Encontrando seus casos de uso de RPA:3 maneiras pelas quais os robôs assistidos podem ajudar você a fazer mais (Parte 2)

A oportunidade de automação é maior do que você pensa.

Muitos de nós foram levados a acreditar que a automação só pode eliminar processos grandes, caros e repetitivos e que a automação requer um grande empreendimento para ser alcançada. O foco excessivo nesses processos fez com que as organizações subestimassem os efeitos cumulativos de automações menores e mais direcionadas. Assim como os juros compostos, investir em pequenas automações de processos pode gerar retornos extraordinários ao longo do tempo.

Imagine que a duração média de um determinado processo do departamento financeiro seja de 60 minutos e, por meio da automação, o processo possa reduzi-lo para 20 minutos. Se o salário por hora de um contador de nível básico for de US$ 30, uma automação que elimine dois terços desse processo economizaria US$ 20 para sua empresa toda vez que esse processo precisasse ser concluído.

Se um funcionário concluir o processo uma vez por dia, isso significaria uma economia de cerca de US$ 5.000 por ano. Se 10 funcionários concluírem o processo uma vez por dia, isso significaria uma economia de US$ 50.000 por ano.

Com a automação, eficiências menores criam retornos exponenciais em escala

Muitas vezes é difícil ver esse potencial porque existem muitas tarefas pequenas e tediosas incorporadas aos processos em toda a sua organização.

De acordo com a McKinsey, “em cerca de 60% das ocupações, pelo menos um terço das atividades constituintes poderiam ser automatizadas”. Em muitas dessas oportunidades de automação, os humanos são necessários para alguma parte do processo, o que torna as abordagens clássicas de automação desafiadoras.

Com automação assistida , os robôs de software podem trabalhar ao lado de humanos para compartilhar a carga de trabalho em tempo real. Humanos colaborando com robôs podem fazer mais, mais rápido e com menos erros. Seus robôs podem fazer as tarefas maçantes e tediosas para que os funcionários possam se concentrar no trabalho que amam.

Na primeira parte desta série, focamos em casos de uso de Robotic Process Automation (RPA) para automação autônoma, em que as organizações agendam robôs para lidar com processos que exigem pouca ou nenhuma entrada humana.

Na parte dois, estamos nos concentrando em três casos de uso de RPA que exigem automação assistida, que aproveita os pontos fortes relativos de humanos e robôs juntos em tempo real.

Você também pode conferir minha apresentação do FORWARD III sobre robôs atendidos (até compartilhei os slides da apresentação):

1. Presença, Intervalo:aquisição do robô

As empresas de serviços financeiros precisam fazer atualizações regulares de lucros e perdas, mas o processo é manual e lento.

Envolvendo mais de uma dúzia de planilhas compiladas, esses relatórios de lucros e perdas contêm dados que requerem reformatação, compilação e revisão. Os funcionários importam os dados manualmente, manipulam-nos, verificam-nos e, em seguida, enviam os dados para análise e discussão adicionais. O processo é trabalhoso e demorado e, pior ainda, a composição manual em diferentes relatórios tende a introduzir erros.

Em vez disso, os funcionários podem transferir tarefas repetitivas e monótonas para robôs assistidos para concluir.

Um usuário pode iniciar um processo assistido sob demanda e de várias maneiras, incluindo teclas de atalho como CTRL-SHIFT-M, um clique do mouse em um aplicativo ou clicando no processo na bandeja do robô. Os usuários aguardam enquanto o robô assume o controle do mouse e do teclado e executa essas tarefas mais rapidamente e com menos erros do que eles teriam.

Um robô assistido pode concluir essas tarefas sem qualquer intervenção manual, para que a equipe possa se concentrar em atividades mais críticas. Quando uma empresa de serviços financeiros reconheceu esse caso de uso de RPA, ela conseguiu reduzir o tempo de processamento de 60 para 20 minutos , garantindo que cada relatório fosse 100% preciso .

Ao tornar partes dos processos mais eficientes, funcionários, equipes, organizações – e resultados financeiros – sentirão cada vez mais o efeito à medida que ele cresce.

Quarenta minutos economizados para um processo é uma melhoria; 40 processos que alavancam a RPA são uma inovação

Quando você pode combinar essas melhorias e inovações com a criação de uma cultura de 'automação em primeiro lugar', você tem uma transformação que ocorre em toda a sua organização.

