Desbloqueando o Sucesso Empresarial: Como um Modelo Operacional de Automação Impulsiona o Crescimento – Parte 1

Nota do editor: Este artigo é o primeiro de uma série de três partes.

Quando falo com clientes, sou frequentemente solicitado a dar conselhos práticos sobre como progredir rápida e exitosamente nos estágios iniciais de aproveitamento da automação de processos robóticos (RPA). Executivos buscando operar em escala (onde os benefícios empresariais são mais impactantes) tipicamente fazem estas três perguntas:

• "Como começamos no caminho certo para escalar rapidamente?"

• "Quais recursos precisaremos para ser auto-suficientes?"

• "Como devemos nos organizar para ter sucesso com automação?"

Para organizações alcançarem os benefícios esperados de seus programas de automação, é importante ter uma estratégia para cada uma das perguntas acima. Estas perguntas, e muitas mais, são finalmente respondidas através de um modelo operacional de automação que é único para cada organização.

Simplificando, para escalar automação efetivamente, você precisa de um modelo operacional de automação (não se preocupe, vou cobrir o que isso significa e como fazer isso nesta série de blogs).

O modelo operacional de automação fornece uma visão abrangente das decisões de gestão de programa a serem tomadas, como papéis e responsabilidades, governança e gestão de infraestrutura.

Consideraremos algumas dessas decisões importantes conforme você constrói seu próprio modelo operacional de automação único nesta série de três partes. A parte um (este artigo) introduzirá quatro estágios pelos quais muitas organizações progridem para alcançar automação em escala e explorará a pergunta "por onde devemos começar". As partes dois e três desta série investigarão cada estágio mais a fundo para considerar os recursos, patrocínio executivo e justificativa de financiamento necessários conforme o modelo operacional de automação amadurece.

Começar a escalar: Os quatro estágios de automação

A maioria das organizações progredirá através de quatro estágios no caminho para escalar automação com sucesso (conforme mostrado no diagrama abaixo). Conforme o programa de automação de uma empresa avança por estes estágios, o patrocinador executivo, fontes do pipeline de automação e justificativa de financiamento todos mudarão. Como resultado, o escopo do modelo operacional de automação amadurecerá.

[Imagem: Quatro estágios de maturidade de automação]

Estágio 1 - Provar

No estágio de provar, processos iniciais identificados para automação começam a provar a tecnologia de automação e desenvolver um patrocinador para o valor. Isso é geralmente em um único departamento com menos de 10 robôs de software, pois os processos iniciais visam garantir que RPA "funciona" no seu ambiente específico. Algumas organizações podem levar até três meses nesta fase enquanto outras passam por um piloto muito mais rápido (às vezes em questão de semanas).

Estágio 2 - Estabelecer

Neste estágio de automação, o foco está na produção e entrega de múltiplos processos — tipicamente dentro de uma única unidade de negócio. Este estágio pode levar de três a seis meses. Pode haver risco de estagnação neste ponto se o pipeline de automação é primariamente originado de uma unidade de negócio e há consciência limitada de RPA pela empresa. Além disso, se o líder da unidade de negócio não está definindo e cobrando a organização a descobrir e entregar um resultado de negócio significativo com automação, torna-se difícil demonstrar potencial.

O modelo operacional de automação de cada organização passará por iterações para chegar na abordagem certa para elementos-chave, como estrutura organizacional, estratégia de intake, governança, controles de risco e gestão de mudança.

Estágio 3 - Expandir

Neste estágio, o modelo operacional de automação está totalmente definido e delineia uma abordagem padronizada para integrar unidades de negócio adicionais. Este estágio pode durar de um a três anos à medida que os benefícios totais do RPA são compreendidos nos níveis seniores e múltiplas linhas de negócio se engajam para automatizar em escala. No estágio de expandir, indicadores-chave de desempenho (KPIs) são bem definidos e medidos.

Dado que os desenvolvedores no Centro de Excelência (CoE) de automação estarão focados em oportunidades de alto ROI, fica claro que para abordar muitas oportunidades de automação simples, de nível de equipe e personalizadas, a organização deve qualificar seus funcionários. Qualificar a equipe inclui ajudar alguns funcionários a se tornarem desenvolvedores cidadãos para construir automações para suas respectivas equipes, departamentos ou para si mesmos.

Mergulhe mais fundo: Sua Organização Está Pronta para Atender Sua Necessidade Crescente de Habilidades de Automação?

Estágio 4 - Escalar

Neste estágio, o CoE é capaz de produzir automações sofisticadas usando uma combinação de tecnologias para atender necessidades de clientes através da organização. A ideia de "um robô para cada pessoa" pegou e campeões de negócios estão espalhados pela empresa para apoiar adoção de RPA. Desenvolvedores cidadãos estão fornecendo automação bottom-up, liderada por funcionários, de tarefas e processos mais simples. No estágio de escala, o patrocinador executivo é um CEO ou diretor financeiro (CFO) e RPA é agora um pilar de programas gerais de transformação digital.

Estes estágios iniciais — do início à escala — são os pontos de inflexão críticos quando o escopo da automação passa de departamental para toda a organização no modelo de maturidade "automation first" (mostrado abaixo).

[Imagem: Modelo de maturidade Automation First]
Fonte da imagem

Agora, vamos nos voltar para a pergunta de "como começar?"

