Uma auditoria de instalação é adequada para a configuração do seu CMMS?

As soluções de integração e implementação prontas para uso do Hippo garantem que você possa colocar seu software de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) em funcionamento da maneira mais suave possível. E uma parte importante do processo pode ser uma auditoria completa da instalação.

Mas o que é uma auditoria de instalações e sua empresa deve fazer uma?

Os especialistas em implementação Mike Sokulski e Tyler Syrowitz viajaram pelo mundo ajudando empresas a colocar seus ativos no CMMS da Hippo. Mike fez auditorias por toda parte, incluindo um museu dentro de um porta-aviões, uma pequena comunidade em uma ilha e até uma prisão. Tyler trabalhou com clientes em todo o Canadá e na América, incluindo uma fábrica de processamento de cereja e uma instalação que transforma palha em papel e embalagem. Aqui eles compartilham seus insights sobre auditorias de instalações e como as empresas podem se preparar para o sucesso.

Mas primeiro, vejamos as auditorias em geral.

O que é uma auditoria de instalação?

Em geral, as auditorias são revisões abrangentes que ajudam a estabelecer uma linha de base do que você já possui, incluindo ativos, equipamentos e inventário, bem como processos e procedimentos. É uma maneira de capturar informações sobre tudo, desde o que você tem até o que você tem para cuidar dele. Você também pode categorizar as auditorias por quem as realiza. Então, existem auditorias internas e externas.

Essa é uma definição geral. Existem também tipos mais específicos de auditorias, cada uma com seus próprios processos e objetivos.

O que é uma auditoria de gerenciamento de instalações?

Aqui, você está fazendo uma lista tão completa quanto possível de todos os ativos e equipamentos que possui, certificando-se de incluir informações sobre sua condição atual. Você também precisa incluir informações sobre os sistemas que possui para manutenção e reparos.

O objetivo é ajudar o gerente de manutenção ou instalação a tomar as melhores decisões possíveis sobre quais programas proativos implementar, quando reparar ou substituir ativos e como orçar tudo isso.

Uma auditoria de gerenciamento de instalações pode incluir:

• Sistemas de climatização
• Iluminação
• Elétrica
• Encanamento
• Maquinário
• Veículos
• Sinalização

Como analisa os programas e processos que você tem para manter a instalação, a auditoria também pode incluir ferramentas e inventário de MRO.

O que é uma auditoria de segurança da instalação?

Em vez de olhar para os ativos, aqui você está olhando para a eficácia do seu programa de gestão de saúde e segurança. Nos Estados Unidos, grande parte dessas auditorias envolve a verificação da conformidade com as normas da OSHA, que são abrangentes e podem incluir:

• Ergonomia da estação de trabalho
• Proteção auditiva
• Supressão de incêndio
• Manuseio de materiais

Nos estágios finais do processo, as partes interessadas de toda a organização podem trabalhar juntas para fazer um relatório de auditoria, que em muitos aspectos é simplesmente uma lista de recomendações. Em alguns casos, pode ser tão simples quanto adicionar sinalização adicional ou mudar para melhores tapetes antiderrapantes. Em outros, você pode se encontrar desenvolvendo novos procedimentos operacionais padrão. Por exemplo, novos SOPs de bloqueio/etiquetagem.

Nota rápida, mas importante:o Hippo faz auditorias de gerenciamento de instalações ao ajudar as organizações a configurar seu banco de dados CMMS. Hippo não oferece auditorias de segurança.

Qual ​​é o papel das listas de verificação de auditoria das instalações?

Embora o que você inclui na lista de verificação possa depender do seu setor e instalação, o objetivo geral das listas de verificação é sempre o mesmo:garantir que você não esqueça nada.

Ao fazer uma auditoria de gerenciamento de instalações, você pode criar novas listas de verificação para cada área. Mais tarde, quando você tiver uma lista principal de todos os seus ativos e equipamentos, poderá criar listas de verificação adicionais para ajudá-lo a coletar toda a documentação associada. Por exemplo, para cada peça de equipamento em uma linha de produção, você pode criar uma lista de verificação para ter certeza de que possui os manuais de O&M, garantias, ordens de serviço de manutenção e reparo relacionadas, esquemas e imagens.

Isso é auditorias em geral. Mas o que especificamente o Hippo faz para suas auditorias?

O que é uma auditoria de instalação do Hippo CMMS?

