Benefícios de um Modelo Operacional de Automação (Parte 1)

Nota do editor: Este artigo é o primeiro de uma série de três partes.

Quando falo com os clientes, muitas vezes me pedem conselhos práticos sobre como progredir com rapidez e sucesso nos estágios iniciais de alavancar a automação de processos robóticos (RPA). Executivos que desejam operar em escala (onde os benefícios em toda a empresa são mais impactantes) geralmente fazem estas três perguntas:

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  “Como começamos no caminho certo para escalar rapidamente?”
  
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  “De que recursos precisaremos para ser autossuficientes?”
  
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  “Como devemos nos organizar para ter sucesso com a automação?”
  

Para que as organizações alcancem os benefícios esperados de seus programas de automação, é importante ter uma estratégia para cada uma das questões acima. Essas perguntas e muitas outras são respondidas por meio de um modelo operacional de automação que é único para cada organização.

Simplificando, para dimensionar a automação de forma eficaz, você precisa de um modelo operacional de automação (não se preocupe, abordarei o que isso significa e como fazer isso nesta série de blogs).

O modelo operacional de automação fornece uma visão abrangente das decisões de gerenciamento do programa a serem tomadas, como funções e responsabilidades, governança e gerenciamento de infraestrutura.

Consideraremos algumas dessas decisões importantes à medida que você cria seu próprio modelo operacional de automação exclusivo nesta série de três partes. A parte um (este artigo) apresentará quatro estágios pelos quais muitas organizações progridem para alcançar a automação em escala e explorar a questão “por onde devemos começar”. As partes dois e três desta série investigarão cada etapa mais detalhadamente para considerar os recursos, patrocínio executivo e justificativa de financiamento necessários à medida que o modelo operacional de automação amadurece.

Começar a escalar:os quatro estágios de automação

A maioria das organizações passará por quatro estágios no caminho para dimensionar a automação com sucesso (conforme mostrado no diagrama abaixo). À medida que o programa de automação de uma empresa passa por esses estágios, o patrocinador executivo, as fontes do pipeline de automação e a justificativa de financiamento mudarão. Como resultado, o escopo do modelo operacional de automação amadurecerá.

Estágio 1 - Provar

No estágio de prova, os processos iniciais identificados para automação começam a provar a tecnologia de automação e desenvolver um patrocinador para o valor. Isso geralmente ocorre em um único departamento com menos de 10 robôs de software, pois os processos iniciais visam garantir que o RPA “funcione” em seu ambiente específico. Algumas organizações podem levar até três meses nesta fase, enquanto outras passam por um piloto muito mais rápido (às vezes em questão de semanas).

Estágio 2 - Estabelecimento

Neste estágio de automação, o foco está na produção e entrega de vários processos – normalmente dentro de uma única unidade de negócios. Esta fase pode levar de três a seis meses. Pode haver um risco de estagnação neste ponto se o pipeline de automação for originado principalmente de uma unidade de negócios e houver reconhecimento limitado de RPA em toda a empresa. Além disso, se o líder da unidade de negócios não estiver definindo e responsabilizando a organização para descobrir e fornecer um resultado de negócios considerável com automação, fica difícil demonstrar o potencial.

O modelo operacional de automação de cada organização passará por iterações para chegar à abordagem correta para os principais elementos, como estrutura organizacional, estratégia de admissão, governança, controles de risco e gerenciamento de mudanças.

Estágio 3 - Expandir

Nesta fase, o modelo operacional de automação está totalmente definido e estabelece uma abordagem padronizada para integrar unidades de negócios adicionais. Esse estágio pode durar de um a três anos, pois todos os benefícios da RPA são compreendidos nos níveis seniores e várias linhas de negócios são engajadas para automatizar em escala. No estágio de expansão, os principais indicadores de desempenho (KPIs) são bem definidos e medidos.

Dado que os desenvolvedores no centro de excelência de automação (CoE) estarão focados em oportunidades de alto ROI, fica claro que, para abordar muitas oportunidades de automação simples, em nível de equipe e personalizadas, a organização deve capacitar seus funcionários. A qualificação da equipe inclui ajudar alguns funcionários a se tornarem desenvolvedores cidadãos para criar automações para suas respectivas equipes, departamentos ou para si mesmos.

Mergulhe mais fundo: Sua organização está pronta para atender à crescente necessidade de habilidades de automação?

Estágio 4 - Escala

Nesse estágio, o CoE é capaz de produzir automações sofisticadas usando uma combinação de tecnologias para atender às necessidades dos clientes em toda a organização. A ideia de “um robô para cada pessoa” se consolidou e os campeões de negócios estão espalhados por toda a empresa para apoiar a adoção da RPA. Os desenvolvedores cidadãos estão fornecendo automação de tarefas e processos mais simples, liderada por funcionários, de baixo para cima. No estágio de escala, o patrocinador executivo é um CEO ou diretor financeiro (CFO) e o RPA agora é um pilar dos programas gerais de transformação digital.

Esses estágios iniciais – do início ao dimensionamento – são os pontos de inflexão críticos quando o escopo da automação passa de departamental para toda a organização no modelo de maturidade 'automação em primeiro lugar' (mostrado abaixo).

Fonte da imagem

Agora, vamos nos voltar para a questão de “como começar?”

