Soluções CMMS: 5 Indicadores-Chave de Que Sua Organização Deve Adotar um Sistema CMMS

Empresas hoje percebem benefícios de implementar CMMS. No passado, sistemas de gestão de manutenção só eram encontrados em fábricas, mas agora vemos software de manutenção usado em instituições de ensino, unidades de saúde, municípios, instalações esportivas e recreativas, shopping centers, praticamente qualquer tipo de instalação. Se você é gerente de manutenção ou instalações, pode estar se perguntando: "Como sei se uma solução CMMS é certa para minha organização?" Os seguintes são 5 sinais claros de que sua organização precisa de um sistema de gestão de manutenção.

1. Sua empresa não tem programa de manutenção preventiva em vigor

Muitas empresas não têm programa formal de manutenção preventiva. Por formal, refiro-me a ter processos padronizados e procedimentos definidos envolvendo automação, e que responsabilizam pessoas por completar tarefas. Manutenção preventiva serve para reduzir tempo de inatividade de equipamentos. Na superfície, isso reduz tempo e dinheiro gastos em reparos. Além disso, manutenção preventiva regular aumenta produtividade, reduz paradas de produção e aumenta expectativa de vida dos equipamentos. Organizações frequentemente têm programas de manutenção preventiva, mas estão deficientes. Se seu departamento de manutenção trabalha a partir de manual ou livro, prancheta ou planilhas, você deve considerar software de manutenção preventiva. Optar por sistema de manutenção preventiva trará muitos benefícios:

• Notificações antecipadas quando MPs estão vencendo
• Alertas quando ordens de serviço de manutenção preventiva estão atrasadas
• Atualizações sobre peças necessárias e níveis atuais de inventário
• Pedido de peças quando níveis de inventário caem abaixo do limite
• Rastreamento de tempo e custos para completar trabalho
• Relatórios em tempo real sobre desempenho de manutenção preventiva
• Instilar cultura que vê manutenção preventiva como prioridade

2. Reparos e manutenção não planejada não são documentados

Se você está considerando CMMS para sua empresa, provavelmente está se perguntando: "Quantas vezes o Equipamento 'X' quebrou no último ano?" "Quanto dinheiro investimos reparando Máquina 'Y'?" "Com que frequência consertamos o chuveiro na unidade 101?" Com sistema informatizado de gestão de manutenção, gerentes de instalações e manutenção encontram facilmente respostas a perguntas como estas, e mais. Soluções CMMS vêm equipadas com ferramentas de gestão de ordens de serviço sob demanda que permitem usuários documentar eventos de manutenção não planejada quando ocorrem e rastreá-los da submissão à conclusão. Através deste processo, dados importantes são registrados que podem ser usados por gerentes para decisões informadas. Isso inclui:

• Data e hora que ordem de serviço foi submetida
• Informações do solicitante
• Tempo de resposta do técnico ou contratante designado
• Tempo necessário para completar
• Custos e materiais envolvidos na ordem de serviço
• Frequência deste tipo de ordem de serviço

Além de todas métricas acima, ter sistema informatizado de ordens de serviço melhora tempo de resposta a ordens de serviço críticas. Quando um elevador quebra ou cano estoura, minutos podem equivaler a GRANDES DINHEIROS. Se melhorar tempo de resposta a manutenção não planejada é objetivo, implementar software de manutenção informatizado ajudará a alcançar isso.

3. Esperar por peças é contratempo comum

Você encontra sua equipe de manutenção frequentemente esperando peças chegarem? Ordens de serviço regularmente atrasadas por não ter o que precisa em inventário e peças em pedido? Se esses são problemas comuns, hora de começar pesquisa sobre software CMMS. Quase todo software de manutenção informatizado vem com ferramentas de gestão de inventário que permitem gerentes garantir que peças críticas estão disponíveis quando necessárias. Software de gestão de inventário pode:

• Definir limites de quantidade mínima e máxima
• Fornecer info detalhada sobre fornecedores e custos de peças
• Vincular peças a equipamentos e ordens de serviço de manutenção preventiva
• Enviar alertas quando níveis de inventário estão baixos
• Ser escaneado com leitores de código de barras e dispositivos móveis
• Gerar pedidos de compra
• Rastrear uso e custos de peças ao longo do tempo
• Reduzir inventário perdido por roubo ou outro
• Reduzir custos de depreciação através de JIT

Ter soluções CMMS em prática dá a gerentes de manutenção e instalações mais controle sobre seu inventário e garante que peças críticas estão disponíveis quando necessárias.

4. Rastreamento e agendamento de mão de obra precisa ser melhorado

Se seu departamento de manutenção envolve 1 ou 2 pessoas, rastrear mão de obra e agendar eventos pode ser simples o suficiente e provavelmente gerenciado usando Outlook ou aplicativo de calendário similar. Conforme departamento cresce e mais pessoas envolvidas, rastrear horas de trabalho e agendar tarefas torna-se mais complicado. Muitas empresas operam sem sistemas formais de rastreamento para suas equipes de manutenção, e sentem que funcionam bem sem problemas. Software CMMS deve ser considerado não só quando problemas são óbvios, mas quando operações podem ser melhoradas. Sistemas de software de manutenção são instrumentais em identificar e resolver gargalos com utilização de mão de obra, monitorar responsividade da equipe, custos de mão de obra, agendar manutenção preventiva e planejada e previsão. Estes sistemas dão aos gerentes oportunidade de melhorar tempo de resposta e utilização de mão de obra e reduzir custos de mão de obra.

5. Não há medidas formais de desempenho em vigor

Para empresas permanecerem competitivas, precisa haver cultura de redução de custos em toda empresa. Custos não existem para ser acumulados; estão lá para ser reduzidos. Soluções CMMS equipam gerentes com poderosas ferramentas de relatórios que entregam dados em tempo real sobre desempenho operacional de manutenção e ajudam a tomar decisões informadas e previsões mais precisas. Se você é novo em CMMS, beneficiará de relatórios sobre mão de obra, inventário e custos de reparo, e à medida que se envolve mais, progredirá para métricas mais granulares como tempo médio de resposta, tempo médio de reparo, tempo de inatividade de equipamentos, taxas de utilização de mão de obra e análise de tendências. Em última análise, software CMMS pode ser configurado para relatar sobre qualquer dado que está sendo registrado e será ferramenta necessária para otimizar eficiência de manutenção.

Segundo sites como Software Advice e Capterra, existem bem mais de 100 soluções CMMS, todas oferecendo gestão de ordens de serviço, manutenção preventiva, e módulos de gestão de inventário e equipamentos. Reserve tempo para sua pesquisa. Investir em software de gestão de manutenção não precisa custar milhares de dólares antecipadamente. Existem muitas oportunidades para testes gratuitos, e opções adequadas para organizações pequenas e grandes.