Estratégias Essenciais de Conformidade em RH e Engajamento da Força de Trabalho para Líderes da Manufatura

Como diz o ditado, seus funcionários são seus ativos mais valiosos. Como tal, seu negócio manufatureiro precisa apoiá-los adequadamente em todas as fases de sua permanência na sua organização. Isso envolve seguir políticas pertinentes de conformidade em RH, aderir à lei da Califórnia e melhorar o engajamento geral da sua força de trabalho. Com tantas facetas a considerar, como você pode saber se está seguindo todas as diretrizes? Este artigo fornecerá algumas dicas fundamentais e práticas para manter a conformidade em RH e impulsionar o engajamento da força de trabalho.

Links Rápidos:

• O que é Conformidade em RH no Estado da Califórnia?
• Requisitos de Desenvolvimento de Políticas
• Processos Operacionais
• Aprimoramento da Força de Trabalho
• A CMTC Atende Exclusivamente Fabricantes da Califórnia como Parte da Rede Nacional MEP!

O que é Conformidade em RH no Estado da Califórnia?

Houve várias atualizações de políticas e legislações nas regulamentações de conformidade em RH na Califórnia este ano, incluindo relatórios de dados salariais, requisitos para folgas, aumentos de salário mínimo, diversidade no conselho corporativo e muito mais. Por exemplo, empregadores com pelo menos 26 funcionários devem pagar aos trabalhadores pelo menos $14 por hora. Empregadores com menos de 25 funcionários devem pagar pelo menos $13 por hora.

Medidas também foram tomadas para expandir licença familiar ou médica remunerada — empregadores com pelo menos cinco funcionários devem fornecer até 12 semanas de trabalho de licença não remunerada protegida para trabalhadores se vincularem a um bebê, tirarem licença médica ou cuidarem de parentes — incluindo filho, pai, avô, neto, irmão, cônjuge ou parceiro doméstico. O SB 1383 amplia a Lei de Direitos Familiares da Califórnia (CFRA), que anteriormente concedia essa licença apenas a funcionários de empresas com pelo menos 50 funcionários.

Requisitos de Desenvolvimento de Políticas

Existem múltiplas políticas abrangentes que sua organização manufatureira deve ter estabelecidas, incluindo aquelas que são protetivas, tais como:

• Vontade Livre (At-Will): Criar uma declaração de política para sua aplicação de emprego de vontade livre e carta de oferta
• EEO: Incluir uma declaração de política em suas vagas de emprego e site da empresa de que você é um Empregador de Igualdade de Oportunidades
• FEHA: Desenvolver e comunicar um aviso de política aos seus funcionários sobre reclamações de discriminação referentes à Lei de Emprego e Habitação Justos
• Preparação para Pandemia: Desenvolver e distribuir um plano, manual e diretrizes de Preparação para Pandemia
• Prevenção de Lesões e Doenças (IIPP): Seguir diretrizes da OSHA e desenvolver um Plano de Prevenção de Lesões e Doenças

E políticas que afirmam tolerância zero na sua empresa manufatureira, incluindo:

• Discriminação: Criar uma declaração de política para a posição da sua empresa contra discriminação
• Assédio: Emitir uma declaração de política detalhando que sua empresa não tolera assédio de qualquer tipo
• ADA: Desenvolver e comunicar um aviso de política aos seus funcionários sobre a Lei dos Americanos com Deficiências (ADA) e definir acomodações razoáveis
• Violência no Local de Trabalho: Desenvolver e distribuir uma política de não violência no local de trabalho
• Armas: Incorporar uma política definida de não armas
• Álcool ou Substâncias Ilegais: Definir e criar diretrizes de política com tolerância zero para fumo, álcool ou substâncias ilegais

Processos Operacionais

A conformidade em RH desempenha um papel crítico no estabelecimento de um local de trabalho justo e equitativo, abrangendo desde a contratação de um candidato até a rescisão do emprego. As seções a seguir revisam alguns princípios básicos para garantir o devido processo do início ao fim.

Contratação

• Ban the Box (Elimine a Caixa): Informações de Histórico Criminal A lei da Califórnia proíbe empregadores de obter qualquer informação de histórico de condenação durante o processo de candidatura; informações de histórico de condenação não podem ser buscadas até após uma oferta condicional de emprego ter sido feita. Uma vez que um empregador fez uma oferta condicional de emprego, ainda existem regras e restrições específicas sobre o tipo de informação que pode ser obtida e o que você pode fazer com a informação. Antes de decidir não contratar um candidato por causa de seu histórico criminal, você deve fornecer ao candidato avisos específicos e a oportunidade de responder, além de outros requisitos.
• Salário Anterior: A lei da Califórnia proíbe empregadores de perguntar sobre o histórico salarial de um candidato a emprego, incluindo informações sobre compensação e benefícios. Empregadores também não podem confiar em informações de histórico salarial como fator para determinar se contratam o candidato ou quanto pagar ao candidato.

