Top 3 Estratégias Comprovadas para Integração Perfeita de Sistemas MRO

A tecnologia é de enorme importância para a cadeia de abastecimento de manutenção, reparo e operações (MRO). Desde monitoramento de condição a hierarquia de ativos, rastreamento de inventário e gestão de gastos, o papel da tecnologia é absolutamente vital.

Sem a capacidade de comunicar eficientemente, a integração total da cadeia de abastecimento torna-se ainda mais desafiadora. As empresas poderiam remendar processos que, na superfície, podem parecer integrados, mas na verdade não são. Podem levar a informação a ser inserida em dois sistemas diferentes, aumentando a probabilidade de erro humano e desencadeando relatórios de discrepância de faturas (IDRs) que requerem tempo e recursos para resolver.

Por outro lado, implementar uma integração de sistemas MRO força uma revisão dos processos de negócio existentes e revela oportunidades para otimizar onde possível. A ideia é eliminar erros e permitir que a tecnologia, através da integração de sistemas, funcione como pretendido. Benefícios incluem visibilidade de dados e inventário, processamento de encomendas mais preciso e rápido, custos de transação mais baixos e maior eficiência de mão de obra.

O objetivo final é extrair o melhor de cada um dos sistemas envolvidos e tornar o MRO o mais livre de erros possível. Seguem-se três melhores práticas para ajudar a chegar lá.

Reconhecer e Entender a Necessidade

Ao rever o processo de negócio e determinar os dados que precisam de fluir entre sistemas, deve identificar o sistema de registo para inventário. Isto é crítico para garantir que as transações são realizadas dentro do sistema de registo, em vez de originarem noutro sistema e depois tentarem fazer interface desses dados para o sistema de registo.

Por exemplo, se está a realizar receção de mercadorias num sistema, a emissão de mercadorias deve ser feita no mesmo sistema. Caso contrário, pode resultar em discrepâncias de saldo de inventário.

Além disso, deve definir antecipadamente o volume esperado de transações, como o número de SKUs no armazém, possível número de linhas de ordem de compra a serem transacionadas e frequência de transferências de dados, para determinar a infraestrutura de TI ideal necessária para a interface. Se o sistema não for capaz de gerir o volume, não servirá o propósito designado.

Identificar e Envolver Partes Interessadas Vitais

O elemento mais crítico na implementação de integração de sistemas MRO é ter partes interessadas-chave, particularmente a equipa de TI, envolvidas ao longo do projeto. A equipa de TI deve ser envolvida cedo no processo quando as discussões de planeamento são iniciadas. As equipas de negócio devem estar igualmente envolvidas para garantir que as interfaces estão alinhadas com as expectativas de negócio. Compras, cadeia de abastecimento, finanças, operações e manutenção devem todos estar envolvidos nas discussões e planeamento.

A faturação é o fim do fluxo de processo MRO e causa mais dor se a interface não for desenhada corretamente. Representantes de contas a pagar da equipa financeira devem ser consultados para definir e documentar os requisitos de transmissão e reconciliação de faturas, para que o fluxo de processo AP seja perfeito.

A formação de utilizadores finais também é importante. Pode construir a interface mais eficiente do mundo, mas se os utilizadores não forem bem formados, é um esforço desperdiçado.

Os utilizadores finais devem ser formados no sistema em que transacionam, bem como em como os dados são transferidos entre sistemas. Além disso, recomenda-se que um guia de referência rápida de uma página seja fornecido aos utilizadores finais, cobrindo os pontos-chave da formação. Entender como funciona o fluxo de processo de dados ajuda os utilizadores finais a utilizar todas as capacidades do sistema.

Teste de aceitação do utilizador (UAT) é uma etapa no plano do projeto que oferece aos utilizadores de negócio a oportunidade de testar a interface e identificar quaisquer ajustes. Esta etapa destina-se a garantir que a interface está a fazer o que foi desenhada para fazer. Tempo suficiente deve ser alocado para esta tarefa, e o negócio deve aproveitar totalmente esta oportunidade para garantir um resultado bem-sucedido.

Incluir Recursos para Monitoramento e Melhoria da Interface

Por último, não pode simplesmente afastar-se uma vez que a interface do sistema entra em funcionamento. Tempo deve ser alocado para hiper-cuidado pós go-live, para garantir que os utilizadores finais estão totalmente confortáveis com a interface. Pelo menos duas semanas para esta tarefa é tipicamente recomendado. Além disso, mecanismos de tratamento de erros e relatórios automatizados devem ser desenvolvidos para gerir quaisquer problemas proativamente e minimizar a carga para os utilizadores. Todo o propósito da nova interface é ajudar o negócio, em vez de adicionar uma carga adicional.

Para interfaces que impactam saldos de inventário, um processo de reconciliação de inventário semanal deve ser implementado para garantir que os dois sistemas não saem do equilíbrio. Como exemplo, um instantâneo de inventário do sistema de registo seria enviado eletronicamente para o sistema externo para comparar e identificar quaisquer discrepâncias. Utilizadores de negócio devem então acompanhar para reconciliar e fazer os ajustes necessários. Nas mesmas linhas, uma reconciliação semelhante deve ser colocada em prática para linhas de P.O. abertas entre os dois sistemas.

Quando feito corretamente, a integração de sistemas MRO adiciona um elemento significativo de automação e procedimentos de poupança de tempo que reduzem ainda mais os custos da cadeia de abastecimento.

Stanley Perli é diretor sénior de aplicações empresariais para a Synovos.