Estratégias Seguras para Superar Desafios de RPA

É fundamental trabalhar com equipas de liderança para explicar os benefícios reais que podem esperar alcançar e em que prazo.

Muitas organizações já conhecem os benefícios da automação de processos robóticos (RPA), mas acham difícil saber como começar nos seus próprios projetos. Quem deve estar envolvido? Deve ser impulsionado pelo negócio ou por TI? Devemos saber o que queremos automatizar antes de procurar ajuda, ou começar com uma folha em branco?

Automação significa coisas diferentes para diferentes organizações, e não há lugar ou momento definido para começar.

O aspeto mais importante a considerar na jornada para uma implementação bem-sucedida de RPA é o elemento humano e compreender como a introdução da tecnologia afetará as pessoas dentro de uma organização.

Reconhecer a resistência

Muitas vezes encontramos-nos a implementar tecnologias digitais modernas em ambientes legados estabelecidos, e isso significa ensinar novas competências a equipas estabelecidas.

Algumas equipas serão mais resistentes à mudança do que outras, particularmente se a organização está habituada a trabalhar em silos. Mas o que descobrimos que faz a diferença entre sucesso e falha de um projeto de RPA é o nível de adesão dentro dessas equipas estabelecidas antes do arranque.

O que é necessário aqui é um stakeholder transversal para ajudar a enfatizar os benefícios de negócio do RPA; redução de erros e serviço 24/7 entre os principais. Claro, a segurança tende a ser percebida como uma questão-chave na implementação de robôs também — a ideia de que os bots estarão de alguma forma fora de controlo. No entanto, a governança de TI padrão é quase sempre suficiente para garantir total conformidade.

O mais importante na busca da felicidade com RPA, as empresas precisam de perceber e comunicar que o papel do RPA é automatizar tarefas, não empregos.

Fácil como 1,2,3

Para superar muitos destes obstáculos e responder às perguntas importantes sobre desafios de RPA, recomendamos um programa de três etapas.

Etapa 1: Educar

Começamos com uma prova de valor ou conceito, para ajudar as organizações a compreender o poder da oferta de RPA. Querem verificar se a tecnologia funciona, que podem construir o caso de negócio durante esta fase, bem como um plano de entrega com os benefícios e poupanças potenciais.

É fundamental trabalhar com equipas de liderança para explicar os benefícios reais que podem esperar alcançar e em que prazo. A mensagem depois precisa de ser levada à organização como um todo sobre o que é RPA e como pode beneficiar todos. Inclua funcionários da linha da frente para explicar como podem trabalhar com robótica para automatizar os elementos mundanos do seu trabalho e voltar a focar-se no cliente.

Também é realmente importante envolver departamentos de apoio como RH e segurança de TI para garantir que há colaboração em toda a organização. Isto lança as bases para o sucesso a longo prazo do RPA.

Etapa 2: Avaliar

Esta é a etapa entusiasmante em que coloca um caso de negócio específico em funcionamento automatizando um certo número de processos. Embora focada na tecnologia, à medida que esta fase se torna visível para a organização, um programa robusto de comunicação e gestão de mudança deve ser executado em paralelo para manter as pessoas relevantes a bordo e atualizadas.

Trabalhando com uma equipa pequena de 3-4 pessoas, é razoável esperar que possa desenhar, construir, testar e implementar um processo dentro de 40 dias. É importante mapear um processo adequado para uma Prova de Valor, algo que seja suficientemente grande e complexo para provar um retorno sobre investimento dentro de 40 dias, mas suficientemente pequeno para ser alcançável e não precisar de enfrentar os desafios que vêm com a escalabilidade de uma solução RPA.

O resultado final da etapa 2 deve ser um processo automatizado funcional, bem como um plano claro para como levar o RPA em frente — e o mais importante, uma força de trabalho educada que aprendeu como o RPA funciona e o que envolve. Fundamental aqui é provar benefícios de entrega, testar e ser capaz de devolver robôs ao negócio se a autossuficiência for o objetivo.

Etapa 3: Facilitar

A terceira etapa para superar desafios de RPA é construir um plano de negócio operacional que crie um pipeline de automação de quais processos e recursos provavelmente estarão envolvidos. No final do dia, o objetivo ideal de qualquer organização deve ser tornar-se um centro de excelência para automação. Um centro de excelência é uma estrutura organizacional que pode ser fornecida internamente ou por terceiros, e deve incluir suporte a processos de negócio, suporte técnico de software e/ou suporte de infraestrutura para todas as atividades de automação. Pense nisto como RPA-as-a-service.

Um ponto adicional a fazer aqui é que desde o início da sua jornada rumo à automação, precisa de pensar em como esta estrutura será pós-projeto. É melhor ter o seu centro de excelência gerido internamente ou em conjunto com terceiros? Esta é uma grande consideração de recursos que pode mudar durante a etapa de Prova de Valor mas deve estar no topo da mente.

Se seguir estes três passos para superar desafios de RPA, não irá muito errado. Mas dada a importância do fator humano, estes três princípios de RPA devem reinar supremos.

• Colocar as pessoas no centro da automação;
• Remover o mundano para dar lugar ao criativo;
• Ensinar novas competências para aproveitar novas tecnologias.

Escrito por Ciara MacCooey, COO, human+