Checklist para o Sucesso:

Dica #1: Desenvolva um checklist e defina o cargo

Dica #2: Planeje sua estratégia de recrutamento

Dica #3: Anuncie a posição

Dica #4: Crie um formulário de avaliação de candidatos

Dica #5: Triagem de currículos e aplicações revisadas/conformes

Dica #6: Realize uma triagem por telefone

Dica #7: Agende entrevistas presenciais

Dica #8: Gere uma oferta por escrito/solicitação de assinatura

Dica #9: Realize verificações pré-emprego

Dica #10: Construa um plano de integração (onboarding)

A descrição do cargo deve desempenhar alguns papéis importantes: clarificar as responsabilidades do funcionário, definir o que é esperado de um funcionário, fornecer um primeiro passo crítico no processo de contratação ou seleção, resumir um objetivo claro da função e incluir uma declaração de deveres significativa como ferramenta valiosa na orientação de novos funcionários ao seu papel no departamento.

Ao contratar, o processo de integração (onboarding) da sua empresa manufatureira deve definir um componente crítico da contratação de funcionários e levar a maior retenção. Esta parte do processo de contratação define o tom para a posição, a empresa, expectativas do novo contratado, políticas e procedimentos, incentiva um processo de comunicação bidirecional, fornece um roteiro para o sucesso e reforça que todos os novos contratados querem fazer um bom trabalho.

Certifique-se de estabelecer um checklist de expectativas para o novo contratado, permitir tempo e recursos para documentação pré-contratação e definir um treinamento de Orientação para Novo Contratado no primeiro dia. Para ajudar a integrar seu novo contratado à sua empresa manufatureira, incorpore um processo formal de check-in ao final da primeira semana, depois após 30, 60 e 90 dias.

Além disso, criar um manual do funcionário pode ajudar seu novo contratado a fazer a transição para sua posição. Este manual reduz responsabilidade potencial, embora não seja legalmente exigido. Essencialmente, ele descreve políticas e procedimentos de reclamação para todos, estabelece limites e evita mal-entendidos. Assim, reduz o tempo gasto gerenciando perguntas sobre o que é permitido, cria consistência em como solicitações e benefícios são tratados e até fornece proteções legais se práticas forem contestadas em tribunal.

Ordens de Salário

Em 2019, mais de $9,27 bilhões devidos a trabalhadores dos EUA ganhando menos de $13 por hora (setor privado, não sindicalizados) foram retidos por empregadores que forçaram arbitragem em seus funcionários. Estima-se que mais de 4,6 milhões de trabalhadores tenham experimentado roubo de salário no último ano. Advogados privados recuperaram $467 milhões em ações coletivas de salário e hora.

Certifique-se de seguir todas as leis de salário e hora, entender e aplicar leis de horas extras, eliminar roubo de gorjetas, garantir que todos os períodos de refeição e intervalo estejam firmemente estabelecidos e, em geral, proteger a saúde e segurança dos trabalhadores na sua organização manufatureira.

Como Tomar Ação Corretiva

A ação corretiva no seu negócio manufatureiro deve seguir esta ordem geral de operações:

• Advertência Verbal/Repreensão
• Advertência Escrita/Repreensão
• Probation
• Suspensão
• Licença com/sem Remuneração
• Rebaixamento
• Rescisão

Ao tomar ação corretiva, certifique-se de ter tudo em ordem:

1. Tenha um formulário de disciplina do funcionário.
2. Realize uma investigação completa e justa.
3. Obtenha os fatos. Seja objetivo. Seja claro e específico.
4. Complete o formulário enquanto os fatos estão frescos.
5. Obtenha o reconhecimento do funcionário por escrito.
6. Permita que o funcionário explique a conduta. Seja justo.
7. Use o processo de disciplina como uma experiência positiva, se possível.

Diretrizes de Rescisão

Certas leis estaduais e federais regem sob quais circunstâncias um empregador pode demitir um funcionário. Por exemplo, empregadores não podem demitir um trabalhador por motivo discriminatório, como raça, cor, sexo, idade, origem nacional ou deficiência do trabalhador. Funcionários também não podem ser demitidos em retaliação por afirmarem seus direitos legais. Caso um empregador viole uma dessas leis, pode enfrentar ação legal do funcionário demitido.

A Califórnia é um estado de emprego de vontade livre (at-will), assim como a maioria dos outros estados do país. Sob a doutrina de emprego de vontade livre, a relação entre empregador e funcionário é voluntária e pode ser rescindida por qualquer das partes, a qualquer momento. Não precisa haver causa para a rescisão e nenhum aviso prévio é necessário. No entanto, isso não dá ao empregador o direito de demitir um funcionário em qualquer circunstância. Portanto, empregadores devem estar cientes das exceções que existem à doutrina de emprego de vontade livre.

