Por que as implementações de CMMS falham:o papel crítico do alinhamento em toda a empresa

Uma pesquisa do The Standish Group mostra que mais de 31% dos projetos de implementação de software de TI são cancelados antes de serem concluídos. À medida que os pesquisadores estudam por que alguns projetos não são lançados enquanto outros são bem-sucedidos, surgiram alguns pontos em comum.

Em implementações bem-sucedidas, a equipe responsável não apenas inicia seu planejamento bem antes do pontapé inicial, mas também os membros da equipe não avançam até que tenham estabelecido firmemente a direção estratégica, a justificativa para o projeto e o impulso motivacional. Isso os posiciona para ganhar o patrocínio de nível executivo necessário para garantir os recursos necessários para a duração do projeto.

Em seu webinar de outubro de 2020, “AIM primeiro:Alinhando sua organização para uma implementação de CMMS bem-sucedida”, Scott Rojas chama isso de pré-planejamento de “missão antes da missão” ou, resumidamente, AIM (Alinhar, Integrar, Monitorar/Medir).

Rojas, consultor sênior e especialista em implantação de sistema computadorizado de gerenciamento de manutenção (CMMS) da Fluke Reliability, é especializado em excelência operacional, análise de processos de negócios e gerenciamento de qualidade. Sua abordagem de gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) para implementação de software CMMS ajudou a esclarecer a necessidade de uma metodologia “AIM primeiro”.

Para uma implementação bem-sucedida, diz Rojas, três visões precisam estar alinhadas:a missão executiva, o processo PPM e o plano e execução da implementação do CMMS.

“O que é verdade para a organização orientada pela estratégia também deve ser verdade para o projeto CMMS!” ele enfatiza.

AIM primeiro:foco na estratégia e na missão

O ponto de vista do AIM é que a clareza na estratégia e na missão deve vir antes de tudo. Alinhe primeiro, depois integre e monitore.

Um bom lugar para iniciar o processo de alinhamento é confirmar a lógica da equipe ou o propósito do novo software CMMS. Quando Rojas entrevistou o público do webinar, a maioria respondeu que um CMMS deveria ser melhor utilizado como parte de um programa estratégico ou de vários programas (42%) e/ou como um banco de dados de manutenção e confiabilidade (40%).

Rojas concorda com essa expectativa, mas alertou sobre a implementação de um CMMS como um programa estratégico independente. Ele diz que a visão e a missão da planta devem definir a estratégia, e o software CMMS deve apoiar a visão e a missão.

A estratégia da iniciativa CMMS, diz ele, deveria ser:

• Focado estrategicamente
• Objetivo orientado
• Consciente dos recursos
• Tecnicamente viável
• Economicamente viável
• Com motoristas justificados

A validação desses seis pontos satisfaz o requisito AIM-first e posiciona a equipe principal para iniciar os preparativos. Observe onde o AIM está localizado na Figura 1:Bem no início. O processo AIM começa antes do plano de implementação e perdura por toda a iniciativa.

Como ilustra a Figura 1, um plano de implementação de CMMS saudável requer preparação, criação de um modelo e de um plano de implementação, orientando cuidadosamente a transferência de dados, a confirmação do sistema e a formação para a entrada em funcionamento e para além das atividades de sustentação.



Figura 1. As 10 chaves para o sucesso da implementação do CMMS

Ao gastar o tempo extra alinhando a missão e a visão antes de iniciar o processo de implementação, Rojas diz que a equipe não apenas atrai adesão, mas tem uma chance muito maior de sustentar essa adesão durante todo o processo de implementação.

