Perguntas Essenciais a Considerar Antes de Selecionar uma Solução CMMS

O mundo da gestão de manutenção evoluiu conforme demandas de mercado, desafios econômicos e avanços tecnológicos desafiam empresas em uma ampla gama de setores. Em resposta a essas condições, Software Computadorizado de Gestão de Manutenção (CMMS) tornou-se rapidamente uma indústria em crescimento oferecendo soluções de gestão de manutenção para empresas, grandes e pequenas. No entanto, dado o número e diversidade de sistemas de gestão de manutenção no mercado, encontrar uma solução CMMS adequada para seu negócio também pode ser um desafio adicional, já que as empresas variam em suas necessidades e estrutura únicas.

Enquanto o software CMMS promete muito, colher os benefícios potenciais depende largamente do equilíbrio entre as necessidades da empresa, as capacidades do software e outros fatores específicos do setor. Encontrando a combinação certa, é possível transformar não apenas seu departamento de manutenção, mas também todo o seu negócio. Uma pesquisa com 558 empresas usando software CMMS relatou um aumento médio de 28% na produtividade após implementar seu novo software. Em geral, a melhor maneira de navegar na busca pela solução de gestão de manutenção certa para sua organização é saber as perguntas certas a fazer aos fornecedores de CMMS.

2 Coisas que Você Precisa Fazer Antes de Começar a Comprar um CMMS:

1. Monte uma Equipe de Seleção de CMMS

Antes de começar a busca por uma solução CMMS que funcione para você, você deve consultar múltiplos stakeholders nas operações da sua empresa. Olhe para aqueles que trabalham no seu departamento de manutenção ou outros que trabalham com seus prestadores e fornecedores externos. Seus insights e feedback são importantes, pois eles saberão o que é necessário para melhorar as operações, bem como lidar com as consequências de falhas de equipamentos.

2. Defina Seus Requisitos

Determine as funcionalidades que você precisará para transferir com sucesso 100% das suas operações de gestão de manutenção para um sistema de software. Se você está procurando substituir seu CMMS atual, considere as tarefas que seu sistema atual está faltando, observando quaisquer funcionalidades que você considere redundantes.

Crie uma lista de funcionalidades essenciais, bem como uma lista secundária de atributos que você acharia úteis, mas não necessários. Olhe para sua equipe de seleção de CMMS para insights. Se você não tem certeza por onde começar, aqui estão algumas funcionalidades frequentemente solicitadas:

• Rastrear custos de reparo de manutenção mensais ou trimestrais
• Reduzir tempo de inatividade de equipamentos com ferramentas de manutenção preventiva
• Eliminar a necessidade de papel
• Gestão simples de ordens de serviço e formulários de solicitação de ordens de serviço
• Capacidade de processar ordens de serviço usando dispositivos móveis (igualmente, eles têm app tanto para iOS quanto Android?)
• Método para rastrear localização de equipamentos e peças
• Sistema de calendário para planejar atividades de manutenção
• Melhorar comunicação entre membros da equipe e para a alta gestão, se necessário

4 Perguntas Preliminares a Fazer a Todo Fornecedor de CMMS

Uma vez que você tenha uma ideia geral do conjunto de funcionalidades que seu negócio requer, você precisa identificar soluções que poderiam ser uma combinação potencial para sua organização (sugerimos escolher 3 ou 4 fornecedores diferentes para fazer comparações). Ao falar com fornecedores, mantenha o seguinte em mente:

Eles Fornecerão uma Demonstração?

Nunca entre em um sistema, não importa o preço, sem testá-lo primeiro. Se o fornecedor puder coordenar uma demonstração já sintonizada com as necessidades da sua empresa, isso é um passo na direção certa. Durante a demonstração do software CMMS, consulte sua lista de funcionalidades necessárias para ter certeza de que o CMMS atende às suas necessidades. Cuidado com funcionalidades excessivas que você não precisa, pois provavelmente estará pagando por elas mesmo se nunca as usar.

Para Qual Setor o Software é Destinado?

Algumas soluções CMMS são projetadas para um tipo particular de negócio ou organização. Por exemplo, ONGs e pequenas empresas não vão precisar das mesmas ferramentas que empresas e hospitais.

Em um ambiente médico, por exemplo, trabalhadores de manutenção podem estar rastreando milhões de dólares em equipamentos que estão constantemente sendo movidos entre andares de um hospital. Essas peças de equipamento não podem falhar, pois vidas dependem delas. Neste caso, tarefas de manutenção devem ser cronometradas em intervalos específicos, ou vinculadas a eventos disparadores que podem acontecer a qualquer momento.

