Automação de contas a pagar:combate à fraude um pagamento por vez

Automatizar contas a pagar dá tranquilidade aos contadores quanto ao risco de fraude e também agiliza todo o processo, desde a decisão de compra para aprovação de fatura com pagamentos eletrônicos incluídos na experiência
Proferir a palavra “contabilidade” pode rapidamente limpar uma sala ou deixá-lo com uma audiência reduzida de ouvidos silenciados. Apesar da presença de pagamentos e faturas em praticamente qualquer empresa, os processos contábeis muitas vezes podem ser atendidos com pouco interesse e inovação. A automação e a mudança tecnológica aprimoraram o software financeiro e as ferramentas on-line e, no entanto, os procedimentos contábeis padrão, como contas a pagar, permaneceram dolorosamente tediosos e manuais. Com o aumento dos pagamentos fraudulentos – 63% das empresas estão enfrentando mais fraudes e perdas em 2018 do que nunca – a automação de contas a pagar está rapidamente se tornando a única maneira de lidar com a sofisticação do criminoso moderno. Isso está permitindo que as empresas alcancem um nível totalmente novo de supervisão quando automatizam os processos de pagamento. Veja como:

Controle de credenciais e acesso do usuário

Controlar e, mais importante, saber quem pode solicitar e efetuar pagamentos é o primeiro passo para combater a fraude. A automação de contas a pagar oferece uma solução fácil para isso, pois cada solicitação de fatura e pagamento é encaminhada instantaneamente por canais pré-estabelecidos para aprovação. O acesso de usuários de funcionários também é estritamente controlado na maioria das soluções de automação de AP, permitindo que os administradores personalizem as credenciais do usuário com base na função ou em outros fatores.

De acordo com um relatório da AFP, mais de um terço das fraudes de pagamentos foram internas, envolvendo funcionários contratados. Nos sistemas manuais de contas a pagar, qualquer funcionário poderia autorizar um pagamento e ele passaria despercebido. Automatizar as contas a pagar, portanto, permite que apenas alguns funcionários acessem os dados armazenados eletronicamente e essas soluções podem até configurar um sistema interno de cheques e saldos.

Relatórios e notificações sob demanda

A Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) estima uma média de 16 meses  antes que os esquemas de fraude sejam detectados. Adotar a automação de contas a pagar eliminaria essa busca, pois oferece responsabilidade com cada pagamento sendo registrado no sistema digital, criando instantaneamente uma trilha de auditoria. Isso não apenas permite que os detalhes da transação sejam encontrados com eficiência se uma empresa suspeitar de atividade fraudulenta, mas também pode ajudar a impedi-la completamente. Ferramentas automatizadas de detecção de fraudes, como pagamento positivo, também podem ser configuradas com automação de contas a pagar para combater fraudes de cheques e golpes de phishing.

As soluções de automação de contas a pagar geralmente podem rastrear alterações de preços, acompanhar o aumento do volume de faturas, identificar faturas ausentes e, por meio de notificações imediatas, sinalizar quaisquer modificações ou atividades não verificadas. Algumas soluções oferecem relatórios sob demanda, bem como trilhas de auditoria de faturas e pagamentos para dar aos administradores o poder de saber exatamente quais ações foram tomadas em qualquer fatura a qualquer momento. Medidas de notificação adicionais também podem aumentar a segurança. Por exemplo, quando as informações do fornecedor são alteradas, uma notificação instantânea por e-mail pode ser enviada aos administradores de pagamento.

Defina fluxos de trabalho e processos

Os processos de contas a pagar podem produzir uma montanha de papelada e aprovações. Automatizar o sistema pode aliviar esse volume, mas também definir fluxos de trabalho padronizados e melhores práticas. Isso inclui a centralização de todas as atividades e a adesão a uma medida passo a passo para passar em cada fase de aprovação e realização de pagamentos.

Manualmente, os pagamentos podem falhar facilmente, mas quando automatizados na nuvem, todo o processo de aprovação e fluxo de trabalho pode ser concluído de qualquer lugar. Esse fluxo de trabalho definido pode incluir garantir que os valores faturados estejam corretos, que todas as partes relevantes sejam notificadas ou aprovar despesas em intervalos apropriados.

As contas a pagar podem ser uma parte frustrante e demorada da contabilidade para profissionais de finanças. A automatização de contas a pagar dá tranquilidade aos contadores em relação ao risco de fraude e também agiliza todo o processo, desde a decisão de compra até a aprovação da fatura com pagamentos eletrônicos incluídos na experiência. É mais um exemplo de como a transformação digital pode economizar tempo e recursos das organizações e, nesse caso, ajudar a evitar perdas por fraudes.





Catherine Dahl  é a ​​CEO da Beanworks, uma solução líder de automação de contas a pagar. A Chartered Professional Accountant (CPA) e Certified Management Accountants (CMA) com mais de 25 anos de experiência operacional em contabilidade e gestão, Catherine mantém uma perspectiva única no setor de contabilidade em geral. Ela usou essa visão especializada para orientar a Beanworks nos últimos cinco anos e construir uma empresa próspera com uma equipe altamente motivada e em rápido crescimento.