Pontos de falha comuns em implementações de CMMS

Rojas identifica quatro níveis de armadilhas encontradas durante as implementações do CMMS e os 50 culpados frequentes de falhas na implementação do CMMS. Para a lista completa, consulte a apresentação do webinar. Aqui estão alguns exemplos das armadilhas:

Nível 1

• A organização não está comprometida com a implementação do CMMS ou não tem cultura para mudar
• Descoberta incompleta de motivadores e benefícios estratégicos

Nível 2

• Falta de compreensão e apoio da alta administração
• Orçamento ou recursos insuficientes

Nível 3

• Mau planejamento do projeto
• Não há medidas de desempenho do projeto

Nível 4

• Um processo de seleção de CMMS falho
• Nenhum processo de implementação ou metodologia de ciclo de vida do projeto

Você já ouviu o conselho de que, ao planejar o prazo de um trabalho, você deve fazer a sua melhor avaliação e depois duplicá-la?

Rojas está inclinado a concordar sobre o prazo esperado entre o patrocínio do termo de abertura do projeto CMMS e os dados de entrada em operação:pode ser necessário dobrá-lo. Embora 47% do público do webinar desejasse de 6 a 12 meses para implementação (de acordo com uma pergunta da enquete), Rojas adverte que mesmo isso pode não ser tempo suficiente se todas as peças não estiverem no lugar inicialmente.

Todos os cinco elementos “verdes” na Figura 2 precisam estar presentes para que uma implementação de CMMS entregue o valor esperado. Se algum estiver faltando no início, espere que o projeto demore mais do que o desejado ou não tenha sucesso. Siga para a direita para ver como a cultura da planta responde aos elementos ausentes.

Figura 2. Mapeamento das cinco condições exigidas no nível da iniciativa para uma implementação bem-sucedida do projeto

Sem uma metodologia AIM-first diligente, é provável que essas lacunas na Figura 2 ocorram, levando a um “senso dominante de frustração e desgaste organizacional”, além de outros efeitos prejudiciais, diz Rojas.

Aqui estão sinais de que um projeto CMMS está com problemas:

• “Aumento de escopo” significativo sem controle de alterações
• Custos crescentes acompanhados por uma deterioração no valor e nos benefícios
• Desvios de cronograma que não podem ser corrigidos
• Prazos perdidos
• Moral baixo, acompanhado por mudanças no pessoal-chave do projeto

Como é um “bom AIM”

Para evitar tudo isso, você deve realinhar o valor estratégico do projeto e o business case.

Aqui estão alguns exemplos de aplicação dos princípios AIM e de como começar corretamente:

• O Diretor Corporativo de Manutenção está pronto para implantar um CMMS em toda a empresa.
• Ele forma uma equipe de Business Case Development (BCD) para dar o pontapé inicial.
• A equipe realiza a devida diligência apropriada e trabalha para preparar um caso de negócios sólido, incluindo uma análise de custo-benefício com todos os critérios de seleção de portfólio atingindo o alvo com o melhor caso, o caso médio, o pior caso e os cenários de não fazer nada.
• O analista de negócios da equipe envia o caso de negócios para aprovação do comitê executivo.
• Depois de aprovado, o projeto é iniciado e um gerente de projeto é designado para começar a trabalhar, começando com uma pesquisa completa e revisão do escopo de alto nível e da área de trabalho sujeita à implementação.
• Com a ajuda de PMEs cruciais, o PM trabalha diligentemente no termo de abertura do projeto. O PM fornece atualizações e alguns itens de escopo adicionais necessários para o caso de negócios e complementa com outros requisitos de recursos.
• O PM envia o termo de abertura do projeto e as atualizações de alinhamento estratégico, e o ROI ainda parece promissor, graças ao excelente trabalho inicial da equipe da BCD.
• A equipe principal do projeto entra na fase de planejamento e começa a trabalhar com um analista de negócios, conforme solicitado no termo de abertura do projeto, para desenvolver o escopo completo dos requisitos de negócios.

Rojas sugere envolver um analista de negócios no projeto desde o início e confiar fortemente em suas contribuições.

Ele também aconselha rigor ao especificar outros recursos – a equipe interna pode fazer tudo ou será necessária ajuda externa?

E, diz ele, sempre conduza uma análise completa de custo-benefício, faça a devida diligência e desenvolva um caso de negócio “sólido” na fase preliminar.

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