Outros negócios podem exigir uma solução que monitore não apenas as necessidades de manutenção de seus equipamentos e prédio, mas também os requisitos de serviço de sua frota automotiva. Embora alguns pacotes CMMS tenham capacidades de gestão de frota, nem todo CMMS possui esse recurso. Alternativamente, as necessidades de um escritório menor podem se limitar a garantir que máquinas críticas ao negócio sejam mantidas em funcionamento e que lâmpadas e filtros de aspirador sejam trocados no prazo.

O CMMS é Fácil de Usar?

Usabilidade é fundamental. Você não verá retorno sobre investimento se estiver desperdiçando tempo, recursos e dinheiro lutando para entender seu novo CMMS. Um CMMS não é apenas para os membros tech-savvy da sua organização — é projetado para todos. Isso significa que todos os funcionários, desde técnicos de manutenção no chão de fábrica até gerentes de nível C, precisam usar efetivamente seu CMMS diariamente.

Com CMMS, quanto mais dados e esforço você insere, melhor será o retorno do sistema. Se você escolhe um sistema de software que requer habilidades tech-savvy, será difícil realizar o potencial do sistema. Se um funcionário luta para aprender o sistema — ou pior, se recusa a aprendê-lo porque é muito frustrante — erros podem ocorrer; uma unidade HVAC pode falhar em um dia quente de julho ou um equipamento salva-vidas em um hospital pode não funcionar como necessário. Um CMMS deve ser visto como um assistente do departamento de manutenção; um software usado em cada etapa de um processo de manutenção. Não importa o quão sofisticado um CMMS possa ser, ele só terá valor se os funcionários estiverem dispostos e aptos a usá-lo. A adoção do sistema por todos os usuários será dramaticamente aumentada escolhendo software CMMS fácil de usar (muitas vezes conhecido como software de gestão de instalações).

Ao falar com fornecedores de CMMS, pergunte quanto tempo a implementação do sistema geralmente leva, e quantas chamadas de suporte são tipicamente previstas de um novo cliente nos primeiros meses. Essas perguntas darão uma boa ideia de quão fácil de usar o software deles realmente é.

O Software é Baseado na Web ou Instalado?

Uma solução CMMS baseada na web (também referida como Software as a Service (SaaS) ou computação em nuvem) é tipicamente hospedada pelo seu provedor em seu hardware e gerenciada em seu próprio datacenter. Usuários acessam via Internet, seja via site, ou um app ou solução de software específico. Por outro lado, um CMMS instalado é completamente hospedado no local, significando que todo o hardware deve ser instalado, gerenciado e controlado pela empresa usando o CMMS.

Geralmente, soluções CMMS baseadas na web são muito menos caras, e oferecem aos usuários um nível muito maior de suporte com funcionalidades de suporte simplificadas no produto. No entanto, como não são hospedadas no local, usuários às vezes sentem que têm menos controle sobre seu CMMS, pois não têm controle sobre o hardware onde sua instalação está hospedada. Alguns usuários sentem que seus dados não são tão seguros em plataformas baseadas na web comparado a tê-los hospedados no local. A questão da segurança de dados é prioridade para os modelos SaaS sofisticados de hoje. Para uma explicação detalhada de segurança de CMMS baseado na web, leia nosso artigo aqui. Como muitos provedores de CMMS baseados na web, o Hippo emprega criptografia de 256 bits na proteção dos dados de seus clientes. Além disso, realiza testes de segurança anuais de rotina em seu hardware, garantindo que quaisquer possíveis brechas sejam corrigidas imediatamente. Considerando o custo de serviços de segurança gerenciados, é improvável que um CMMS instalado seja mais seguro do que uma solução baseada na web, na prática real.

5 Perguntas a Fazer Sobre o Preço do Seu CMMS

Encontrar o CMMS certo para seu negócio é apenas parte da equação. A outra parte é o custo do Software CMMS. O custo real de usar software CMMS vai variar de fornecedor para fornecedor, dependendo das funcionalidades desejadas, número de usuários e quantidade de dados gerenciados. Licenças de usuário único custam a partir de $25 por mês, com taxas subindo para $200 por mês, sem incluir outras taxas anuais de assinatura ou serviço. Para receber informações confiáveis e precisas sobre custos, é melhor olhar além das informações fornecidas nos sites dos fornecedores de CMMS. Reserve tempo para se comunicar diretamente com o fornecedor sobre o produto e custos antes de comprar um Software CMMS, fazendo as seguintes perguntas:

O Fornecedor Cobrará por Cada Usuário Adicional?

Enquanto algumas soluções CMMS são construídas em torno de uma taxa de licença fixa, outras cobrarão um valor crescente dependendo do número de usuários acessando o sistema. Essa questão precisa ser abordada para determinar se um sistema caberá no seu orçamento. Sistemas que cobram por usuários adicionais podem ser proibitivos para empresas em rápida expansão. Uma alternativa melhor podem ser pacotes que permitem um número ilimitado de usuários, eliminando preocupações com custos crescentes.

