Dicas práticas para manter a conformidade de RH e engajamento da força de trabalho

Como diz o ditado, seus funcionários são seus ativos mais valiosos. Como tal, seu negócio de manufatura precisa apoiá-los adequadamente em todas as fases de sua gestão na organização. Isso envolve seguir as políticas de conformidade de RH pertinentes, aderir à lei da Califórnia e melhorar o envolvimento geral de sua força de trabalho. Com tantos aspectos a considerar, como você pode saber se está seguindo todas as diretrizes? Este artigo lhe dará algumas dicas básicas e práticas para manter a conformidade de RH e aumentar o engajamento da força de trabalho.

Links rápidos:

• O que é conformidade de RH no estado da Califórnia?
• Requisitos de desenvolvimento de políticas
• Processos operacionais
• Aprimoramento da força de trabalho
• CMTC atende exclusivamente aos fabricantes da Califórnia como parte da rede nacional MEP!

O que é conformidade de RH no estado da Califórnia?

Houve várias atualizações de políticas e legislativas para os regulamentos de conformidade de RH na Califórnia este ano, incluindo relatórios de dados salariais, requisitos para folga, aumentos de salário mínimo, diversidade do conselho corporativo e muito mais. Por exemplo, empregadores com pelo menos 26 funcionários devem pagar aos trabalhadores pelo menos US $ 14 por hora. Os empregadores com menos de 25 funcionários devem pagar pelo menos US $ 13 por hora.

Medidas também foram tomadas para expandir família remunerada ou licença médica - empregadores com pelo menos cinco funcionários devem fornecer até 12 semanas de trabalho sem remuneração protegida por trabalho para que os trabalhadores tenham um vínculo com um bebê, tirem licença médica ou cuide de parentes, incluindo uma criança , pai, avô, neto, irmão, cônjuge ou companheiro (a). SB 1383 amplia o California Family Rights Act (CFRA), que anteriormente concedia esta licença apenas para funcionários em empresas com pelo menos 50 funcionários.

Requisitos de desenvolvimento de política

Existem várias políticas abrangentes que sua organização de manufatura deve ter estabelecido, incluindo aquelas que são de proteção, como:

• À vontade:Crie uma declaração de política para a sua inscrição de emprego à vontade e carta de oferta
• EEO:inclua uma declaração de política em seus anúncios de emprego e no site da empresa informando que você é um empregador de oportunidades iguais
• FEHA:Desenvolva e comunique um aviso de política aos seus funcionários sobre reclamações de discriminação no que diz respeito à Lei de Trabalho e Moradia Justa
• Preparação para a pandemia:desenvolva e distribua um plano, manual e diretrizes de preparação para a pandemia
• Prevenção de Lesões e Doenças (IIPP):Siga as diretrizes da OSHA e desenvolva um Plano de Prevenção de Lesões e Doenças

E políticas que afirmam tolerância zero em sua empresa de manufatura, incluindo:

• Discriminação: Crie uma declaração de política para a posição de sua empresa sobre antidiscriminação
• Assédio:Emita uma declaração de política detalhando que sua empresa não tolera assédio de qualquer tipo
• ADA:Desenvolva e comunique uma política de aviso aos seus funcionários, a Lei dos Americanos com Deficiências (ADA) e defina acomodações razoáveis ​​
• Violência no local de trabalho: Desenvolva e distribua uma política de proibição de violência no local de trabalho
• Armas: Incorpore uma política definida de proibição de armas
• Álcool ou substâncias ilegais: Definir e criar diretrizes de política sem tolerância para fumo, álcool ou substâncias ilegais

Processos operacionais

A conformidade de RH desempenha um papel fundamental no estabelecimento de um local de trabalho justo e equitativo, desde a contratação de um candidato até a rescisão do contrato de trabalho. As seções a seguir revisam alguns princípios básicos para garantir o devido processo do início ao fim.

Contratação

• Proibir a caixa: Informações sobre o histórico do crime A lei da Califórnia proíbe os empregadores de obter qualquer informação sobre o histórico de condenações durante o processo de aplicação; as informações sobre o histórico de condenações não podem ser buscadas até que uma oferta condicional de emprego tenha sido feita. Depois que um empregador faz uma oferta de emprego condicional, ainda existem regras e restrições específicas sobre o tipo de informação que pode ser obtida e o que você pode fazer com ela. Antes de decidir não contratar um candidato devido a seus antecedentes criminais, você deve fornecer ao candidato avisos específicos e a oportunidade de responder, além de outros requisitos.
• Salário anterior: A lei da Califórnia proíbe os empregadores de perguntar sobre o histórico de salários de um candidato a emprego, incluindo informações sobre remuneração e benefícios. Os empregadores também não podem confiar nas informações do histórico de salários como um fator para determinar se devem contratar o candidato ou quanto pagar a ele.

