Três práticas recomendadas para integração de sistemas MRO

A tecnologia é de grande importância para a cadeia de suprimentos de manutenção, reparo e operações (MRO). Do monitoramento de condições à hierarquia de ativos, rastreamento de inventário e gerenciamento de gastos, o papel da tecnologia é absolutamente vital.

Sem a capacidade de se comunicar com eficiência, a integração total da cadeia de suprimentos torna-se ainda mais desafiadora. As empresas poderiam remendar processos que, superficialmente, podem parecer integrados, mas na verdade não estão. Eles podem fazer com que as informações sejam inseridas em dois sistemas diferentes, aumentando a probabilidade de erro humano e disparando relatórios de discrepância de faturas (IDRs) que requerem tempo e recursos para serem resolvidos.

Por outro lado, a implementação de uma integração de sistemas MRO força uma revisão dos processos de negócios existentes e descobre oportunidades para otimizar onde possível. A ideia é eliminar erros e permitir que a tecnologia, por meio da integração de sistemas, funcione conforme o esperado. Os benefícios incluem visibilidade de dados e inventário, processamento de pedidos mais preciso e rápido, custos de transação mais baixos e maior eficiência de mão de obra.

O objetivo final é obter o melhor de cada um dos sistemas envolvidos e tornar o MRO o mais livre de erros possível na ordem. A seguir estão três práticas recomendadas para ajudá-lo a chegar lá.

Reconhecer e compreender a necessidade. Conforme você revisa o processo de negócios e determina os dados que precisam fluir entre os sistemas, você deve identificar o sistema de registro do inventário. Isso é fundamental para garantir que as transações sejam realizadas dentro do sistema de registro, em vez de originadas em outro sistema e, em seguida, tentar fazer a interface desses dados com o sistema de registro.

Por exemplo, se você estiver realizando o recebimento de mercadorias em um sistema, a emissão de mercadorias deve ser feita no mesmo sistema. Caso contrário, isso pode resultar em discrepâncias no saldo do estoque.

Além disso, você deve definir antecipadamente o volume esperado de transações, como o número de SKUs no depósito, o número possível de linhas de pedido de compra a serem transacionadas e a frequência de transferências de dados, para determinar o I.T. infraestrutura necessária para a interface. Se o sistema não for capaz de gerenciar o volume, ele não atenderá ao propósito designado.

Identifique e envolva partes interessadas vitais. O elemento mais crítico na implementação da integração de sistemas MRO é ter as principais partes interessadas, particularmente o I.T. equipe, engajada ao longo do projeto. A coisa. a equipe deve estar envolvida no início do processo, quando as discussões de planejamento são iniciadas. As equipes de negócios devem estar igualmente engajadas para garantir que as interfaces estejam alinhadas com as expectativas de negócios. Compras, cadeia de suprimentos, finanças, operações e manutenção devem estar envolvidos nas discussões e no planejamento.

O faturamento é o fim do fluxo do processo de MRO e causa mais dor se a interface não for projetada corretamente. Os representantes de contas a pagar da equipe de finanças devem ser consultados para definir e documentar os requisitos de transmissão e reconciliação da fatura, para que o fluxo do processo de AP seja perfeito.

O treinamento do usuário final também é importante. Você pode construir a interface mais eficiente do mundo, mas se os usuários não forem bem treinados, é um esforço inútil.

Os usuários finais devem ser treinados no sistema em que estão fazendo transações, bem como em como os dados são transferidos entre os sistemas. Além disso, é recomendado que um guia de referência rápida de uma página seja fornecido aos usuários finais, cobrindo os pontos principais do treinamento. Entender como funciona o fluxo do processo de dados ajuda os usuários finais a utilizar todos os recursos do sistema.

O teste de aceitação do usuário (UAT) é um estágio no plano do projeto que oferece aos usuários de negócios a oportunidade de testar a interface e identificar quaisquer ajustes. Este estágio tem o objetivo de garantir que a interface esteja fazendo o que foi projetada. Tempo suficiente deve ser alocado para essa tarefa, e a empresa deve aproveitar ao máximo essa oportunidade para garantir um resultado bem-sucedido.

Inclui recursos para monitoramento e melhoria da interface. Por último, você não pode simplesmente ir embora quando a interface do sistema entrar no ar. O tempo deve ser alocado para o hiper-atendimento pós-instalação, para garantir que os usuários finais estejam totalmente confortáveis ​​com a interface. Normalmente, recomenda-se pelo menos duas semanas para esta tarefa. Além disso, mecanismos de tratamento de erros e relatórios automatizados devem ser desenvolvidos para gerenciar quaisquer problemas de forma proativa e minimizar a carga para os usuários. Todo o propósito da nova interface é ajudar os negócios, ao invés de adicionar um fardo adicional.

Para interfaces que afetam os saldos de estoque, um processo de reconciliação de estoque semanal deve ser implementado para garantir que os dois sistemas não fiquem fora de equilíbrio. Por exemplo, um instantâneo do inventário do sistema de registro seria enviado eletronicamente para o sistema externo para comparar e identificar quaisquer discrepâncias. Os usuários de negócios devem então fazer o acompanhamento para reconciliar e fazer os ajustes necessários. Na mesma linha, uma reconciliação semelhante deve ser implementada para os postos abertos. linhas entre os dois sistemas.

Quando feita de maneira adequada, a integração dos sistemas de MRO adiciona um elemento significativo de automação e procedimentos de economia de tempo que reduzem ainda mais os custos da cadeia de suprimentos.

Stanley Perli é diretor sênior de aplicativos de negócios corporativos da Synovos.