Como as soluções de gerenciamento de gastos podem ajudar universidades privadas

Em 2017, havia 4.289 faculdades ou universidades nos EUA. Aproximadamente 40 por cento dessas instituições são privadas. Como não recebem financiamento das legislaturas estaduais, as faculdades privadas devem depender mais das mensalidades e doações dos alunos para cobrir os custos operacionais. Normalmente, isso resulta na necessidade de orçamentos mais restritos e monitoramento rigoroso dos gastos.

As operações financeiras das universidades privadas podem se tornar ainda mais complicadas se elas mantiverem vários campi com uma variedade de programas. O software de gerenciamento de gastos ajuda os funcionários da universidade a otimizar as operações financeiras em todos os locais. Também permite melhor visibilidade orçamentária, gerenciamento mais eficaz das despesas gerais e a capacidade de prever resultados para campanhas de inscrição ou arrecadação de fundos.

Esse grau de percepção torna-se cada vez mais importante à medida que a quantidade de dinheiro arrecadada pelas universidades continua a crescer. De acordo com o Conselho para o Avanço e Apoio à Educação, as universidades dos Estados Unidos arrecadaram US $ 46,7 bilhões em 2018, 7,2% a mais do que em 2017.

Boas relações com doadores são essenciais para o sucesso. Uma forma de o conseguir é permitir que os doadores escolham para onde vai o seu dinheiro. Um sistema de gerenciamento de gastos inclui um painel que fornece essa visão para terceiros. Também permite que os executivos da universidade controlem a quantidade de informações que os doadores podem ver.

A ferramenta ajuda instituições como a George Washington University a centralizar e gerenciar despesas em vários campi, que podem ter vários programas e departamentos exclusivos. Um único incidente de desvio de fundos entre esses sites pode resultar em sérios problemas. Implementando um software de gerenciamento de despesas no back-end de seus sistemas financeiros ou de compras, os gerentes da universidade obtêm acesso a uma trilha de auditoria completa de todas as despesas.

Com a quantidade de dinheiro entrando e saindo das universidades privadas todos os dias, é fundamental implementar uma solução de gerenciamento de gastos para garantir a conformidade e reduzir o risco de erros. Essas soluções não só tornarão a vida dos funcionários da universidade mais fácil e menos caótica, mas também promoverão relacionamentos positivos com ex-alunos e doadores.

Stanton Jandrell é CEO da Fraxion .