Automatizando Contas a Pagar: Fortalecendo Resiliência e Eficiência da Cadeia de Suprimentos

Gerentes de cadeia de suprimentos há muito enfrentam desafios quando se trata de contas a pagar e processos procure-to-pay (P2P). Apesar da mudança para digital ocorrendo em todas as indústrias, muitas organizações ainda dependem de processos AP manuais baseados em papel para aprovar e pagar faturas. Isso cria uma série de problemas, como falta de controle sobre timing de pagamentos a fornecedores, exceções de fatura que consomem tempo precioso da equipe, e visibilidade ruim para o diretor financeiro assim como para fornecedores.

Ao mover em direção ao digital no processo de contas a pagar da sua organização, você pode eliminar o processo lento e propenso a erros que é causa raiz de muitos problemas com seus fornecedores. Ao fazer isso, pode cortar custos, otimizar fluxo de caixa, adquirir visibilidade em tempo real em contas a pagar pendentes, e evitar potenciais disrupções na cadeia de suprimentos antes que ocorram.

De melhorar lucratividade e otimizar fluxo de caixa a criar cadeia de suprimentos mais estável, automação AP/P2P entrega diversos benefícios a gerentes de cadeia de suprimentos. A seguir, três dos mais persuasivos.

Elimine exceções de fatura

Em mundo ideal, exceções de fatura seriam raras. Mas para muitas organizações ainda dependendo de processos AP desatualizados, simplesmente não é o caso. Estudo recente da Ardent Partners encontrou 62% de profissionais AP concordando que exceções de fatura dão as maiores dores de cabeça em seu trabalho diário.

Não só exceções de fatura levam muito tempo para resolver, também resultam em ciclos de pagamento inconsistentes. Imagine que faturas de fornecedores estão em espera porque bens não foram recebidos e AP não pode realizar correspondência de três vias. Neste cenário, muitos fornecedores colocarão clientes em espera de crédito. Alguns podem até parar de enviar bens adicionais completamente.

Mesmo que as coisas não cheguem a esse extremo, seus fornecedores não estão sendo pagos de forma oportuna. No melhor cenário, isso leva a relacionamentos ruins com fornecedores e instabilidade para aqueles que se encontram em posições de caixa difíceis.

Escale oportunidades de desconto por pagamento antecipado

Durante a pandemia global, nem toda empresa sentiu o mesmo nível de dor. Aquelas que tinham processos automatizados usando plataformas software-as-a-service (SaaS) conseguiram transicionar rapidamente para força de trabalho remota com pouco problema. Na área de AP, isso significava que funcionários podiam lidar com faturas de qualquer lugar, e em escala.

Tradicionalmente, se gerente financeiro quisesse pagar centenas ou milhares de fornecedores antecipadamente para capitalizar desconto de pagamento antecipado, não era problema. Por outro lado, se otimizar para fluxo de caixa era o objetivo, segurar pagamento até último dia possível dentro dos termos era fácil de agendar.

Proporcione visibilidade em processos AP e P2P

Quanto mais visibilidade você tem em sua cadeia de suprimentos, mais fácil é prever fluxo de caixa, identificar disrupções potenciais antes que ocorram, e tomar decisões baseadas em dados. Mas quando você depende de fluxos de trabalho de faturamento baseados em papel, é virtualmente impossível ver onde as coisas estão em qualquer ponto no tempo.

Ao trazer transformação digital ao seu departamento AP na forma de automação AP/P2P, você ganha visibilidade 24/7 em todo o processo de fatura. Isso elimina surpresas, melhora inteligência de negócio e permite que você otimize continuamente suas operações alavancando insights em tempo real.

Se sua organização ainda usa fluxos de trabalho AP baseados em papel, é impossível para sua cadeia de suprimentos ser tão eficiente quanto pode ser. Ao investir em ferramentas que automatizam o processo AP, você pode criar conexão digital a seus fornecedores que permite você:

• Evitar disrupções na cadeia de suprimentos evitando ser colocado em espera de crédito, ou cortado completamente.
• Simplificar gestão de dados de fornecedores tendo todos dados relevantes (como W-9 e informação de conta bancária) em um lugar, com capacidades de relatório eficientes.
• Melhorar relacionamentos com fornecedores dando fornecedores visibilidade em status de pagamento e garantindo que sejam pagos no prazo.
• Aumentar eficiência em processos P2P digitalizando transações para agilizar operações e reduzir erro humano.
• Eliminar exceções de fatura para otimizar processo ainda mais e garantir que AP, compradores internos e gerentes de departamento só gastem tempo em atividades que agregam valor.

No fim, automação AP é forma fácil de garantir que sua cadeia de suprimentos continue zumbindo eficientemente, enquanto aumenta produtividade e lucratividade.

Shan Haq é vice-presidente de estratégia corporativa e desenvolvimento com Transcepta, plataforma procure-to-pay baseada em nuvem.