Dominando a Gestão de Tail Spend: Guia Prático para Profissionais de Compras

À medida que departamentos de compras corporativos ficaram mais enxutos, e compradores foram solicitados a fazer mais com menos, é lógico que despesas de tail spend, com prioridade de volume de gasto relativamente baixa, tendem a não receber a mesma atenção que receberiam se recursos de compras fossem mais robustos.

Baixo volume de gasto não necessariamente equivale a falta de oportunidade de economia, porém, pois essas categorias menos gerenciadas tendem a ser os lugares onde as margens dos fornecedores são mais gordas.

Este é um custo de compras enxutas: a incapacidade de agir em boas oportunidades em certas categorias de tail spend.

Para uma fábrica operar, o serviço de uniformes, transportador de lixo e técnico de controle de pragas devem aparecer em uma base regularmente agendada. Isso é não negociável. Uniformes têm que ser entregues. Lixo precisa ser levado embora. Pragas devem ser controladas. E então, quando o contrato está prestes a expirar, há um momento no tempo que tende a superar qualquer inércia corporativa interna que geralmente prevalece nestas áreas.

Por aqueles breves momentos, essas despesas de nível inferior movem-se para o topo da lista de prioridades de um comprador ocupado, embora esse foco nunca dure muito em um departamento de compras enxuto. Logo o suficiente, um novo acordo é assinado, ou uma extensão é concedida, e o comprador retorna ao foco em prioridades mais altas.

A estratégia, se você pode chamá-la assim, é inteiramente reativa: uma expiração de contrato iminente exige atenção. Um novo compromisso é feito. Então a atenção se move para outro lugar, até ser demandada novamente.

Quando se trata dessas despesas tipicamente mal gerenciadas, a maior fonte de competição é a inércia corporativa interna. Falha em garantir uniformes, transporte de lixo ou controle de pragas pode ser um desastre no nível da fábrica, mas ninguém vira abóbora se não começarem a economizar 30% ou 40% nesses serviços na próxima semana — mesmo se for completamente possível fazer isso.

Em departamentos de compras enxutos, muitos compradores estão trabalhando apenas naquilo que é completamente não negociável a qualquer momento, e carecem de qualquer coisa além de uma estratégia reacionária para a maior parte de seu portfólio de despesas.

Se um acordo é perdido no nível do gerente de categoria, a desculpa é: "Estou trabalhando em MRO, ou energia, ou logística, então não posso possivelmente olhar para isso agora." Que se traduz em: "Não tenho uma estratégia para as coisas em que não estou trabalhando ativamente no presente."

Donos de P&L, líderes de compras e gerentes de finanças devem fazer as duas perguntas seguintes aos membros da equipe de compras:

1. Em quais categorias você está profundamente imerso agora?
2. Qual é sua estratégia para as categorias em que você não está profundamente imerso?

As chances são de que você não ficará terrivelmente impressionado com a resposta para a número 2, e um momento ensinável pode emergir.

Diz-se frequentemente que você pode ser bom no seu trabalho fazendo bom trabalho através de suas categorias de maior prioridade. Mas para ser ótimo no seu trabalho requer uma estratégia através de todo seu portfólio — mesmo as categorias em que você não está trabalhando ativamente no presente.

Seus fornecedores sabem que você é enxuto, o que faz de você um alvo. Em ambientes onde compras é cada vez mais solicitada a fazer mais com menos, ter uma estratégia através de todas as despesas — não apenas suas categorias de maior prioridade neste momento no tempo — deve ser não negociável.

À medida que você identifica as categorias necessitadas de uma estratégia, tome nota desta realidade: Apenas porque um comprador não está "trabalhando ativamente em" uma despesa particular não significa que eles não estão perdendo tempo valioso para aquela categoria.

Quando se trata de distrações, nem todas as despesas são criadas iguais, e o reino de despesas de tail spend é habitado por algumas categorias especialmente distraentes. Quando uniformes alugados não estão sendo devolvidos na Planta 16, o problema é escalado para seu comprador. Planta 11 está reclamando sobre cobranças de "enchimento excessivo de contêiner" em suas faturas de descarte de lixo, e seu comprador é puxado para a disputa. O provedor de controle de pragas da Planta 5 diz que o local precisa de uma fumigação de $200.000. Realmente precisa? E esse custo está certo?

Seu comprador não estava "trabalhando em" nenhuma dessas categorias. Mas todas as distrações estão com certeza consumindo a produtividade nas iniciativas de maior prioridade que estão realmente "no radar deles".

Com a estratégia certa, você pode não apenas economizar dinheiro nestas categorias. Você também pode aumentar a produtividade de sua equipe, reduzindo as distrações contínuas emanando daquelas despesas.

Aqui está a coisa sobre muitas dessas despesas de tail spend "fora do radar": Elas são furtivas, por definição. Elas atacam quando você não está olhando. E como discutimos, não é apenas sua linha de fundo que está sob ataque — é também o tempo precioso e foco de missão de sua equipe. Então qualquer estratégia que falhe em construir mecanismos de defesa contra estes ataques contínuos será insuficiente.

Contratação eficaz sozinha nunca será suficiente nestas categorias. Mesmo um contrato ótimo não pode defender contra a gama completa de esforços de um fornecedor para aumentar gasto, nem pode prevenir distrações de nível de campo de comer a produtividade de sua equipe. Não são contratos melhores que você precisa (embora possa precisar deles também), são estratégias melhores.

O mundo de gestão de despesas oferece uma série de soluções para departamentos de compras sobrecarregados sentindo a pressão para entregar economias. Investigue suas opções, mas cuidado: Muitas das "soluções" que lhe são oferecidas não resolverão os problemas mais vexatórios e contínuos com categorias complexas de tail spend, e você se encontrará lidando com as mesmas distrações e erosão de linha de fundo que sempre suportou.

Sua estratégia não pode terminar em sourcing e fechamento de negócios. Com muitas despesas de tail spend, qualquer estratégia oferecendo compras sem gestão perderá o alvo e o deixará exposto. Mas a estratégia certa pode entregar as vitórias rápidas que você precisa enquanto também resolve áreas de problemas persistentes para seu negócio. Talvez então, você possa finalmente parar de correr atrás do próprio rabo.

Rich Ham é CEO da Fine Tune.