Por outro lado, o emprego de vontade livre não dá ao empregador a capacidade absoluta de demitir um funcionário em qualquer situação. Funcionários são protegidos por leis estaduais e federais contra demissão por motivos discriminatórios, bem como demissão em retaliação por afirmarem seus direitos. Empregadores também são obrigados a aderir aos termos de um contrato de emprego ou acordo sindical. Empregadores que violem qualquer uma dessas leis trabalhistas podem ser considerados responsáveis pelos salários perdidos, benefícios e honorários advocatícios do funcionário demitido.

Ao demitir um funcionário, certifique-se de fazer o seguinte:

• Prepare o contracheque final, incluindo férias não utilizadas.
• Documente a situação. Explique-a calmamente e claramente ao funcionário.
• Realize uma entrevista de saída para coletar propriedade da empresa, a menos que a rescisão seja urgente.
• Desative acesso a prédio, computador, ferramentas.
• Acompanhe o funcionário para coletar seus pertences pessoais, se aplicável.
• Não ameace ou retalie.
• Contate as autoridades ao primeiro sinal de resistência ou potencial violência.

Aprimoramento da Força de Trabalho

Diversidade, Equidade e Inclusão

Diversidade é a presença de diferenças dentro de um determinado ambiente. No local de trabalho, isso pode significar diferenças em raça, etnia, gênero, identidade de gênero, orientação sexual, idade e classe socioeconômica. Na mesma linha, equidade é o ato de garantir que processos e programas sejam imparciais, justos e forneçam resultados iguais possíveis para cada indivíduo. De forma abrangente, inclusão é a prática de garantir que as pessoas sintam um senso de pertencimento no local de trabalho. Isso significa que cada funcionário se sente confortável e apoiado pela organização quando se trata de ser seu eu autêntico.

Viés Inconsciente são os estereótipos sociais sobre certos grupos de pessoas que indivíduos formam fora de sua própria consciência. Todos têm crenças inconscientes, e esses vieses decorrem da tendência de organizar mundos sociais categorizando-os. Por outro lado, viés consciente é caracterizado, em seu extremo, por comportamento negativo aberto que pode ser expresso através de assédio físico e verbal, ou através de meios mais sutis, como exclusão.

Indicações de Funcionários

Um programa de indicação de funcionários é uma estratégia de recrutamento na qual empregadores incentivam funcionários atuais, através de recompensas, a indicar candidatos qualificados para vagas em suas organizações. Por exemplo, novas contratações provenientes de um programa de indicação de funcionários têm mais probabilidade de permanecer na sua empresa e 82% dos funcionários classificaram Indicações de Funcionários acima de todas as outras opções de sourcing para gerar o melhor ROI. Funcionários indicados começam seu trabalho mais cedo do que contratações de outras fontes; na verdade, após 29 dias para os primeiros e após 55 dias para candidatos de sites de carreira.

Programas de indicação de funcionários são programas formais que empregadores instituíram para incentivar funcionários a indicar candidatos para vagas na empresa. Programas de indicação beneficiam tanto o empregador quanto os funcionários atuais. Em alguns casos, um bônus pode ser ganho se um candidato indicado for contratado. Eles podem contribuir para maior retenção de funcionários e determinar o valor e orçamento (mínimo a máximo) ao implementar um programa.

Recompensas e Reconhecimento para Funcionários Excepcionais

Recompensar e reconhecer funcionários leva a maior engajamento dos funcionários, o que aumenta a retenção e ajuda a criar um local de trabalho mais positivo. Incorporar um programa de recompensas e reconhecimento ajuda a aumentar o engajamento dos funcionários, levando a muitos benefícios para a empresa, incluindo:

• Aumenta a motivação
• Demonstra apreciação
• Incentiva competição saudável
• Melhora a produtividade
• Impulsiona a retenção de funcionários
• Cria um local de trabalho positivo

A CMTC Atende Exclusivamente Fabricantes da Califórnia como Parte da Rede Nacional NIST MEP!

O Instituto Nacional de Padrões e Tecnologia (NIST) fundou a Parceria de Extensão de Manufatura (MEP) em 1988 com a missão de aumentar a produtividade e o desempenho tecnológico da manufatura dos EUA. Através de suas colaborações nos níveis federal, estadual e local, os Centros MEP trabalham com fabricantes para desenvolver novos produtos e clientes, expandir e diversificar mercados, adotar nova tecnologia e aumentar o valor dentro das cadeias de suprimentos.

Como parte da Rede Nacional NIST MEP, a CMTC atua como consultora confiável para pequenos e médios fabricantes (SMMs) para resolver seus problemas de RH e encontrar soluções que mantenham suas organizações seguras e em conformidade.

Nosso objetivo na CMTC é garantir que as empresas manufatureiras que atendemos entendam as medidas de conformidade mais atualizadas e as apliquem efetivamente para proteger seus funcionários e evitar multas por não conformidade. Entendemos que as leis de conformidade mudam constantemente e podem ser difíceis de acompanhar, por isso nossos especialistas estão aqui para ajudar! Contate-nos hoje!