Como o EDI Baseado na Nuvem Impulsiona a Eficiência no Setor de Material de Escritório

A indústria de material de escritório tem como objetivo fornecer aos seus clientes — empresas de diversos portes, entidades públicas e organizações sem fins lucrativos — todos os equipamentos necessários para a realização de suas atividades. Os fornecedores podem ser locais ou internacionais, os preços são atualizados em tempo real e os níveis de estoque são modificados diariamente.

Reatividade e Eficiência

Em um mundo de constantes mudanças, os gestores precisam manter-se à frente. O EDI oferece a capacidade de ser reativo, adaptável e eficiente.

Quando um cliente faz um pedido ao seu fornecedor de material de escritório, este deve reagir rapidamente e reunir todos os elementos necessários. Alguns desses elementos, por sua vez, precisam ser encomendados; pedidos baseados em EDI são instantâneos e podem ser confirmados imediatamente pelo fornecedor.

O uso de uma solução EDI na nuvem proporciona flexibilidade e reatividade caso seja necessária alguma alteração técnica na forma como ambas as entidades conduzem seus negócios. Essas solicitações de mudança ocorrem frequentemente com prazos curtos de implementação. Nesse cenário, seu provedor pode atualizar sua solução EDI na nuvem de acordo com o prazo solicitado.

Rastreamento em Tempo Real

Assim como em outros setores, os bens no segmento de material de escritório são frequentemente compostos por itens montados, encomendados de diversos fornecedores. O EDI permite acompanhar de perto o envio das mercadorias dos fornecedores e planejar cuidadosamente a entrega ao cliente final.

A indústria de material de escritório muitas vezes oferece serviços adicionais, como montagem de móveis. Nesse caso, todas as peças são enviadas para o mesmo local e uma terceira parte as monta.

Nessa situação, uma solução na nuvem pode ser adaptada para fornecer fluxos de trabalho específicos, orientados para o negócio. Isso não seria possível com uma solução on-premise sem alterações significativas.

Ter esses fluxos de trabalho específicos do setor nativamente implementados em uma solução EDI na nuvem permite que os negócios sejam executados sem limitações técnicas.

Faturas e Conformidade Fiscal

Empresas desse setor negociam com inúmeros fornecedores baseados em vários países. E múltiplos países significam múltiplas regulamentações fiscais.

Cada vez mais, as autoridades fiscais exigem validações de negócios. O EDI ajuda ao verificar automaticamente todos os documentos trocados. A faturação eletrônica, baseada em EDI, oferece ao setor de material de escritório uma forma fácil de trocar faturas com fornecedores e clientes.

Ano após ano, as formas de troca de faturas com parceiros comerciais ou autoridades fiscais evoluem.

Governos exigem que as empresas sigam novas regras e adotem novos métodos técnicos para troca de faturas.

A Itália é um dos países mais recentes a implementar mudanças. Lá, as autoridades fiscais implementaram um portal (SdI) para o qual todas as empresas devem enviar suas faturas de clientes. O portal então encaminha as faturas ao cliente.

Uma solução EDI na nuvem oferece nativamente cobertura para essas regulamentações específicas, evitando que as empresas percam tempo implementando as mudanças solicitadas.

As regulamentações continuarão a evoluir e a implementação de uma solução EDI na nuvem garante uma vantagem competitiva que qualquer negócio de material de escritório se beneficiaria.

Mais Vantagens

Ter uma solução EDI na nuvem não proporciona apenas vantagens relacionadas ao negócio.

Hospedar uma solução EDI interna, on-premise, exige que a empresa tenha uma forte infraestrutura de TI. Nada de bom virá de um negócio de material de escritório que não consiga enviar pedidos aos fornecedores ou faturas aos clientes. Portanto, ter uma solução EDI na nuvem e um forte acordo de nível de serviço (SLA) trará tranquilidade.

Usar uma plataforma EDI baseada na nuvem traz muitas vantagens. A migração para tal solução deve ser considerada por qualquer empresa do setor de material de escritório que atualmente utilize uma solução on-premise. A urgência é ainda maior agora que mais mudanças solicitadas por parceiros de negócios e autoridades fiscais certamente virão.

Arnaud François é responsável pelo mercado francês, especializado em EDI, faturação eletrônica e sistemas de gestão de dados mestres, na Comarch.