Como automatizar contas a pagar pode ajudar cadeias de abastecimento a prosperar

Os gerentes da cadeia de suprimentos há muito enfrentam desafios no que diz respeito aos processos de contas a pagar e adquirir para pagar (P2P). Apesar da mudança para o digital ocorrendo em todos os setores, muitas organizações ainda dependem de processos de AP manuais baseados em papel para aprovar e pagar faturas. Isso cria uma série de problemas, como falta de controle sobre o prazo de pagamentos aos fornecedores, exceções de faturas que ocupam um tempo precioso da equipe e pouca visibilidade para o diretor financeiro e também para os fornecedores.

Ao mudar para o digital no processo de contas a pagar da sua organização, você pode eliminar o processo lento e sujeito a erros que é a causa raiz de muitos problemas com seus fornecedores. Ao fazer isso, você pode cortar custos, otimizar o fluxo de caixa, adquirir visibilidade em tempo real das contas a pagar pendentes e evitar possíveis interrupções na cadeia de suprimentos antes que elas ocorram.

Desde melhorar a lucratividade e otimizar o fluxo de caixa até a criação de uma cadeia de suprimentos mais estável, a automação AP / P2P oferece uma série de benefícios aos gerentes da cadeia de suprimentos. A seguir estão três dos mais persuasivos.

Elimine exceções de fatura. Em um mundo ideal, as exceções de fatura seriam raras. Mas para muitas organizações que ainda dependem de processos de AP desatualizados, isso simplesmente não é o caso. Um estudo recente da Ardent Partners descobriu que 62% dos profissionais de AP concordam que as exceções nas faturas são as maiores dores de cabeça em seu trabalho diário.

As exceções de fatura não apenas demoram muito para serem resolvidas, mas também resultam em ciclos de pagamento inconsistentes. Imagine que as faturas do fornecedor estão em espera porque as mercadorias não foram recebidas e o AP não pode realizar uma correspondência de três vias. Nesse cenário, muitos fornecedores colocarão os clientes em suspensão de crédito. Alguns podem até mesmo parar de enviar mercadorias adicionais.

Mesmo que as coisas não cheguem a esse extremo, seus fornecedores não estão sendo pagos em tempo hábil. Na melhor das hipóteses, isso leva a relacionamentos ruins com os fornecedores e instabilidade para aqueles que se encontram em posições de caixa difíceis.

Escale oportunidades de desconto de pagamento antecipado. Durante a pandemia global, nem todas as empresas sentiram o mesmo nível de dor. Aqueles que tinham processos automatizados usando plataformas de software como serviço (SaaS) foram capazes de fazer a transição rapidamente para uma força de trabalho remota com poucos problemas. Na área de AP, isso significava que os funcionários podiam lidar com faturas de qualquer lugar e em grande escala.

Tradicionalmente, se um gerente financeiro queria pagar centenas ou milhares de fornecedores antecipadamente para capitalizar sobre um desconto de pagamento antecipado, não era um problema. Por outro lado, se o objetivo era otimizar o fluxo de caixa, era fácil agendar o pagamento até o último dia possível dentro dos prazos.

Fornece visibilidade dos processos AP e P2P. Quanto mais visibilidade você tiver em sua cadeia de suprimentos, mais fácil será prever o fluxo de caixa, identificar potenciais interrupções antes que ocorram e tomar decisões baseadas em dados. Mas quando você depende de fluxos de trabalho de faturamento em papel, é virtualmente impossível ver como as coisas estão em um determinado momento.

Ao trazer a transformação digital para o seu departamento de AP na forma de automação AP / P2P, você ganha visibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana, em todo o processo de fatura. Isso elimina surpresas, melhora a inteligência de negócios e permite que você otimize continuamente suas operações, aproveitando insights em tempo real.

Se sua organização ainda usa fluxos de trabalho AP baseados em papel, é impossível para sua cadeia de suprimentos ser tão eficiente quanto possível. Ao investir em ferramentas que automatizam o processo de AP, você pode criar uma conexão digital com seus fornecedores que permite:

• Evite interrupções na cadeia de abastecimento evitando ser colocado em uma espera de crédito ou cortado completamente.
• Simplifique o gerenciamento de dados de fornecedores tendo todos os dados relevantes (como W-9 e informações de conta bancária) em um só lugar, com recursos de relatórios eficientes.
• Melhorar o relacionamento com o fornecedor dando aos fornecedores visibilidade sobre o status do pagamento e garantindo que eles sejam pagos no prazo.
• Aumente a eficiência em processos P2P digitalizando transações para agilizar as operações e reduzir o erro humano.
• Elimine exceções de fatura para otimizar ainda mais o processo e certificar-se de que AP, compradores internos e gerentes de departamento gastam tempo apenas em atividades que agregam valor.

No final das contas, a automação de AP é uma maneira fácil de garantir que sua cadeia de suprimentos continue funcionando de maneira eficiente, enquanto aumenta a produtividade e a lucratividade.

Shan Haq é vice-presidente de estratégia corporativa e desenvolvimento da Transcepta , uma plataforma compre-para-pagar baseada na nuvem.

