Aumentar Eficiência: 3 Benefícios-Chave de Automatizar Contas a Pagar

Gestores de cadeia de abastecimento enfrentam há muito desafios quando se trata de contas a pagar e processos procure-to-pay (P2P). Apesar da mudança para digital a ter lugar em todas as indústrias, muitas organizações ainda dependem de processos AP manuais baseados em papel para aprovar e pagar faturas. Isto cria uma série de problemas — incluindo falta de controlo sobre o timing de pagamentos a fornecedores, exceções de fatura que consomem tempo precioso de pessoal e pouca visibilidade tanto para a sua equipa financeira como para fornecedores.

A boa notícia é que ao mover-se para o digital no processo de contas a pagar da sua organização, pode eliminar o processo lento e propenso a erros que é a causa raiz de muitos problemas com os seus fornecedores. Ao fazê-lo, cortará custos, otimizará fluxo de caixa, obterá visibilidade em tempo real em contas a pagar pendentes e evitará potenciais disrupções na cadeia de abastecimento antes que ocorram.

Eliminar Exceções de Fatura

Num mundo ideal, exceções de fatura seriam raras. Mas para muitas organizações ainda a depender de processos AP desatualizados, esse simplesmente não é o caso. De facto, um estudo recente da Ardent Partners descobriu que 62% de profissionais AP concordam que exceções de fatura lhes dão as maiores dores de cabeça no dia a dia.

Não só exceções de fatura levam muito tempo a resolver, mas também resultam em ciclos de pagamento inconsistentes.

Como gestor de cadeia de abastecimento, pode entender por que AP quer eliminar exceções de fatura. Mas pode perguntar-se por que deveria importar-se.

Imagine faturas de fornecedores em espera porque as mercadorias não foram recebidas e AP não pode realizar uma correspondência de três vias. Neste cenário, muitos fornecedores colocarão clientes em retenção de crédito. Alguns podem até parar de enviar mercadorias adicionais completamente.

Mesmo que as coisas não cheguem a esse extremo, os seus fornecedores não estão a ser pagos atempadamente. No melhor cenário, isto leva a más relações com fornecedores e instabilidade para fornecedores que se encontram em posições de caixa difíceis.

Escalar Oportunidades de Desconto por Pagamento Antecipado

Enquanto a pandemia COVID-19 perturbou cadeias de abastecimento em todo o mundo, nem todas as organizações sentiram o mesmo nível de dor. Aquelas que tinham processos automatizados usando plataformas software-as-a-service (SaaS) foram capazes de transitar rapidamente para uma força de trabalho remota sem muitos problemas. Na área de AP, isso significava que funcionários podiam lidar com faturas de qualquer lugar — e em escala.

Se um gestor financeiro quisesse pagar centenas ou milhares de fornecedores antecipadamente para capitalizar um desconto por pagamento antecipado, não era problema. Por outro lado, se otimizar para fluxo de caixa era o objetivo, segurar pagamento até ao último dia possível dentro dos termos era fácil de agendar.

Fornecer Visibilidade nos Processos AP e P2P

Quanto mais visibilidade tem na sua cadeia de abastecimento, mais fácil é prever fluxo de caixa, identificar potenciais disrupções antes que ocorram e tomar decisões baseadas em dados. Infelizmente, quando está a depender de fluxos de trabalho de faturação baseados em papel, é virtualmente impossível ver onde as coisas estão em qualquer momento.

Ao automatizar processos AP/P2P, pode ganhar visibilidade 24/7 em todo o processo de fatura. Isto elimina surpresas e melhora inteligência de negócio, o que lhe permite otimizar continuamente as suas operações ao alavancar insights em tempo real.

Se a sua organização ainda está a usar fluxos de trabalho AP baseados em papel, é impossível que a sua cadeia de abastecimento seja tão eficiente quanto pode ser. Ao investir em ferramentas que automatizam o processo AP, pode criar uma conexão digital aos seus fornecedores que lhe permite:

• Evitar disrupções na cadeia de abastecimento ao evitar ser colocado em retenção de crédito ou cortado completamente;
• Simplificar gestão de dados de fornecedores ao ter todos os dados relevantes (ex: W-9 e informação de conta bancária) num só lugar;
• Melhorar relações com fornecedores ao fornecer visibilidade no status de pagamento e garantir que são pagos a tempo; e
• Garantir que AP, compradores internos e gestores de departamento gastam tempo apenas em atividades que adicionam valor.

Some tudo, e automação AP é uma forma fácil de garantir que a sua cadeia de abastecimento continua a funcionar eficientemente, enquanto aumenta produtividade e rentabilidade.

Shan Haq é vice-presidente de estratégia corporativa e desenvolvimento na Transcepta, uma plataforma procure-to-pay baseada na cloud.