Por que as empresas de suprimentos de escritório precisam de EDI na nuvem

A indústria de material de escritório pretende dotar os seus clientes - constituídos por empresas de várias dimensões, entidades públicas e entidades não empresariais - todos os equipamentos de que necessitam para a realização das suas obras. Os fornecedores podem ser locais ou internacionais, os preços são atualizados em tempo real e os níveis de estoque são modificados diariamente.

Com expectativas tão rigorosas, há uma necessidade real de que as transações sejam baseadas em EDI. Este software ajuda as empresas a concluir rapidamente muitas de suas tarefas essenciais, como fazer e receber pedidos, informar ou receber atualizações sobre mercadorias despachadas e trocar faturas em conformidade com a lei.

Veja como a migração para uma solução de EDI baseada em nuvem pode ajudar a promover três tipos de troca:pedidos, notas de aviso de despacho e faturas.

Reatividade e eficiência

Em um mundo em constante mudança, os proprietários de negócios precisam estar à frente da curva. O EDI oferece a capacidade de ser reativo, adaptável e eficiente.

Quando um cliente faz um pedido com seu fornecedor de escritório, o fornecedor deve reagir rapidamente e reunir todos os elementos necessários do pedido. Alguns desses elementos, por sua vez, devem ser solicitados e os pedidos baseados em EDI são instantâneos e podem ser imediatamente confirmados pelo fornecedor.

Usar uma solução de EDI baseada em nuvem fornece a capacidade de ser flexível e reativo no caso de qualquer mudança técnica ser necessária na forma como ambas as entidades fazem negócios. Essas solicitações de mudanças acontecem frequentemente com escalas de tempo curtas para implementação. Aqui, seu provedor pode atualizar sua solução de EDI baseada na nuvem de acordo com o prazo solicitado.

Rastreamento em tempo real

Como outras indústrias, os produtos do setor de material de escritório costumam ser compostos de itens montados, encomendados de vários fornecedores. O EDI oferece a capacidade de rastrear de perto a expedição de mercadorias dos fornecedores e planejar cuidadosamente a entrega ao cliente final.

A indústria de materiais de escritório freqüentemente oferece serviços adicionais, como montagem de móveis. Nesse caso, todas as peças do móvel são enviadas para o mesmo local e um terceiro as monta.

Nesta situação, uma solução baseada em nuvem pode ser adaptada para fornecer fluxos de trabalho específicos que são orientados para o negócio. Isso não poderia ser feito com uma solução local sem alterações significativas.

Ter esses fluxos de trabalho específicos do setor implementados nativamente em uma solução de EDI baseada em nuvem permite que os negócios sejam executados sem problemas, sem qualquer limitação técnica.

Faturas e conformidade fiscal

As empresas deste setor fazem negócios com vários fornecedores localizados em vários países ao redor do mundo. E vários países significam várias regulamentações fiscais.

Cada vez mais validações de negócios são solicitadas pelas autoridades fiscais. O EDI pode ajudar aqui, verificando automaticamente todos os documentos trocados. O E-Invoicing, baseado em EDI, proporciona à indústria de material de escritório uma forma fácil de trocar faturas com fornecedores e clientes.

Ano após ano, as formas como as faturas são trocadas com parceiros de negócios ou autoridades fiscais estão evoluindo.

Os governos estão pedindo às empresas que sigam novas regras e adotem novos métodos técnicos para trocar faturas.

A Itália é um dos países mais recentes a implementar mudanças. Lá, o fisco implementou um portal (SdI) para o qual todas as empresas são obrigadas a enviar as faturas dos clientes. O portal então envia as faturas ao cliente.

Uma solução de EDI baseada em nuvem oferece cobertura nativa para essas regulamentações específicas e as empresas não precisam perder tempo implementando a mudança solicitada.

Os regulamentos continuarão a evoluir e a implementação de uma solução de EDI baseada em nuvem garante uma vantagem competitiva da qual qualquer negócio de suprimentos de escritório se beneficiaria.

Mais vantagens

Ter uma solução de EDI baseada em nuvem não oferece apenas vantagens relacionadas aos negócios.

Hospedar uma solução de EDI interna exige que a empresa tenha uma forte infraestrutura de TI. Nada de bom virá de uma empresa de material de escritório que não possa enviar pedidos aos fornecedores ou faturas aos clientes. Portanto, ter uma solução de EDI baseada em nuvem e um forte contrato de nível de serviço (SLA) trará paz de espírito.

Usar uma plataforma de EDI baseada em nuvem traz muitas vantagens. A migração para essa solução deve ser considerada por qualquer pessoa do setor de suprimentos de escritório que esteja usando uma solução local. A urgência é ainda maior agora que mais mudanças solicitadas por parceiros de negócios e autoridades fiscais virão.

Arnaud François é o responsável pelo mercado francês, com especialização em EDI, faturação eletrónica e sistemas de gestão de dados mestre, na Comarch.