria. Recentemente, trabalhou com empresa que achava ter milhares de ativos para entrar no CMMS. Quando chegou onsite, percebeu número real era centenas. Empresa contava cada peça como ativo quando frequentemente só precisava olhar grupos de partes inter-relacionadas. "Pense no seu laptop," diz Tyler. "Pode ter 10 ativos ou 1. Diria que é tela + teclado + mouse? Praticamente, para manutenção, é 1 ativo." Se quebra e escreve ordem, aí pode ser específico sobre qual parte precisa atenção.

Tyler economizou tempo e esforço da empresa na auditoria. Também salvou departamento de frustração longa. Seu trabalho evita inchar banco de dados, dificultando geração de ordens e agendamento de MP. "Custa dinheiro ter nós lá, mas economizamos dinheiro," explica.

Como especialistas de implementação preparam para auditoria?

Primeiro, Mike e Tyler entram em contato com empresa, pois precisam saber cronograma e quão adiantado departamento está no processo geral. Depois, acertam logística: datas de chegada/partida, revisar requisitos de segurança, estabelecer quem será liaison onsite. Em algumas instalações, dão tour breve e fazem assistir vídeo de segurança antes de deixar sozinhos. Em outras, gerente ou membro da manutenção acompanha o tempo todo.

Para ajudar planejar auditoria, especialistas solicitam:

• Plantas baixas digitais fáceis de ler, geralmente PDFs ou CADs
• Listas existentes de ativos
• Cronogramas atuais de MP
• Diagramas de tubulação e instrumentação (P&ID)

Se empresa quer códigos de barras, Hippo prefere saber antecipado para tags serem enviadas direto ao local.

Como empresas devem preparar para auditoria?

Quanto mais preparação empresa faz antes, melhor roda. Ter todos documentos solicitados, especialmente plantas baixas digitais limpas, torna catalogação mais rápida.

Além de bons mapas, Tyler encoraja empresas a fornecer bons guias. Ter alguém da empresa familiarizado com instalação ajuda construir melhor acessibilidade nos bancos. Especificamente, Tyler quer guias saibam se técnicos têm nomes especiais para ativos. Usar estes nomes, que podem ser completamente idiossincráticos, garante que técnicos e banco falam mesma língua.

Guias conhecedores também garantem precisão. Embora Mike e Tyler tenham auditado em muitas indústrias e visto todo tipo de ativo, às vezes encontram algo novo. Tyler auditou instalação cheia de máquinas altamente especializadas importadas da Itália para separar e embalar cerejas, e guia foi inestimável para colocar info certa no CMMS.

Mike também encoraja empresas a ter ativos ranqueados por criticidade, para que mais importantes sejam feitos primeiro. Se sobrar tempo no fim, passa para lista secundária de nice-to-haves.

Quais benefícios da auditoria de instalações?

Algumas empresas surpreendem como Hippo CMMS facilita treinar novos funcionários, diz Mike. Em vez de terem que ser toldos onde tudo está, novos técnicos acessam plantas baixas digitais ricas em informação. Em vez de serem guiados em reparo comum, olham dados históricos de ativo ou seguem checklist personalizável.

Tyler vê auditorias como chance para departamentos verem quanto Hippo se importa e espalhar entusiasmo sobre implementar novo software de gestão. Todo novo projeto requer nível de adesão da equipe para sucesso, e auditorias ajudam introduzir tecnologia e colocar todos a bordo.

Próximos passos

Hippo aqui para ajudar achar solução melhor, incluindo responder perguntas sobre auditorias e ajudar agendar demo ao vivo.

Resumo CEO

Auditorias de instalações são parte importante do processo de implementação se organização não tem lista de ativos precisa. Com auditoria de gestão, auditores coletam info de todos ativos/equipamentos e programas existentes para manter/reparar. Com foco em condição atual, meta ajudar gerente a configurar melhor manutenção proativa e projetar custos futuros. Com auditoria de segurança, foco muda para segurança, auditores coletam dados sistematicamente sobre conformidade. Ao decidir trazer auditores onsite da Hippo, olhe quão bons são registros atuais, quão próximos ativos estão, e se pode ter técnicos coletando e digitando tudo no novo banco. No fim, melhor forma de decidir é em consulta direta com equipe de implementação do provedor CMMS.