6 sinais de que é hora de atualizar seu aplicativo CMMS.

Os gerentes de manutenção não são melhores que suas ferramentas, e as ferramentas físicas não são mais importantes que as virtuais — os sistemas que armazenam ordens de serviço, tarefas e documentos de ativos. Quando foi a última vez que você fez uma avaliação completa do seu software CMMS?

Se você não sabe que CMMS significa “software de gerenciamento de manutenção computadorizado”, é uma aposta segura que você está usando fluxos de trabalho em papel ou um sistema de planilha. Isso por si só é uma razão para atualizar. Mas mesmo que você já tenha um sistema centralizado, você deve avaliar regularmente sua integridade e desempenho, assim como faria com suas instalações.

À medida que a revolução SaaS e móvel varreu o setor de TI, muitos sistemas corporativos, incluindo o CMMS, evoluíram. O mercado ainda está em expansão. Espera-se que o software de gerenciamento de manutenção e instalações ultrapasse US$ 43 bilhões até 2019, de acordo com a MarketsandMarkets. Se você não pesquisou o cenário de fornecedores de software recentemente, para comparar novos recursos de aplicativos CMMS e opções de preços flexíveis, agora pode ser a hora.

Até que ponto seu aplicativo CMMS atual atende às suas necessidades? Aqui estão seis sinais de que pode ser hora de atualizar o aplicativo CMMS.

Falta de visibilidade

Quanto você sabe sobre o desempenho e manutenção de seus ativos e instalações, em um determinado momento? Se levar um dia inteiro apenas para elaborar um relatório básico de status, como você tomará uma decisão rápida quando o destino do seu trabalho, a continuidade do serviço ou a segurança dos trabalhadores dependem disso?

Um aplicativo CMMS moderno e fácil de usar deve fornecer visibilidade em tempo real, rastreando e relatando qualquer número de métricas de instalações e equipamentos, desde códigos de falha do CMMS até tempo de inatividade, conclusão de ordens de serviço, horas de uso e estoque de peças. É claro que nem todo usuário precisará dessas métricas durante todos os procedimentos, mas reunir todos os seus dados em um sistema fornece acesso conveniente para gerentes de instalações e outros tomadores de decisão. O acesso baseado em permissão fornece aos usuários a capacidade de utilizar recursos específicos enquanto bloqueia o acesso a recursos que eles não precisam. As permissões podem ser facilmente modificadas para refletir as necessidades de cada usuário, ajudando a organizar a interface e simplificar sua tarefa imediata.

Problemas de conformidade

Em todos os setores, existem códigos e regulamentos que regem os níveis de segurança, manutenção e serviços funcionais. Em um mundo baseado em papel, manter a conformidade com esses regulamentos exige muito esforço manual e – provavelmente – um gerente de instalações com uma mente como uma armadilha de aço.

O software de gerenciamento de manutenção computadorizado certo pode automatizar grande parte desse processo para aumentar as taxas de conformidade e minimizar o trabalho redundante. Acompanhe o status de seus equipamentos, veículos ou instalações por meio de nosso aplicativo CMMS e defina notificações para lembrá-lo de expirações de garantia e inspeções de rotina. Você também pode registrar o histórico de reparos, armazenar todos os documentos de ativos e equipamentos, incluindo manuais de O&M, folhas de especificações, etiquetas de identificação e imagens de modelos de equipamentos, e manter uma trilha de auditoria limpa para futuras inspeções ou solicitações.

Mudanças no trabalho que afetam a manutenção

Se você gerencia apenas alguns equipamentos ou uma instalação menor, pode não sentir a necessidade de um sistema de software dedicado. Você está gerenciando muito bem com planilhas e um armário de arquivamento. Por enquanto, isso pode ser verdade. Mas se as circunstâncias mudarem – novos veículos/equipamentos, instalações atualizadas ou novos desafios regulatórios – seus fluxos de trabalho atuais podem se tornar subitamente insuficientes.

