A maneira tranquila de superar os desafios de RPA

É fundamental trabalhar com as equipes de liderança para explicar os benefícios reais que eles podem esperar alcançar e em que prazo.
Muitas organizações já conhecem os benefícios da automação robótica de processos (RPA), mas acham difícil saber como começar quando se trata de seus próprios projetos. Quem deve estar envolvido? Deve ser conduzido pelo negócio ou pela TI? Devemos saber o que queremos automatizar antes de procurar ajuda ou começar com uma folha de papel em branco?

A automação significa coisas diferentes para organizações diferentes, e não há um local ou hora definido para começar.

O aspecto mais importante a ser considerado na jornada para a implementação bem-sucedida de RPA é o elemento humano e a compreensão de como a introdução da tecnologia afetará as pessoas dentro de uma organização.

Reconhecendo a resistência

Muitas vezes nos encontramos implementando tecnologias digitais modernas em ambientes legados estabelecidos, e isso significa ensinar novas habilidades para equipes estabelecidas.

Algumas equipes serão mais resistentes a mudanças do que outras, principalmente se a organização estiver acostumada a trabalhar em silos. Mas o que descobrimos que faz a diferença entre o sucesso e o fracasso de um projeto de RPA é o nível de adesão dessas equipes estabelecidas antes do início.

O que é necessário aqui é uma parte interessada interdepartamental para ajudar a enfatizar os benefícios comerciais da RPA; redução de erros e chefe de serviço 24 horas por dia, 7 dias por semana entre eles. É claro que a segurança também tende a ser percebida como uma questão-chave na implantação de robôs – a ideia de que os bots de alguma forma estarão fora de controle. No entanto, a governança de TI padrão é quase sempre suficiente para garantir total conformidade.

Mais importante na busca da felicidade do RPA, as empresas precisam perceber e comunicar que o papel do RPA é automatizar tarefas, não empregos.

Fácil como 1,2,3

Para superar muitos desses obstáculos e responder às perguntas importantes sobre os desafios da RPA, recomendamos um programa de três etapas.

Educação do Estágio 1

Começamos com uma prova de valor ou conceito, para ajudar as organizações a entender o poder da oferta da RPA. Eles querem verificar se a tecnologia funciona, se podem construir o business case durante esta fase, bem como um plano de entrega com os potenciais benefícios e economias a serem feitos.

É fundamental trabalhar com as equipes de liderança para explicar os benefícios reais que eles podem esperar alcançar e em que prazo. A mensagem então precisa ser levada para a organização como um todo sobre o que é RPA e como ela pode beneficiar a todos. Considere a equipe da linha de frente para explicar como eles podem trabalhar com robótica para automatizar os elementos mundanos de seu trabalho e voltar a se concentrar no cliente.

Também é muito importante envolver departamentos de suporte, como RH e segurança de TI, para garantir que haja colaboração em toda a organização. Isso estabelece as bases para o sucesso a longo prazo da RPA.

Avaliação do Estágio 2

Este é o estágio empolgante pelo qual você obtém um caso de negócios específico ao vivo, automatizando um certo número de processos. Embora focado na tecnologia, à medida que essa fase se torna visível para a organização, um programa robusto de comunicação e gerenciamento de mudanças deve ser executado em conjunto para manter as pessoas relevantes a bordo e atualizadas.

Trabalhando com uma pequena equipe de 3 a 4 pessoas, é razoável esperar que você possa projetar, construir, testar e implementar um processo em 40 dias. É importante mapear um processo adequado para uma Prova de Valor, algo grande e complexo o suficiente para provar um retorno do investimento em 40 dias, mas pequeno o suficiente para ser viável e não precisar enfrentar os desafios que vêm com o dimensionamento de uma solução RPA.

O resultado final do estágio 2 deve ser um processo funcional e automatizado, bem como um plano claro de como levar o RPA adiante – e, mais importante, uma força de trabalho educada que aprendeu como o RPA funciona e o que está envolvido. A chave aqui é provar os benefícios da entrega, testar e ser capaz de devolver robôs ao negócio se a autossuficiência for o objetivo.

Facilitar a Fase 3

O terceiro estágio para superar os desafios da RPA é construir um plano de negócios operacional que crie um pipeline de automação de quais processos e recursos provavelmente estarão envolvidos. No final das contas, o objetivo ideal de qualquer organização deve ser tornar-se um centro de excelência para automação. Um centro de excelência é uma estrutura organizacional que pode ser fornecida internamente ou por terceiros e deve incluir suporte a processos de negócios, suporte técnico de software e/ou suporte de infraestrutura para todas as atividades de automação. Pense nisso como RPA como serviço.

Um ponto adicional a ser destacado aqui é que, desde o início de sua jornada em direção à automação, você precisa pensar em como essa estrutura ficará após o projeto. É melhor ter seu centro de excelência executado em casa ou em conjunto com terceiros? Esta é uma grande consideração de recursos que pode mudar ao longo do estágio de Prova de Valor, mas deve estar em mente.

Se você seguir estas três etapas para superar os desafios de RPA, não errará muito. Mas dada a importância do fator humano, esses três princípios da RPA devem reinar supremos.

• Coloque as pessoas no centro da automação;
• Remova o mundano para dar lugar ao criativo;
• Ensine novas habilidades para aproveitar as novas tecnologias.

Escrito por Ciara MacCooey, COO, humano+