Uma auditoria é como todas as informações de ativos que precisam entrar no banco de dados entram no banco de dados, explica Mike. Um especialista em implementação chega ao local e cataloga os ativos de uma instalação, incluindo mecânica, elétrica, hidráulica e produção. Geralmente, existem três fases.

Fase um:catalogação de ativos no local

Primeiro, um especialista em implementação chega ao local para catalogar os ativos. Eles andam pelas instalações com uma câmera e um tablet, tirando fotos, mapeando locais em uma planta digital e coletando informações. Mike diz que coleta muito para cada ativo, incluindo "números de série, números de modelo, a qual painel elétrico está vinculado caso você precise desligá-lo e, para alguns ativos maiores, até informações sobre o motor".

Toda empresa recebe uma auditoria sob medida para sua situação, mas geralmente Mike ou Tyler estarão no local por dois ou três dias. Em casos raros, quando parece que pode demorar mais de uma semana, Hippo começa a pensar em enviar os dois.

Uma nova tendência são as empresas que solicitam o código de barras. "Enquanto fazemos a auditoria, estamos anexando códigos de barras aos ativos... Muitas empresas gostam disso. Elas gostam de ter um número que possam referenciar", diz Mike. O benefício para a empresa é que técnicos posteriores podem escanear a etiqueta de código de barras com um dispositivo móvel para acessar todas as informações do ativo. Do lado de Mike e Tyler, o código de barras adiciona algumas etapas extras. Eles precisam encontrar um bom local para a etiqueta resistente, que eles adicionam às informações do ativo junto com o código de barras.

Fase dois:construção de banco de dados externo

De volta aos escritórios de Hippo, Mike e Tyler começam a juntar tudo. "Pegamos todas essas informações, que são muitas, e essencialmente estamos vasculhando-as e construindo seu banco de dados", diz Mike. Os tempos variam de acordo com o tamanho do banco de dados, mas Hippo normalmente estima entre quatro a seis semanas para carregar tudo, diz Tyler.

Fase três:programação de manutenção preventiva

Tudo depende de quanto de um cronograma de manutenção preventiva já está em vigor. Em alguns casos, as empresas precisam apenas de suas informações adicionadas ao CMMS. Em outros, Mike e Tyler ajudam as empresas a estabelecer um cronograma. "Tentamos fazer algumas pesquisas sobre o equipamento e criar PMs padrão do setor." Hippo já tem muitas dessas informações em mãos, mas Mike e Tyler às vezes precisam caçar manuais e entrar em contato diretamente com fabricantes de equipamentos.

Sua empresa deve fazer uma auditoria nas instalações?

Mike sugere que as empresas pensem cuidadosamente sobre as seguintes questões:

• Você tem uma lista precisa e completa de todos os seus recursos?
• Você tem alguém na equipe que pode carregar tudo no banco de dados e você pode se dar ao luxo de tirá-lo de suas atribuições regulares?
• Seus ativos estão próximos? Ou as informações virão de diferentes locais e fontes?

Se uma empresa responde não a qualquer um dos itens acima, deve pensar seriamente em uma auditoria, diz Mike. Alternativamente, uma empresa pode decidir fazendo a si mesma uma pergunta:você quer uma solução pronta para uso? Se a resposta for sim, uma auditoria é o caminho a percorrer.

Tyler tem uma pergunta diferente que as empresas podem se fazer:você quer ser eficiente? Tyler sabe que a experiência compensa quando se trata de auditoria. Recentemente, ele trabalhou com uma empresa que pensava ter milhares de ativos para serem inseridos no CMMS. Quando Tyler chegou ao local, percebeu que o número estava na verdade na casa das centenas. A empresa contava cada peça como um ativo quando muitas vezes só precisava olhar para grupos de peças inter-relacionadas. "Pense no seu laptop", diz Tyler. "Você pode ter dez ativos ou um. Você diria que é uma tela mais um teclado e um mouse? Praticamente falando, para manutenção, é um ativo." Se ele quebrar e você estiver escrevendo a ordem de serviço, é quando você pode ser mais específico sobre qual parte precisa de atenção, ele aconselha.

Tyler economizou tempo e esforço da empresa durante a auditoria. Ele também salvou o departamento de manutenção da frustração de longo prazo. Seu trabalho evita que as empresas encham seu banco de dados, dificultando a geração de ordens de serviço e o agendamento de manutenções preventivas. "Custa dinheiro para nós irmos até lá, mas estamos economizando dinheiro para eles", explica ele.