Os gerentes da cadeia de suprimentos há muito enfrentam desafios no que diz respeito aos processos de contas a pagar e adquirir para pagar (P2P). Apesar da mudança para o digital ocorrendo em todos os setores, muitas organizações ainda dependem de processos de AP manuais baseados em papel para aprovar e pagar faturas. Isso cria uma série de problemas, como falta de controle sobre o prazo de pagamentos aos fornecedores, exceções de faturas que ocupam um tempo precioso da equipe e pouca visibilidade para o diretor financeiro e também para os fornecedores.

Ao mudar para o digital no processo de contas a pagar da sua organização, você pode eliminar o processo lento e sujeito a erros que é a causa raiz de muitos problemas com seus fornecedores. Ao fazer isso, você pode cortar custos, otimizar o fluxo de caixa, adquirir visibilidade em tempo real das contas a pagar pendentes e evitar possíveis interrupções na cadeia de suprimentos antes que elas ocorram.

Desde melhorar a lucratividade e otimizar o fluxo de caixa até a criação de uma cadeia de suprimentos mais estável, a automação AP / P2P oferece uma série de benefícios aos gerentes da cadeia de suprimentos. A seguir estão três dos mais persuasivos.

Elimine exceções de fatura. Em um mundo ideal, as exceções de fatura seriam raras. Mas para muitas organizações que ainda dependem de processos de AP desatualizados, isso simplesmente não é o caso. Um estudo recente da Ardent Partners descobriu que 62% dos profissionais de AP concordam que as exceções nas faturas são as maiores dores de cabeça em seu trabalho diário.

As exceções de fatura não apenas demoram muito para serem resolvidas, mas também resultam em ciclos de pagamento inconsistentes. Imagine que as faturas do fornecedor estão em espera porque as mercadorias não foram recebidas e o AP não pode realizar uma correspondência de três vias. Nesse cenário, muitos fornecedores colocarão os clientes em suspensão de crédito. Alguns podem até mesmo parar de enviar mercadorias adicionais.

Mesmo que as coisas não cheguem a esse extremo, seus fornecedores não estão sendo pagos em tempo hábil. Na melhor das hipóteses, isso leva a relacionamentos ruins com os fornecedores e instabilidade para aqueles que se encontram em posições de caixa difíceis.

Escale oportunidades de desconto de pagamento antecipado. Durante a pandemia global, nem todas as empresas sentiram o mesmo nível de dor. Aqueles que tinham processos automatizados usando plataformas de software como serviço (SaaS) foram capazes de fazer a transição rapidamente para uma força de trabalho remota com poucos problemas. Na área de AP, isso significava que os funcionários podiam lidar com faturas de qualquer lugar e em grande escala.

Tradicionalmente, se um gerente financeiro queria pagar centenas ou milhares de fornecedores antecipadamente para capitalizar sobre um desconto de pagamento antecipado, não era um problema. Por outro lado, se o objetivo era otimizar o fluxo de caixa, era fácil agendar o pagamento até o último dia possível dentro dos prazos.

Fornece visibilidade dos processos AP e P2P. Quanto mais visibilidade você tiver em sua cadeia de suprimentos, mais fácil será prever o fluxo de caixa, identificar potenciais interrupções antes que ocorram e tomar decisões baseadas em dados. Mas quando você depende de fluxos de trabalho de faturamento em papel, é virtualmente impossível ver como as coisas estão em um determinado momento.

Ao trazer a transformação digital para o seu departamento de AP na forma de automação AP / P2P, você ganha visibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana, em todo o processo de fatura. Isso elimina surpresas, melhora a inteligência de negócios e permite que você otimize continuamente suas operações, aproveitando insights em tempo real.

Se sua organização ainda usa fluxos de trabalho AP baseados em papel, é impossível para sua cadeia de suprimentos ser tão eficiente quanto possível. Ao investir em ferramentas que automatizam o processo de AP, você pode criar uma conexão digital com seus fornecedores que permite:

• Evite interrupções na cadeia de abastecimento evitando ser colocado em uma espera de crédito ou cortado completamente.
• Simplifique o gerenciamento de dados de fornecedores tendo todos os dados relevantes (como W-9 e informações de conta bancária) em um só lugar, com recursos de relatórios eficientes.
• Melhorar o relacionamento com o fornecedor dando aos fornecedores visibilidade sobre o status do pagamento e garantindo que eles sejam pagos no prazo.
• Aumente a eficiência em processos P2P digitalizando transações para agilizar as operações e reduzir o erro humano.
• Elimine exceções de fatura para otimizar ainda mais o processo e certificar-se de que AP, compradores internos e gerentes de departamento estão gastando tempo apenas em atividades que agregam valor.

No final das contas, a automação de AP é uma maneira fácil de garantir que sua cadeia de suprimentos continue funcionando de maneira eficiente, enquanto aumenta a produtividade e a lucratividade.

Shan Haq é vice-presidente de estratégia e desenvolvimento corporativo da Transcepta , uma plataforma compre-para-pagar baseada na nuvem.