2. Participou, em conjunto:trabalhando ao lado do robô

Os agentes do contact center geralmente precisam colocar os clientes em espera para se concentrar em tarefas que exigem atenção total. Isso não agrada a ninguém – nem ao funcionário, nem ao contact center e certamente não ao cliente.

Enquanto seus clientes estão em espera, os agentes podem precisar vasculhar alguns sistemas diferentes para fazer anotações, coletar informações, verificar regulamentos ou qualquer outra atividade para concluir a chamada.

Um cenário em que os humanos precisam conciliar tarefas repetitivas e de conversação exige a próxima categoria de automação assistida – onde humanos e robôs trabalham lado a lado.

Nesse caso de uso de RPA, um agente pode continuar usando sua máquina e falando ao telefone enquanto um robô trabalha em segundo plano, concluindo rapidamente tarefas tediosas. Isso dá ao agente a capacidade de manter seu foco no cliente, o que aumenta diretamente a produtividade, melhora a qualidade da tarefa e, mais importante, aprimora a experiência do cliente.

O robô pode pesquisar em diferentes sistemas as informações necessárias e prepará-las para o agente. Enquanto isso, o agente pode continuar conversando com o cliente e usar as informações coletadas pelo robô nos momentos apropriados.

Clientes e funcionários ficam mais felizes graças à assistência do robô

Trabalhar em conjunto com o robô é possível ao conectar-se diretamente a um banco de dados, automatizar um aplicativo em segundo plano ou conectar-se a sistemas por meio de uma API.

Os clientes podem desligar o telefone mais rapidamente, com seus problemas sendo melhor analisados ​​por um ser humano focado.

"Até 2023, haverá um aumento de 30% no uso de RPA para funções de front-office (vendas e experiência do cliente )" de acordo com o relatório "Predicts 2020:RPA Renaissance Driven by Morphing Offerings and Zeal for Operational Excellence" do Gartner. Obtenha sua cópia gratuita do relatório completo.

3. Automação híbrida:usando robôs assistidos e autônomos

As equipes de vendas geralmente gastam muito tempo na entrada de dados, o que diminui sua capacidade de fazer o que é mais importante:vender.

As partes administrativas da venda, como inserir o número de ligações feitas, anotar as ações de vendas realizadas e registrar os resultados, são trabalhosas, mas essenciais para acertar.

Utilizando a automação assistida, um robô pode dar suporte às atividades de cada profissional de vendas. Quando essa pessoa executa ações predefinidas, o robô pode coletar e armazenar automaticamente essas informações.

Em intervalos predefinidos ou em tempo real, o robô assistido pode entregar automaticamente essas informações a um robô autônomo para processamento posterior.

Os robôs autônomos podem agregar informações para um departamento de vendas inteiro e enviar informações compiladas para as partes necessárias, bem como diretamente para o robô atendido, que pode então dar suporte a vendedores individuais.

Enquanto a equipe de vendas trabalha, uma combinação de robôs assistidos e autônomos trabalham juntos para ajudar a equipe de vendas a ser mais eficaz.

Com o RPA, você pode não apenas aproveitar os pontos fortes do trabalho humano e robótico, mas também os pontos fortes dos robôs assistidos e autônomos

A automação híbrida geralmente é útil para atividades que interagem diretamente com os usuários, mas onde partes das atividades exigem mais potência de processamento ou informações de vários usuários para serem concluídas.

Pequenas automações podem levar a grandes retornos

A automação não requer uma separação clara entre humano e robô :na verdade, algumas das automações mais impressionantes são, na verdade, uma integração perfeita dos dois, aproveitando o melhor do que cada um tem a oferecer.

Se sua estratégia de automação depender de quais sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERPs) e grandes plataformas disponibilizam, você perderá a oportunidade de automatizar atividades que podem acumular retornos mais altos em escala.

Com os casos de uso de RPA atendidos, a automação permite que humanos e robôs trabalhem juntos – passando processos, trabalhando em paralelo e negociando tarefas dinamicamente – para melhorar a eficiência, agregar valor, aumentar o envolvimento dos funcionários e atender melhor os clientes.

Quer saber mais? Junte-se a nós em nosso webinar "Automação assistida versus não assistida"