Como parar de perseguir seus gastos com cauda

Como os departamentos de compras corporativas ficaram cada vez mais enxutos e os compradores foram solicitados a fazer mais com menos, é lógico que as despesas de cauda, ​​com prioridade de volume de gasto relativamente baixo, tendem a não receber a mesma atenção que receberiam se os recursos de aquisição fossem mais robustos.

No entanto, o volume de baixo gasto não significa necessariamente falta de oportunidade de economia, visto que essas categorias menos gerenciadas tendem a ser os lugares onde as margens do fornecedor são maiores.

Este é um dos custos da aquisição enxuta:a incapacidade de agir em boas oportunidades em certas categorias de gastos extras.

Para que uma planta opere, o serviço de uniforme, o caminhão de lixo e o técnico de controle de pragas devem comparecer regularmente. Isso não é negociável. Os uniformes devem ser entregues. O lixo precisa ser removido. As pragas devem ser controladas. E assim, quando o contrato está prestes a expirar, há um momento no tempo que tende a superar qualquer inércia corporativa interna que geralmente prevalece nessas áreas.

Por aqueles breves momentos, essas despesas de nível inferior passam para o topo da lista de prioridades de um comprador ocupado, embora esse foco nunca dure muito em um departamento de compras enxuto. Em breve, um novo acordo é assinado ou uma prorrogação é concedida e o comprador volta a se concentrar em prioridades mais altas.

A estratégia, se você pode chamá-la assim, é inteiramente reativa:o vencimento de um contrato iminente exige atenção. Um novo compromisso é feito. Então a atenção se move para outro lugar, até que seja exigida novamente.

Quando se trata dessas despesas normalmente mal administradas, a maior fonte de competição é a inércia corporativa interna. Deixar de proteger uniformes, transporte de resíduos ou controle de pragas pode ser um desastre no nível da fábrica, mas ninguém se transforma em uma abóbora se não começar a economizar 30% ou 40% nesses serviços na próxima semana - mesmo se for totalmente possível fazer assim.

Nos departamentos de aquisição enxuta, muitos compradores estão trabalhando apenas naquilo que é completamente inegociável a qualquer momento e carecem de qualquer coisa, exceto uma estratégia reacionária para a maior parte de seu portfólio de despesas.

Se um negócio for perdido no nível de gerente de categoria, a desculpa é:"Estou trabalhando em MRO, ou energia, ou logística, então não posso olhar para isso agora." O que se traduz em:“Não tenho uma estratégia para as coisas nas quais não estou trabalhando ativamente no momento”.

Os proprietários de P&L, líderes de compras e gerentes financeiros devem fazer aos membros da equipe de compras as seguintes duas perguntas:

1. Em quais categorias você está profundamente imerso agora?
2. Qual é a sua estratégia para as categorias nas quais você não está profundamente imerso?

Provavelmente, você não ficará terrivelmente impressionado com a resposta ao número 2, e um momento de aprendizado pode surgir.

Costuma-se dizer que você pode ser bom em seu trabalho fazendo um bom trabalho em suas categorias de maior prioridade. Mas para ser ótimo em seu trabalho requer uma estratégia em todo o seu portfólio - mesmo nas categorias nas quais você não está trabalhando ativamente no momento.

Seus fornecedores sabem que você é magro, o que o torna um alvo. Em ambientes onde as compras são cada vez mais solicitadas a fazer mais com menos, ter uma estratégia para todas as despesas - não apenas para as categorias de maior prioridade no momento - deve ser inegociável.

Ao identificar as categorias que precisam de uma estratégia, observe esta realidade:só porque um comprador não está "trabalhando ativamente" em uma despesa específica, não significa que ele não está perdendo um tempo valioso para essa categoria.

Quando se trata de distrações, nem todas as despesas são criadas da mesma forma, e o reino das despesas com gastos posteriores é habitado por algumas categorias especialmente perturbadoras. Quando os uniformes alugados não são devolvidos na Fábrica 16, o problema é encaminhado ao seu comprador. A fábrica 11 está reclamando de taxas de “transbordamento de contêineres” em suas faturas de descarte de resíduos, e seu comprador é puxado para a disputa. O fornecedor de controle de pragas da planta 5 diz que o local precisa de uma fumigação de $ 200.000. Realmente? E esse custo está certo?

Seu comprador não estava "trabalhando" em nenhuma dessas categorias. Mas todas as distrações estão, com certeza, prejudicando a produtividade das iniciativas de alta prioridade que estão realmente "em seu radar".

Com a estratégia certa, você não pode apenas economizar dinheiro nessas categorias. Você também pode aumentar a produtividade de sua equipe, reduzindo as distrações contínuas que emanam dessas despesas.

Aqui está o aspecto sobre muitas dessas despesas de cauda "fora do radar":eles são furtivos, por definição. Eles atacam quando você não está olhando. E, como já discutimos, não é apenas seu resultado que está sob ataque - é também o tempo precioso de sua equipe e o foco na missão. Portanto, qualquer estratégia que não consiga criar mecanismos de defesa contra esses ataques contínuos será insuficiente.

A contratação eficaz por si só nunca será suficiente nessas categorias. Mesmo um contrato ideal não pode impedir toda a gama de esforços de um fornecedor para aumentar os gastos, nem pode impedir que distrações em nível de campo corroam a produtividade de sua equipe. Não são os melhores contratos que você precisa (embora possa precisar deles também), são as melhores estratégias.

O mundo do gerenciamento de despesas oferece uma série de soluções para departamentos de compras sobrecarregados, que se sentem pressionados a economizar. Investigue suas opções, mas cuidado:muitas das "soluções" oferecidas não resolverão os problemas mais incômodos e contínuos com categorias complexas de gastos extras, e você se verá lidando com as mesmas distrações e erosão do resultado final você sempre resistiu.

Sua estratégia não pode terminar em sourcing e negociação. Com muitas despesas de cauda, ​​qualquer estratégia que ofereça aquisições sem gerenciamento perderá o objetivo e deixará você exposto. Mas a estratégia certa pode fornecer os ganhos rápidos de que você precisa, ao mesmo tempo que resolve áreas de problemas persistentes para o seu negócio. Talvez então, você possa finalmente parar de perseguir seu rabo.

Rich Ham é CEO da Fine Tune.