Se alguma dessas mudanças estiver prevista para os próximos seis meses, é uma boa ideia começar a pesquisar soluções agora e instalar um sistema. Com o surgimento de mais fornecedores de SaaS oferecendo aplicativos CMMS acessíveis, até mesmo as menores operações podem se beneficiar do gerenciamento simplificado de ordens de serviço e de um banco de dados de contratados externos. Os aplicativos CMMS também são escaláveis ​​e podem crescer facilmente com uma empresa para refletir as mudanças nas necessidades operacionais. Ao pesquisar opções agora ou começar com recursos simples do aplicativo CMMS, você estará à frente do jogo quando chegar a hora de tomar decisões de implementação em maior escala.

Para obter dicas sobre como economizar tempo pesquisando aplicativos CMMS, baixe nosso guia CMMS gratuito.

Seus técnicos estão carregando pranchetas

Não há nada de “errado” em usar uma prancheta por si só. Os técnicos e a equipe de manutenção trabalharam no papel por décadas antes do advento do software empresarial moderno. Mas se você possui um aplicativo CMMS e seus funcionários ainda dobrando seus esforços com processos baseados em papel e reentrada de dados, talvez seja hora de considerar uma atualização.

Um sistema de nuvem híbrida ou baseado em nuvem deve eliminar a necessidade de fluxos de trabalho mais antigos e redundantes, fornecendo acesso em tempo real a dados e relatórios de qualquer local. Muitos fornecedores até fornecem aplicativos móveis nativos para que os técnicos possam ler, enviar, modificar e concluir ordens de serviço de seus smartphones e tablets.

Falta de integração

Seu CMMS atual troca dados com outros sistemas de negócios relevantes, como gerenciamento de estoque, gerenciamento de propriedades e contabilidade? Se você estiver usando um produto baseado em servidor de 10 anos cujo fornecedor parou de lançar atualizações, a resposta provavelmente é não. Esse tipo de integração horizontal é importante para garantir que sua unidade de manutenção dê suporte ao restante dos negócios.

Para isso, procure um aplicativo CMMS que suporte integração nativa com os sistemas que você usa (plug and play) ou forneça uma API flexível (interface de programa de aplicativo) para integração personalizada. Se tudo mais falhar, certifique-se de que seus dados de manutenção possam ser facilmente extraídos de seu banco de dados sem uma taxa de penalidade por isso.

Falha no Processo de Ordem de Serviço

As ordens de serviço são a força vital de quase todas as operações de manutenção, portanto, gerenciá-las com eficiência pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso como unidade de negócios. Se a taxa de correção na primeira vez (FTF) for baixa e suas ordens de serviço estiverem frequentemente atrasadas, geralmente você pode rastrear o problema para fluxos de trabalho defeituosos ou gerenciamento de dados deficiente.

Por exemplo, seu aplicativo CMMS atual não oferece um recurso de inventário integrado conectado a ordens de serviço, de modo que seus técnicos geralmente chegam na metade de um trabalho antes de perceberem que não têm as peças ou materiais necessários. Ao pesquisar sistemas, tente encontrar um que suporte seus fluxos de trabalho atuais e possa trazer melhorias quando necessário. Também é importante que o recurso de ordem de serviço amplie o acesso do usuário à equipe e aos clientes da empresa - quem quer que tenha interesse em suas instalações e equipamentos.

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Talvez a verdadeira pergunta a se fazer não seja Quando é hora de atualizar? mas O que está me segurando? À medida que os aplicativos CMMS se tornam cada vez mais acessíveis e acessíveis, as unidades de manutenção em todos os setores estão adotando novos sistemas para melhorar a maneira como trabalham e reduzir os custos indiretos. Não espere até que seja tarde demais para encontrar seu próximo aplicativo cmms. Se você se identifica com algum dos sintomas desta lista, é hora de começar a pesquisar e comparar produtos.