Lista de verificação para o sucesso:

Dica nº 1:desenvolva uma lista de verificação e defina o trabalho

Dica 2:planeje sua estratégia de recrutamento

Dica nº 3:anuncie a posição

Dica nº 4:crie um formulário de avaliação de candidato

Dica nº 5:a tela é retomada e aplicativos revisados ​​/ compatíveis

Dica # 6:conduza uma tela de telefone

Dica nº 7:agende entrevistas no local

Dica # 8:Gere uma oferta / assinatura por escrito solicitada

Dica # 9:conduza verificações de pré-emprego

Dica # 10:crie um plano de integração

A descrição do trabalho deve desempenhar algumas funções importantes, pois esclarece as responsabilidades de um funcionário, define o que se espera de um funcionário, fornece uma primeira etapa crítica no processo de contratação ou seleção, resume um objetivo claro da função e inclui um dever significativo declaração como uma ferramenta valiosa para orientar novos funcionários quanto ao seu papel no departamento.

Após a contratação, o processo de integração de sua empresa de manufatura deve definir um componente crítico de contratação de funcionários e levar ao aumento da retenção. Esta parte do processo de contratação define o tom para o cargo, a empresa, expectativas, políticas e procedimentos de novos contratados, incentiva um processo de comunicação bidirecional, fornece um roteiro para o sucesso e reforça que todos os novos contratados desejam ter um bom desempenho .

Certifique-se de estabelecer uma lista de verificação de expectativas para o novo contratado, reserve tempo e recursos para a papelada de pré-contratação e defina um treinamento de Orientação para o novo contratado no primeiro dia. Para ajudar a trazer o seu novo contratado para a sua empresa de manufatura, incorpore um processo de check-in formal no final da primeira semana, depois de 30, 60 e 90 dias.

Além disso, a criação de um manual do funcionário pode ajudar na transição de sua nova contratação para o cargo. Este manual reduz a responsabilidade potencial, embora não seja legalmente exigido. Essencialmente, ele descreve políticas e procedimentos de reclamação para todos, estabelece limites e evita mal-entendidos. Assim, reduz o tempo gasto no gerenciamento de perguntas sobre o que é permitido, cria consistência na forma como as solicitações e benefícios são tratados e até mesmo fornece proteção legal se as práticas forem contestadas em tribunal

Ordens salariais

Em 2019, mais de US $ 9,27 bilhões devidos a trabalhadores americanos que ganham menos de US $ 13 por hora (setor privado, não sindicalizado) foram embolsados ​​por empregadores que forçaram a arbitragem de seus funcionários. Estima-se que mais de 4,6 milhões de trabalhadores sofreram roubo de salários no ano passado. Os advogados privados recuperaram $ 467 milhões em ações judiciais coletivas de salários e horas de trabalho.

Certifique-se de seguir todas as leis de salários e horários, entender e aplicar as leis de horas extras, eliminar o roubo de gorjetas, garantir que todos os períodos de refeição e descanso estejam firmemente estabelecidos e, de maneira geral, proteger a saúde e a segurança dos trabalhadores em sua organização de manufatura.

Como tomar medidas corretivas

A ação corretiva em seu negócio de manufatura deve seguir esta ordem geral de operações:

• Advertência / reprimenda verbal
• Aviso por escrito / reprimenda
• Provação
• Suspensão
• Saia com / sem pagamento
• Rebaixamento
• Separação

Ao tomar medidas corretivas, certifique-se de ter todos os seus patos em uma fileira:

1. Tenha um formulário de disciplina para funcionários.
2. Conduza uma investigação completa e justa.
3. Obtenha os fatos. Seja objetivo. Seja claro e específico.
4. Preencha o formulário enquanto os fatos são atualizados.
5. Obtenha o reconhecimento do funcionário por escrito.
6. Permita que o funcionário explique a conduta. Seja justo.
7. Use o processo disciplinar como uma experiência positiva, se possível.

Diretrizes de rescisão

Existem certas leis estaduais e federais que regem as circunstâncias em que um empregador pode dispensar um empregado. Por exemplo, os empregadores não estão autorizados a despedir um trabalhador por motivos discriminatórios, como raça, cor, sexo, idade, nacionalidade ou deficiência do trabalhador. Os funcionários também não podem ser demitidos em retaliação por fazerem valer seus direitos legais. Se o empregador violar uma dessas leis, poderá enfrentar uma ação judicial do empregado demitido.

A Califórnia é um estado de emprego voluntário, assim como a maioria dos outros estados do país. Segundo a doutrina do emprego à vontade, a relação entre empregador e empregado é voluntária e pode ser rescindida por qualquer uma das partes, a qualquer momento. Não é necessário haver uma causa para a rescisão e nenhum aviso é necessário. No entanto, isso não dá ao empregador o direito de demitir um empregado em todas as circunstâncias. Portanto, os empregadores devem estar cientes das exceções que existem à doutrina do emprego à vontade.

