Escrita de Procedimentos Digitais: Simples, Eficiente e Confiável

Procedimentos estão entre os elementos mais importantes do sistema de documentação industrial. Cada um deles serve como ponto de referência para os funcionários concernidos e é sua capacidade de guiá-los que determina sua eficiência em seus respectivos cargos. É, portanto, garantindo que eles tenham procedimentos bem projetados que as empresas se colocam nas condições certas para alcançar os objetivos definidos.

Mas escrever procedimentos é um trabalho relativamente complexo e especializado. Esta tarefa envolve muito esforço em termos de coleta das informações necessárias, criação do próprio documento e sua atualização. E nestas 3 atividades, a tecnologia digital fornece suporte considerável. Vamos ver como a digitalização da escrita de procedimentos a torna mais fácil e rápida com ferramentas dedicadas...

Coletar informações mais facilmente

Na indústria como em outros campos, para realizar corretamente uma ação ou sequência de ações, você precisa de um documento de referência; é o procedimento. Sem ser tão detalhado quanto o procedimento operacional, ele permite que o usuário faça seu trabalho em conformidade com padrões, requisitos regulatórios, requisitos de qualidade e possivelmente prazos preestabelecidos. Existem procedimentos para manutenção, controle de não conformidade, arquivamento, rastreabilidade de produtos e auditoria interna, para citar alguns. No entanto, para redigir procedimentos, é necessário coletar todas as informações supostas a serem incluídas neles previamente. Para isso, as ferramentas das novas tecnologias são valiosas. Graças a módulos especificamente desenvolvidos, é mais fácil e rápido buscar, inserir e classificar os dados necessários para que então possam ser organizados e o processo de escrita possa começar. É óbvio que realizar esta missão em um computador e tablet é muito mais prático e menos demorado do que fazê-lo em papel, usando o método tradicional.

Criação do conteúdo do procedimento: velocidade e simplicidade graças à ferramenta digital

Uma vez que os dados foram coletados, o procedimento pode ser desenvolvido e escrito. Aqui novamente, o digital torna as coisas menos tediosas enquanto expande as possibilidades graças às funcionalidades oferecidas por software que poderia ser comparado a mapas mentais. É possível produzir procedimentos visuais e interativos na forma de logigramas, consistindo em símbolos, conectores e outros elementos gráficos representando as ações a serem realizadas, sua sequência, bem como os resultados a serem obtidos.

Quando se trata de redigir procedimentos, a norma ISO 9001 permite total liberdade de forma, desde que os documentos em questão atendam aos seguintes requisitos: simplicidade, concisão, adequação do conteúdo para o usuário, estrutura e organização.

Soluções de software de instruções de trabalho digitais, como desenvolvemos na Picomto, tornam fácil e rápido criar procedimentos em apenas alguns cliques.

Tecnologia digital para melhor atualização do procedimento

Não basta escrever procedimentos bem e formalizá-los de forma inteligente. Como qualquer documento industrial, eles estão sujeitos a melhorias regulares. Impulsionar procedimentos atualizando-os à medida que funcionários relatam informações é parte direta de um processo de melhoria contínua e uma abordagem de qualidade, para satisfação ideal do cliente.

Escrever procedimentos eficazes também significa confrontá-los com a realidade no campo, tomando ação corretiva quando necessário.

Por que usar software específico para a indústria e estes padrões?

Na Picomto, desenvolvemos nossa solução de instruções de trabalho digitais em conformidade com regulamentos industriais (ISO 9001, FDA, GMP etc...) e com o objetivo de:

• Criar um procedimento claro e eficiente em poucos minutos usando uma ferramenta de criação dedicada
• Consultar procedimentos claros e inequívocos para técnicos
• Fornecer uma ferramenta para simplificar e facilitar a coleta de dados de campo

Existem, é claro, outros casos de uso para usar software dedicado. Não hesite em contatar nossos especialistas.