6 Sinais Claros de Que Você Deve Atualizar Seu CMMS Hoje

Gestores de manutenção não são melhores que suas ferramentas, e ferramentas físicas não são mais importantes que as virtuais — os sistemas que abrigam ordens de serviço, tarefas e documentos de ativos. Quando foi a última vez que você fez uma avaliação completa do seu software CMMS?

Se você não sabe que CMMS significa "software computadorizado de gestão de manutenção", é aposta segura que você está usando fluxos de trabalho em papel ou sistema de planilhas. Isso por si só é motivo para atualizar. Mas mesmo se você já tem um sistema centralizado, deve avaliar regularmente sua saúde e desempenho, assim como faria com suas instalações.

À medida que a revolução SaaS e móvel varreu a indústria de TI, muitos sistemas empresariais, incluindo CMMS, evoluíram. O mercado continua em expansão. Software de gestão de manutenção e instalações deve ultrapassar $43 bilhões até 2019, segundo a MarketsandMarkets. Se você não pesquisou recentemente o cenário de fornecedores de software, para comparar novas funcionalidades de aplicativos CMMS e opções de preços flexíveis, agora pode ser a hora.

Quão bem seu aplicativo CMMS atual atende às suas necessidades? Aqui estão seis sinais de que pode ser hora de atualizar o aplicativo CMMS.

Falta de Visibilidade

O quanto você sabe sobre o desempenho e manutenção dos seus ativos e instalações, a qualquer momento? Se leva um dia inteiro só para elaborar um relatório de status básico, como você tomará uma decisão rápida quando o destino do seu emprego, a continuidade do serviço ou a segurança dos trabalhadores depender disso?

Um aplicativo CMMS moderno e fácil de usar deve fornecer visibilidade em tempo real rastreando e relatando qualquer número de métricas de instalações e equipamentos, desde códigos de falha do CMMS até tempo de inatividade, conclusão de ordens de serviço, horas de uso e estoque de peças. Claro, nem todo usuário terá necessidade dessas métricas durante todos os procedimentos, mas trazer todos os seus dados para um sistema fornece acesso conveniente para gestores de instalações e outros tomadores de decisão. Acesso baseado em permissões fornece aos usuários a capacidade de utilizar funcionalidades específicas enquanto bloqueia acesso a funcionalidades que não precisam. Permissões podem ser facilmente modificadas para refletir as necessidades de cada usuário, ajudando a despoluir a interface e simplificar sua tarefa imediata.

Problemas de Conformidade

Em toda indústria, existem códigos e regulamentações que regem segurança, manutenção e níveis de serviço funcional. Em um mundo baseado em papel, manter a conformidade com essas regulamentações requer muito esforço manual e — mais provavelmente — um gestor de instalações com memória de aço.

O software de gestão de manutenção computadorizado certo pode automatizar grande parte desse processo para aumentar taxas de conformidade e minimizar trabalho redundante. Rastreie o status dos seus equipamentos, veículos ou instalações através do nosso aplicativo CMMS, e configure notificações para lembrá-lo de expiração de garantias e inspeções de rotina. Você também pode registrar histórico de reparos, abrigar todos os documentos de ativos e equipamentos, incluindo manuais de O&M, fichas técnicas, tags de ID e imagens de modelos de equipamentos, e manter uma trilha de auditoria limpa para futuras inspeções ou solicitações.

Mudanças no Trabalho que Afetam a Manutenção

Se você gerencia apenas alguns equipamentos ou uma instalação menor, pode não sentir necessidade de um sistema de software dedicado. Você está gerindo muito bem com planilhas e um arquivo. Por enquanto, isso pode ser verdade. Mas se as circunstâncias mudarem — novos veículos/equipamentos, instalações atualizadas, ou novos desafios regulatórios — seus fluxos de trabalho atuais podem se tornar repentinamente insuficientes.

Se alguma dessas mudanças está prevista para os próximos seis meses, é uma boa ideia começar a pesquisar soluções agora e colocar um sistema em vigor. Com o surgimento de mais fornecedores SaaS oferecendo aplicativos CMMS acessíveis, até as menores operações podem se beneficiar de gestão simplificada de ordens de serviço e um banco de dados de prestadores externos. Aplicativos CMMS também são escaláveis e podem crescer facilmente com o negócio para refletir necessidades operacionais cambiantes. Pesquisando opções agora ou começando com funcionalidades simples de aplicativo CMMS, você estará à frente do jogo quando chegar a hora de tomar decisões de implementação em maior escala.

Para dicas sobre como economizar tempo pesquisando aplicativos CMMS, baixe nosso guia CMMS gratuito.

Seus Técnicos Ainda Carregam Pranchas

Não há nada de "errado" em usar uma prancheta em si. Técnicos e equipe de manutenção trabalharam com papel por décadas antes do advento de software empresarial moderno. Mas se você possui um aplicativo CMMS e seus trabalhadores ainda estão duplicando esforços com processos baseados em papel e reentrada de dados, pode ser hora de considerar uma atualização.

Um sistema baseado em nuvem ou híbrido deve eliminar a necessidade de fluxos de trabalho antigos e redundantes, fornecendo acesso em tempo real a dados e relatórios de qualquer local. Muitos fornecedores até fornecem apps móveis nativos para que técnicos possam ler, enviar, modificar e concluir ordens de serviço de seus smartphones e tablets.

Falta de Integração

Seu CMMS atual troca dados com outros sistemas empresariais relevantes, como gestão de estoque, gestão predial e contabilidade? Se você está usando um produto baseado em servidor de 10 anos cujo fornecedor parou de lançar atualizações, a resposta provavelmente é não. Esse tipo de integração horizontal é importante para garantir que sua unidade de manutenção suporte o resto do negócio.

Para esse fim, procure um aplicativo CMMS que suporte integração nativa com os sistemas que você usa (plug and play), ou forneça uma API (interface de programação de aplicativos) flexível para integração personalizada. Se tudo mais falhar, certifique-se de que seus dados de manutenção possam ser facilmente extraídos do seu banco de dados sem taxa de penalidade por fazê-lo.

Processo de Ordem de Serviço Falhando

Ordens de serviço são a força vital de quase qualquer operação de manutenção, então gerenciá-las eficientemente pode fazer a diferença entre sucesso e fracasso como unidade de negócio. Se sua taxa de reparo na primeira vez (FTF) é baixa e suas ordens de serviço frequentemente atrasadas, geralmente você pode rastrear o problema a fluxos de trabalho defeituosos ou má gestão de dados.

Por exemplo, seu aplicativo CMMS atual não oferece uma funcionalidade de estoque integrada conectada a ordens de serviço, então seus técnicos frequentemente chegam na metade de um trabalho antes de perceberem que não têm as peças ou materiais necessários. Ao pesquisar sistemas, tente encontrar um que suporte seus fluxos de trabalho atuais e possa trazer melhorias onde necessário. Também é importante que a funcionalidade de ordem de serviço estenda o acesso a equipe da empresa e clientes — quem quer que tenha participação nas suas instalações e equipamentos.

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Talvez a pergunta real a se fazer não seja Quando é hora de atualizar? mas O que está me impedindo? À medida que aplicativos CMMS se tornam cada vez mais acessíveis e acessíveis, unidades de manutenção em todas as indústrias estão adotando novos sistemas para melhorar a forma como trabalham e reduzir custos indiretos. Não espere até ser tarde demais para encontrar seu próximo aplicativo CMMS. Se você se identifica com algum dos sintomas desta lista, é hora de começar a pesquisar e comparar produtos.