Começando no caminho certo (para poder escalar a automação rapidamente)

Já escrevemos anteriormente sobre como identificar os processos certos para automatizar, então o foco aqui é criar um roteiro de vários anos envolvendo o mais amplo conjunto de funcionários com um processo transparente para priorizar potenciais automações. É importante que esse elemento de “entrada de processo” de um modelo operacional de automação seja personalizado para que sua organização respeite sua cultura e abordagem para calcular o retorno do investimento (ROI).

A ingestão do processo de automação é a abordagem específica que sua organização adotará para descobrir e priorizar os candidatos à automação. Para o seu programa de admissão de processos de automação, você deve considerar:

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  Engajamento empresarial :Quão amplamente em toda a organização você consegue obter ideias de automação?
  
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  Priorização :Qual sistema de classificação você usará para escolher um candidato de automação em detrimento de outros? Como cada oportunidade ajuda a atingir os objetivos de resultados de negócios de cima para baixo?
  
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  Backlog :Quantas oportunidades de automação foram enviadas, mas não avaliadas?
  
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  Produtividade :Quanto tempo leva para que uma ideia de automação enviada seja avaliada, desenvolvida e implantada?
  
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  Desistir :Com que frequência as ideias de automação são avaliadas, mas não são avançadas para desenvolvimento?
  
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  Automações selecionadas por CoE versus automações orientadas por funcionários :Quantas oportunidades não têm classificação alta o suficiente em relação aos objetivos para serem priorizadas para automação pelo CoE? Como esses pontos problemáticos de negócios serão resolvidos (ou seja, desenvolvimento cidadão)?
  

Você não precisa descobrir como realizar os itens acima por conta própria. Com uma ferramenta como o UiPath Automation Hub , você pode "agrupar, priorizar e gerenciar ideias de RPA, bem como validar e compartilhar automações lideradas por cidadãos".

O objetivo é ser capaz de construir roteiros de automação plurianuais para a maioria dos departamentos da organização. A abordagem geralmente evolui através dos quatro estágios descritos anteriormente neste artigo.

A maioria das organizações que começam com RPA passa com sucesso por um estágio de teste para testar a tecnologia com um grupo inicial de pessoas que tinham um conjunto específico de casos de uso em um departamento e defendem a expansão. No entanto, depois que houver resultados iniciais positivos e o potencial infinito da automação possa ser evidente, ainda há o risco de estagnação ou falha (como ilustrado no gráfico abaixo).

Para permanecer na linha aspiracional de aceleração de automação no gráfico acima, as organizações normalmente empregam duas abordagens para construir um pipeline de automação robusto:

1. Uma abordagem de cima para baixo que orienta a prioridade do CoE para robôs autônomos. Nesse modelo, executivos e equipes de transformação de negócios normalmente têm grandes projetos de transformação que definem as prioridades para a entrada de automação no CoE. A descoberta de automação de cima para baixo também pode ser apoiada pelo UiPath Process Mining ou por especialistas no assunto do processo (SMEs) para entender o número de etapas manuais em um processo, soluções alternativas e número de exceções a um processo.

2. Uma abordagem ascendente que dá aos funcionários o poder de enviar e autoavaliar ideias de autômatos a serem entregues pelo CoE ou por meio de seu próprio assistente digital usando automação assistida. Essas automações orientadas por funcionários são importantes quando a descoberta de automação de cima para baixo não é suficiente para dimensionar o RPA porque um CoE centralizado não pode desenvolver todas as automações necessárias sozinho.

Nota do editor: Se você não estiver familiarizado com robôs assistidos e não assistidos , este pequeno vídeo explica a diferença:

Na abordagem de baixo para cima, funcionários individuais documentam um processo usando uma ferramenta como o UiPath Task Capture e enviam suas ideias para serem desenvolvidas por desenvolvedores de RPA por meio de ferramentas como o UiPath Automation Hub.

Artigo relacionado: Um robô para cada pessoa:a próxima onda de produtividade pessoal

Um cliente recente demonstra como a escalabilidade rápida pode ter um efeito dramático nos negócios. Esse fabricante de alta tecnologia tinha exposição limitada ao RPA, mas queria dobrar as receitas, mantendo o número de funcionários relativamente estável. Para atingir a aspiração de crescimento de receita, eles consideraram o RPA como uma forma de controlar as despesas operacionais em vendas, funções gerais e administrativas, ao mesmo tempo em que aumentavam drasticamente o investimento em pesquisa e desenvolvimento.

O cliente está usando o RPA como base para seu programa de qualificação digital para carreiras preparadas para o futuro. Em apenas alguns meses após desenvolver seu modelo operacional de automação, eles agora estão operando em escala e automatizando mais de 30 novos processos todos os meses. Eles fizeram um investimento considerável na entrada de processos, realizando mais de 40 workshops com funcionários em todo o mundo, que resultaram em um pipeline verificado de 200 automações com previsão de economizar mais de 250.000 horas de trabalho manual.

Além disso, ao investir precocemente em um modelo operacional de automação, o CFO agora tem a confiança no rigor dos bots de software para assumir mais de 70% das funções que antes estavam com um terceirizado de processos de negócios (BPO). Isso está dando à equipe financeira mais controle sobre como melhorar as métricas financeiras, como Vendas Diárias Extraordinárias, para impulsionar a criação de valor.

Na parte dois desta série, vamos nos concentrar no próximo componente crítico que é ter os recursos certos e patrocínio executivo para escalar.

A terceira parte desta série reunirá todos os elementos do programa sob um modelo operacional de automação para responder à pergunta “como devemos nos organizar para ter sucesso?”. Fique atento aos próximos artigos!