Por outro lado, o emprego à vontade não dá ao empregador a carta branca para despedir um empregado em todas as situações. Os funcionários são protegidos pelas leis estaduais e federais de serem demitidos por motivos discriminatórios, bem como de serem demitidos em retaliação por fazerem valer seus direitos. Os empregadores também são obrigados a cumprir os termos de um contrato de trabalho ou acordo sindical. Os empregadores que violarem qualquer uma dessas leis trabalhistas podem ser responsabilizados pelos salários perdidos, benefícios e taxas legais do funcionário demitido.

Ao demitir um funcionário, certifique-se de fazer o seguinte:

• Prepare o pagamento final, incluindo o pagamento das férias não utilizadas.
• Documente a situação. Explique com calma e clareza ao funcionário.
• Conduza uma entrevista de saída para coletar os bens da empresa, a menos que a rescisão seja urgente.
• Desative o edifício, o computador, o acesso à ferramenta.
• Acompanhar o funcionário para recolher seus bens pessoais, se aplicável.
• Não ameace ou retalie.
• Contate as autoridades ao primeiro sinal de resistência ou violência potencial.

Aprimoramento da força de trabalho

Diversidade, Equidade e Inclusão

Diversidade é a presença de diferenças dentro de um determinado ambiente. No local de trabalho, isso pode significar diferenças de raça, etnia, gênero, identidade de gênero, orientação sexual, idade e classe socioeconômica. Na mesma linha, equidade é o ato de garantir que os processos e programas sejam imparciais, justos e forneçam resultados possíveis iguais para todos os indivíduos. De forma abrangente, inclusão é a prática de garantir que as pessoas tenham um sentimento de pertencimento no local de trabalho. Isso significa que cada funcionário se sente confortável e com o apoio da organização quando se trata de ser autêntico.

O preconceito inconsciente são os estereótipos sociais sobre certos grupos de pessoas que os indivíduos formam fora de sua própria consciência. Todos têm crenças inconscientes, e esses preconceitos resultam da tendência de organizar mundos sociais categorizando-os. Por outro lado, o preconceito consciente é caracterizado, em seus extremos, por um comportamento abertamente negativo que pode ser expresso por meio de assédio físico e verbal, ou por meios mais sutis, como a exclusão.

Referências de funcionários

Um programa de indicação de funcionários é uma estratégia de recrutamento na qual os empregadores incentivam os funcionários atuais, por meio de recompensas, a indicar candidatos qualificados para cargos em suas organizações. Por exemplo, as novas contratações obtidas por meio de um programa de indicação de funcionários têm maior probabilidade de permanecer na sua empresa e 82% dos funcionários classificaram as Recomendações de funcionários acima de todas as outras opções de terceirização para gerar o melhor ROI. Os funcionários indicados começam seu trabalho antes das contratações de outras fontes; na verdade, após 29 dias para o primeiro e após 55 dias para candidatos de sites de carreira.

Os programas de indicação de funcionários são programas formais que os empregadores instituíram para incentivar os funcionários a indicar candidatos para empregos na empresa. Os programas de referência beneficiam tanto o empregador quanto os funcionários atuais. Em alguns casos, um bônus pode ser obtido se um candidato indicado for contratado. Eles podem contribuir para aumentar a retenção de funcionários e determinar o valor e o orçamento (mínimo ao máximo) ao implementar um programa.

Recompensas e reconhecimento para funcionários estelares

Recompensar e reconhecer os funcionários leva a um maior envolvimento dos funcionários, o que aumenta a retenção e ajuda a criar um ambiente de trabalho geral mais positivo. Incorporar um programa de recompensas e reconhecimento ajuda a aumentar o engajamento dos funcionários, levando a muitos benefícios para a empresa, incluindo:

• Aumenta a motivação
• Demonstra apreciação
• Incentiva a competição amigável
• Aumenta a produtividade
• Aumenta a retenção de funcionários
• Cria um ambiente de trabalho positivo

O CMTC atende exclusivamente aos fabricantes da Califórnia como parte da Rede Nacional NIST MEP!

O Instituto Nacional de Padrões e Tecnologia (NIST) fundou a Manufacturing Extension Partnership (MEP) em 1988 com a missão de aumentar a produtividade e o desempenho tecnológico da manufatura nos Estados Unidos. Por meio de suas colaborações nos níveis federal, estadual e local, os Centros MEP trabalham com fabricantes para desenvolver novos produtos e clientes, expandir e diversificar mercados, adotar novas tecnologias e aumentar o valor nas cadeias de suprimentos.

Como parte da Rede Nacional NIST MEP, o CMTC atua como um consultor confiável para pequenos e médios fabricantes (SMMs) para resolver seus problemas de RH e encontrar soluções que mantenham suas organizações seguras e em conformidade.

Nosso objetivo na CMTC é garantir que as empresas de manufatura que atendemos entendam as medidas de conformidade mais atualizadas e as aplique de forma eficaz para proteger seus funcionários e evitar multas por não conformidade. Entendemos que as leis de conformidade estão mudando constantemente e pode ser difícil mantê-las atualizadas, e é por isso que nossos especialistas estão aqui para ajudar! Contate-nos hoje!