Procedimentos de escrita:simples e eficientes ao digital

Os procedimentos estão entre os elementos mais importantes do sistema de documentação industrial. Cada um deles serve como ponto de referência para os funcionários envolvidos e é sua capacidade de orientá-los que determina sua eficiência em seus respectivos cargos. É, pois, assegurando-se de que dispõem de procedimentos bem concebidos que as empresas se colocam nas condições adequadas para atingir os objetivos definidos.

Mas escrever procedimentos é um trabalho relativamente complexo e especializado. Esta tarefa envolve muito esforço em termos de reunir as informações necessárias, criar o próprio documento e atualizá-lo. E nessas 3 atividades, a tecnologia digital oferece um suporte considerável. Vamos ver como a digitalização da escrita de procedimentos torna tudo mais fácil e rápido com ferramentas dedicadas …

Colete informações com mais facilidade

Na indústria como em outros campos, para executar corretamente uma ação ou sequência de ações, é necessário um documento de referência; é o procedimento. Sem ser tão detalhado quanto o procedimento operacional, permite ao usuário realizar seu trabalho em conformidade com normas, requisitos regulamentares, requisitos de qualidade e possivelmente prazos pré-estabelecidos. Existem procedimentos de manutenção, controle de não conformidades, arquivamento, rastreabilidade de produtos e auditoria interna, para citar apenas alguns.
No entanto, para elaborar procedimentos, é necessário coletar todas as informações que devem ser incluídas no eles de antemão. Para isso, as ferramentas das novas tecnologias são valiosas. Graças aos módulos desenvolvidos especificamente, é mais fácil e rápido pesquisar, inserir e classificar os dados necessários para que eles possam ser organizados e o processo de escrita possa começar. É óbvio que realizar esta missão em um computador e tablet é muito mais prático e menos demorado do que fazê-lo no papel, pelo método tradicional.

Criação do conteúdo do procedimento:rapidez e simplicidade graças à ferramenta digital

Uma vez que os dados foram coletados, o procedimento pode ser desenvolvido e escrito. Aqui, novamente, o digital torna as coisas menos tediosas e amplia as possibilidades graças às funcionalidades oferecidas por softwares que podem ser comparados ao mapeamento mental.
É possível produzir procedimentos visuais e interativos na forma de logigramas, compostos por símbolos, conectores e outros elementos gráficos que representam as ações a serem realizadas, sua sequência, bem como os resultados a serem obtidos.

Quando se trata de procedimentos de redação, a norma ISO 9001 permite total liberdade de forma, desde que os documentos em questão atendam aos seguintes requisitos:simplicidade, concisão, adequação do conteúdo ao usuário, estrutura e organização.

As soluções de software de instrução de trabalho digital, como as que desenvolvemos na Picomto, tornam fácil e rápido criar procedimentos em apenas alguns cliques .

Tecnologia digital para uma melhor atualização do procedimento

Não basta escrever bem os procedimentos e formalizá-los de forma inteligente. Como acontece com qualquer documento industrial, eles estão sujeitos a melhorias regulares.
Aprimorar os procedimentos, atualizando-os à medida que os funcionários relatam as informações, é parte direta de um processo de melhoria contínua e de uma abordagem de qualidade, para a satisfação ideal do cliente.

Escrever procedimentos eficazes também significa confrontá-los com a realidade local, tomando medidas corretivas quando necessário.

Por que usar software específico do setor e esses padrões?

Na Picomto, desenvolvemos a nossa solução de instrução de trabalho digital em conformidade com as normas industriais (ISO 9001, FDA, GMP etc…) e com o objetivo de:

• Crie um procedimento claro e eficiente em poucos minutos usando uma ferramenta de criação dedicada
• Consulte procedimentos claros e inequívocos para técnicos
• Fornecer uma ferramenta para simplificar e facilitar a coleta de dados de campo

É claro que existem outros casos de uso para o uso de software dedicado. Não hesite em contactar os nossos especialistas.