Como os especialistas em implementação se preparam para uma auditoria nas instalações?

Primeiro, Mike e Tyler entram em contato com a empresa, porque eles precisam saber o cronograma da empresa e até que ponto o departamento de manutenção está no processo geral. Eles então precisam definir a logística, como definir as datas de chegada e partida, revisar os requisitos de segurança e estabelecer quem será o contato no local. Em algumas instalações, Mike e Tyler recebem um breve tour e são obrigados a assistir a um vídeo de segurança antes de serem deixados sozinhos para concluir seu trabalho. Em outros, um gerente ou membro do departamento de manutenção está sempre com eles.

Para ajudá-los a planejar a auditoria, o especialista em implementação solicita:

• Plantas baixas digitais fáceis de ler, geralmente como PDFs ou CADs
• Listas de recursos existentes
• Programações atuais de PM
• Diagramas de tubulação e instrumentação (P&ID)

Se uma empresa deseja códigos de barras, a Hippo prefere saber isso com antecedência, para que as etiquetas possam ser enviadas diretamente para o site.

Como as empresas devem se preparar para uma auditoria de instalações?

Quanto mais preparação uma empresa faz para a auditoria, melhor ela funciona. Ter todos os documentos solicitados, especialmente plantas baixas digitais limpas, torna a localização e catalogação de ativos mais rápida.

Além de bons mapas, Tyler incentiva as empresas a fornecer bons guias. Ter alguém da empresa familiarizado com a instalação ajuda a melhorar a acessibilidade dos bancos de dados. Especificamente, Tyler quer que seus guias saibam se os técnicos têm nomes especiais para algum dos ativos. O uso desses nomes, que podem ser completamente idiossincráticos, garante que os técnicos e o banco de dados falem a mesma língua.

Guias experientes também garantem a precisão. Embora Mike e Tyler tenham auditado instalações em muitos setores diferentes e tenham visto todos os tipos de ativos, às vezes eles encontram algo novo. Tyler auditou uma instalação repleta de máquinas altamente especializadas importadas da Itália para classificação e embalagem de cerejas, e seu guia foi inestimável para ajudar a obter as informações corretas no CMMS.

Mike também incentiva as empresas a classificar seus ativos por criticidade, para que os mais importantes sejam executados primeiro. Se houver tempo no final da auditoria, ele poderá passar para uma lista secundária de itens agradáveis.

Quais são os benefícios da auditoria de instalações?

Algumas empresas ficam surpresas com a forma como o CMMS da Hippo facilita o treinamento de novos funcionários, diz Mike. Em vez de precisar saber onde está tudo, os novos técnicos podem acessar plantas baixas digitais ricas em informações. Em vez de ter que passar por um reparo comum, eles podem examinar os dados históricos de um ativo ou seguir uma lista de verificação personalizável.

Tyler vê as auditorias como uma chance para os departamentos de manutenção verem o quanto o Hippo se importa e espalharem entusiasmo sobre a implementação de um novo software de gerenciamento de instalações. Qualquer novo projeto requer um nível de adesão da equipe para ser bem-sucedido, e as auditorias ajudam a introduzir a tecnologia e a envolver todos.

Próximas etapas

O Hippo está aqui para ajudá-lo a obter a solução que funciona melhor para você, incluindo responder suas perguntas sobre auditorias e ajudá-lo a reservar uma demonstração de software ao vivo.

Resumo do CEO

As auditorias de instalações são uma parte importante do processo de implementação se sua organização ainda não tiver uma lista de ativos precisa. Com um gerenciamento de instalações, os auditores coletam informações sobre todos os seus ativos e equipamentos, bem como os programas existentes para mantê-los e repará-los. Com foco na condição atual, o objetivo é ajudar o gerente de manutenção ou instalação a configurar melhor manutenção proativa e projetar custos futuros. Com uma auditoria de segurança da instalação, o foco muda para a segurança e os auditores coletam sistematicamente dados sobre questões de conformidade de segurança. Ao decidir se você deseja trazer auditores locais da Hippo, você precisa observar quão bons são seus registros atuais, quão próximos seus ativos estão uns dos outros e se você pode pagar por técnicos coletando e inserindo tudo no novo base de dados. No final, a melhor maneira de decidir é em consulta direta com a equipe de implementação do seu provedor de CMMS.