Software de manutenção CMMS:Por que os usuários costumam ficar insatisfeitos

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Muitos gerentes de manutenção estão insatisfeitos e sentem que não estão utilizando adequadamente seu CMMS/software de gerenciamento de manutenção. Isto é bastante surpreendente considerando que, em muitos casos, as suas organizações podem ter gasto milhares de dólares na compra do produto, formação e manutenção contínua. O software CMMS deve funcionar para você – e não você para o software CMMS! As dicas a seguir podem ajudá-lo a selecionar um vencedor e se tornar um cliente CMMS satisfeito.

1)  Evite critérios de seleção descontrolados: Em muitos casos, os problemas começam na fase de seleção. Os critérios de seleção para adquirir um novo pacote de software CMMS devem ser baseados no que você pode usar imediatamente ou num futuro próximo – e não no que todos pensam que você deve ser capaz de fazer. Vimos solicitações de propostas de 30 a 40 páginas com literalmente centenas de recursos solicitados. Considerando a quantidade de trabalho que os usuários exigiriam no software CMMS, você pode ter certeza de que a maioria desses recursos nunca será usada! Outros poderiam ser bons em ter itens que não são realmente viáveis ​​na prática. Por exemplo, um requisito de que o software CMMS suporte uma variedade de smartphones. Parece um recurso interessante, mas quantas organizações vão fornecer smartphones ao seu pessoal de manutenção e pagar por planos de dados mensais! Se o fizerem, eles têm orçamento para continuar reparando/substituindo-os se os telefones forem danificados quando usados ​​em ambientes industriais ou se alguém deixar cair uma ferramenta sobre eles? Nesses casos, realmente faz sentido que o gerente de manutenção se envolva desde o início da fase de especificação e elimine impiedosamente os requisitos que não são necessários para o trabalho.

2) Tenha cuidado quando serviços de treinamento/consultoria forem oferecidos: Muitos fornecedores podem oferecer treinamento substancial no software CMMS – mas exigir muito treinamento para usar o software deve ser realmente um grande sinal de alerta! Por que? Quantos departamentos de manutenção têm tempo e recursos para enviar suas equipes de manutenção para treinamento? Os técnicos de manutenção devem receber treinamento sobre como realizar tarefas relacionadas à manutenção – e não gastar seu tempo recebendo treinamento sobre como usar o software CMMS. Outro sinal de alerta é se muito tempo de consultoria está sendo oferecido. Isso significa que você gastará muito tempo apenas configurando o sistema CMMS. Também é mais provável que você gaste muito dinheiro comprando serviços de consultoria adicionais.

3)  Não se deixe levar por ótimas avaliações/referências de clientes: Ao analisar as avaliações/depoimentos de clientes, lembre-se de que a beleza está nos olhos de quem vê. Portanto, depoimentos / referências elogiosos de clientes, embora sejam agradáveis, não devem levá-lo à escolha errada. O que pode ser um bom fluxo de trabalho/recursos para um cliente pode não funcionar muito bem para você.

4)  Experimente antes de comprar: Procure produtos que você possa experimentar primeiro. Você deve conseguir um período de teste para usar uma versão totalmente funcional do software CMMS, para poder experimentá-lo antes de comprá-lo. Um bônus adicional seria se esses produtos permitissem a conversão fácil da versão de avaliação para a versão completa, mantendo todos os dados já inseridos.

5)  Dê seu feedback: Reserve um tempo para fornecer seus comentários e sugestões ao fornecedor do software CMMS. Embora isso possa não ajudá-lo imediatamente, pode ajudá-lo muito no longo prazo. Se muitos clientes solicitarem recursos específicos – em muitos casos, o fornecedor do software tentará implementá-los e você os obterá em uma versão futura, especialmente se também tiver adquirido suporte e atualizações contínuos.

Resumindo, procure algo que seja fácil de usar e que possa começar a ajudá-lo imediatamente. Evite produtos de software CMMS que possam ter fluxos de trabalho complexos e exigir que você se esforce para realizar as tarefas. É por isso que é essencial fazer um teste e experimentá-lo antes de comprar.

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