Três benefícios de automatizar contas a pagar

Os gerentes da cadeia de suprimentos há muito enfrentam desafios no que diz respeito aos processos de contas a pagar e adquirir para pagar (P2P). Apesar da mudança para o digital ocorrendo em todos os setores, muitas organizações ainda contam com processos manuais de AP em papel para aprovar e pagar faturas. Isso cria uma série de problemas - incluindo falta de controle sobre o prazo de pagamentos aos fornecedores, exceções de faturas que ocupam um tempo precioso da equipe e pouca visibilidade para a equipe de finanças e fornecedores.

A boa notícia é que, ao mudar para o digital no processo de contas a pagar de sua organização, você pode eliminar o processo lento e sujeito a erros que é a causa raiz de muitos problemas com seus fornecedores. Ao fazer isso, você cortará custos, otimizará o fluxo de caixa, obterá visibilidade em tempo real das contas a pagar pendentes e evitará possíveis interrupções na cadeia de suprimentos antes que ocorram.

Elimine exceções de fatura

Em um mundo ideal, as exceções de fatura seriam raras. Mas para muitas organizações que ainda dependem de processos de AP desatualizados, isso simplesmente não é o caso. Na verdade, um estudo recente da Ardent Partners descobriu que 62% dos profissionais de AP concordam que as exceções nas faturas lhes dão as maiores dores de cabeça no dia-a-dia.

As exceções de fatura não apenas demoram muito para serem resolvidas, mas também resultam em ciclos de pagamento inconsistentes.

Como gerente da cadeia de suprimentos, você pode entender por que a AP deseja eliminar as exceções de faturas. Mas você pode se perguntar por que deveria se importar.

Imagine que as faturas do fornecedor estão em espera porque as mercadorias não foram recebidas e o AP não pode realizar uma correspondência de três vias. Nesse cenário, muitos fornecedores colocarão os clientes em suspensão de crédito. Alguns podem até mesmo parar de enviar mercadorias adicionais.

Mesmo que as coisas não cheguem a esse extremo, seus fornecedores não estão sendo pagos em tempo hábil. Na melhor das hipóteses, isso leva a relacionamentos ruins com fornecedores e instabilidade para os fornecedores que se encontram em posições de caixa difíceis.

Escale oportunidades de pagamento antecipado e desconto

Embora a pandemia de COVID-19 tenha interrompido as cadeias de abastecimento em todo o mundo, nem todas as organizações sentiram o mesmo nível de dor. Aqueles que tinham processos automatizados usando plataformas de software como serviço (SaaS) foram capazes de fazer uma transição rápida para uma força de trabalho remota sem muitos problemas. Na área de AP, isso significava que os funcionários podiam lidar com faturas de qualquer lugar - e em grande escala.

Se um gerente financeiro quisesse pagar a centenas ou milhares de fornecedores antecipadamente para capitalizar um desconto de pagamento antecipado, não seria um problema. Por outro lado, se o objetivo era otimizar o fluxo de caixa, era fácil agendar o pagamento até o último dia possível dentro dos prazos.

Fornece visibilidade em processos AP e P2P

Quanto mais visibilidade você tiver em sua cadeia de suprimentos, mais fácil será prever o fluxo de caixa, identificar potenciais interrupções antes que ocorram e tomar decisões baseadas em dados. Infelizmente, quando você depende de fluxos de trabalho de faturamento em papel, é virtualmente impossível ver como as coisas estão em um determinado momento.

Ao automatizar os processos AP / P2P, você pode obter visibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana, de todo o processo de fatura. Isso elimina surpresas e melhora a inteligência de negócios, o que permite que você otimize continuamente suas operações aproveitando insights em tempo real.

Se sua organização ainda usa fluxos de trabalho AP baseados em papel, é impossível para sua cadeia de suprimentos ser tão eficiente quanto possível. Ao investir em ferramentas que automatizam o processo de AP, você pode criar uma conexão digital com seus fornecedores que permite:

• Evite interrupções na cadeia de suprimentos evitando que o crédito seja suspenso ou cortado completamente;
• Simplifique o gerenciamento de dados do fornecedor, tendo todos os dados relevantes (por exemplo, W-9 e informações da conta bancária) em um só lugar;
• Melhore o relacionamento com o fornecedor, fornecendo visibilidade sobre o status do pagamento e garantindo que sejam pagos em dia; e
• Certifique-se de que a AP, os compradores internos e os gerentes de departamento estão apenas gastando tempo em atividades que agregam valor.

Some tudo isso e a automação de AP é uma maneira fácil de garantir que sua cadeia de suprimentos continue funcionando de maneira eficiente, enquanto aumenta a produtividade e a lucratividade.

Shan Haq é vice-presidente de estratégia corporativa e desenvolvimento da Transcepta, uma plataforma de aquisição para pagamento baseada em nuvem.