Começando no caminho certo (para poder escalar automação rapidamente)

[Imagem: Roadmap de automação]

Escrevemos anteriormente sobre identificar os processos certos para automatizar, então o foco aqui é criar um roadmap de vários anos engajando o conjunto mais amplo de funcionários com um processo transparente para priorizar automações potenciais. É importante que este elemento de "intake de processo" de um modelo operacional de automação seja personalizado para sua organização para respeitar sua cultura e abordagem para calcular retorno sobre investimento (ROI).

Intake de processo de automação é a abordagem específica que sua organização tomará para descobrir e priorizar candidatos de automação. Para seu programa de intake de processo de automação, você vai querer considerar:

• Engajamento de negócio: Quão amplamente pela organização você consegue obter ideias de automação?

• Priorização: Qual sistema de ranking você usará para escolher um candidato de automação sobre outros? Como cada oportunidade ajuda a atingir objetivos de resultados de negócio top-down?

• Backlog: Quantas oportunidades de automação foram submetidas mas não avaliadas?

• Throughput: Quanto tempo leva para uma ideia de automação submetida ser avaliada, desenvolvida e implementada?

• Churn: Com que frequência ideias de automação são avaliadas mas não avançadas para desenvolvimento?

• Automações selecionadas pelo CoE vs automações lideradas por funcionários: Quantas oportunidades não ranqueiam alto o suficiente contra objetivos para serem priorizadas para automação pelo CoE? Como esses pontos de dor de negócio serão resolvidos (ou seja, desenvolvimento cidadão)?

Você não tem que descobrir como realizar os itens acima sozinho. Com uma ferramenta como UiPath Automation Hub, você pode "obter ideias da multidão, priorizar e gerenciar ideias de RPA, bem como validar e compartilhar automações lideradas por cidadãos."

O objetivo é ser capaz de construir roadmaps de automação de vários anos para a maioria dos departamentos na organização. A abordagem tipicamente evolui através dos quatro estágios descritos anteriormente neste artigo.

A maioria das organizações começando com RPA irá passar com sucesso por um estágio de prova para testar a tecnologia com um grupo inicial de pessoas que tinham um conjunto específico de casos de uso dentro de um departamento e advogam por expansão. No entanto, após haver resultados positivos iniciais e o potencial infinito de automação pode ser autoevidente, ainda há risco de estagnação ou falha (conforme ilustrado no gráfico abaixo).

[Imagem: Gráfico de aceleração vs estagnação de automação]

Para permanecer na linha aspiracional de aceleração de automação no gráfico acima, organizações tipicamente empregam duas abordagens para construir um pipeline de automação robusto:

1. Uma abordagem top-down que guia a prioridade do CoE para robôs não supervisionados. Neste modelo, executivos e equipes de transformação de negócio tipicamente têm grandes projetos de transformação que definem as prioridades para intake de automação no CoE. Descoberta de automação top-down também pode ser apoiada por UiPath Process Mining ou especialistas no assunto (SMEs) de processo para entender o número de etapas manuais em um processo, workarounds e número de exceções a um processo.

2. Uma abordagem bottom-up que dá aos funcionários o poder de submeter e auto-avaliar ideias de automação a serem entregues pelo CoE ou através de seu próprio assistente digital usando automação supervisionada. Estas automações lideradas por funcionários são importantes quando descoberta de automação top-down não é suficiente para escalar RPA porque um CoE centralizado não pode desenvolver todas as automações necessárias sozinho.

Nota do editor: Se você não está familiarizado com robôs supervisionados e não supervisionados, este vídeo curto explica a diferença:

[Imagem: Vídeo explicativo robôs supervised vs unsupervised]

Na abordagem bottom-up, funcionários individuais documentam um processo usando uma ferramenta como UiPath Task Capture e submetem suas ideias para serem desenvolvidas por desenvolvedores RPA através de ferramentas como UiPath Automation Hub.

Artigo relacionado: Um Robô para Cada Pessoa: A Próxima Onda de Produtividade Pessoal

Um cliente recente demonstra como chegar à escala rapidamente pode ter efeito dramático no negócio. Este fabricante de alta tecnologia tinha exposição limitada a RPA mas queria dobrar receitas mantendo contagem de pessoal relativamente estável. Para realizar a aspiração de crescimento de receita, eles olharam para RPA como forma de controlar despesas operacionais em vendas, gerais e funções administrativas enquanto aumentavam dramaticamente investimento em pesquisa e desenvolvimento.

O cliente está usando RPA como base para seu programa de qualificação digital para proteger carreiras no futuro. Em apenas alguns meses após desenvolver seu modelo operacional de automação, eles agora operam em escala e automatizam mais de 30 novos processos todo mês. Fizeram um investimento considerável em intake de processo realizando mais de 40 workshops com funcionários globalmente que resultaram em um pipeline verificado de 200 automações previstas para economizar mais de 250.000 horas de trabalho manual.

Além disso, ao investir cedo em um modelo operacional de automação, o CFO agora tem confiança no rigor dos software bots para assumir mais de 70% das funções que anteriormente estavam com um terceirizador de processos de negócio (BPO). Isso está dando à equipe de finanças mais controle sobre melhoria de métricas financeiras, como Dias de Vendas Pendentes, para impulsionar criação de valor.

Na segunda parte desta série, focaremos no próximo componente crítico que é ter os recursos certos e patrocínio executivo para escalar.

A terceira parte desta série trará todos os elementos do programa sob um modelo operacional de automação para responder a pergunta "como devemos nos organizar para ter sucesso?". Fique ligado para estes próximos artigos!