Também é importante perguntar aos fornecedores como eles definem um usuário. Um usuário é alguém que apenas acessa o sistema, ou alguém que pode fazer solicitações de ordens de serviço? Certifique-se de que você está na mesma página que seu fornecedor para estimar com precisão o orçamento que receberá.

A Estrutura de Preços é Clara?

Identifique quaisquer taxas ocultas conversando com fornecedores de CMMS em detalhes sobre sua estrutura de taxas. Explique as necessidades da sua empresa e pergunte diretamente que tipos de taxas você pode esperar daqui para frente. Como observado, nem todos os sistemas CMMS vinculam seu custo ao número de usuários acessando o sistema. Alguns cobram pela quantidade de ordens de serviço enviadas mensalmente, enquanto outros têm taxas que mudam dependendo de quantos sites, prédios ou departamentos sua empresa tem ou adquire.

Se software baseado na web é uma opção, leve isso em consideração. Preços em software baseado na web são tipicamente mais flexíveis e gerenciáveis e disponíveis em pagamentos incrementais (anuais ou mensais). Alternativamente, software baseado em site que deve ser instalado em servidores dedicados da empresa tipicamente vem com um custo inicial mais alto; e apesar desse custo, um negócio ainda pode ser obrigado a pagar mensalmente ou anualmente por taxas de licença e assinatura de suporte.

Existem Descontos Disponíveis?

Muitas empresas de CMMS oferecem desconto para clientes sem fins lucrativos, compromissos de longo prazo e outros tipos de clientes. Durante sua pesquisa, certifique-se de perguntar a cada fornecedor que tipos de descontos eles oferecem. Valores de desconto podem variar de fornecedor para fornecedor; considere quaisquer descontos aplicáveis em suas considerações e tomada de decisão final.

Qual é a Política de Reembolso?

Encontrar o CMMS certo é trabalho duro, e se você estiver insatisfeito, ter recurso é importante. Pergunte se o fornecedor oferece algum tipo de garantia de satisfação. Descubra quanto tempo a garantia dura e quais são os termos. Como a instalação e implementação do software CMMS pode ser um processo longo de várias semanas ou meses, ter um período de reembolso estendido é razoável.

Qual é o Custo de Configuração?

O custo de implementação de software pode ser caro e um fator decisivo final. Certifique-se de perguntar sobre o custo típico de configuração e quanto os clientes deles tipicamente pagam durante o primeiro ano como cliente. Como cada empresa tem diferentes obstáculos de implementação, crie uma margem na estimativa.

A configuração do sistema tipicamente ocorre de duas formas: o cliente configura tudo, ou o cliente paga a empresa de software CMMS para auxiliar no processo. A decisão sobre configuração própria não deve ser guiada apenas pelo custo, mas também pelas habilidades técnicas disponíveis para realizar o processo. Para alguns negócios, o tempo, recursos e frustração envolvidos em um processo de configuração própria podem tornar a decisão de contratar assistência do fornecedor preferível. Neste caso, fornecedores podem estar mais dispostos a ajudar a popular seu banco de dados e treinar sua equipe. Se você quer economizar dinheiro configurando seu novo software CMMS sozinho, mas o sistema é tão complicado que você precisa da ajuda do fornecedor, pode não ser o software certo para você. Geralmente, sistemas baseados na web são mais fáceis de implementar quando comparados a sistemas no local que requerem hardware dedicado. É importante avaliar bem as diferenças de custo com antecedência, caso considere ter o fornecedor auxiliando você.

2 Perguntas de Suporte Técnico a Fazer a Todo Fornecedor de CMMS

Mesmo o software mais fácil de usar pode ser acompanhado por dores de crescimento; o fator importante é garantir que treinamento adequado e uma equipe de suporte robusta possam assegurar que dificuldades sejam minimizadas. Se você planeja implementar um CMMS com sucesso, precisa garantir que seu fornecedor tem uma equipe pronta para apoiar sua empresa. Aqui estão duas perguntas para seu fornecedor durante sua consulta inicial:

Eles Oferecem Treinamento?

Descubra se o fornecedor de CMMS treinará você para configurar bancos de dados, inserir dados, agendar manutenção preventiva, e colocar ordens de serviço em fila — assim como quaisquer outros serviços que sua equipe precise do seu CMMS. Da mesma forma, descubra se o treinamento está incluído na sua taxa mensal (ou taxa de configuração). Se não estiverem, quais são os custos adicionais para treinamento? A melhor abordagem é garantir que algumas pessoas-chave, como gestão e outros usuários essenciais, sejam treinadas no software o mais rápido possível. Esses líderes podem então transmitir seu conhecimento a outros membros da equipe de manutenção ao longo do tempo. Compartilhar informações dessa forma pode economizar dinheiro se o fornecedor de CMMS que você selecionou cobra por treinamento e suporte.

O Suporte é Fácil de Alcançar?

Descubra os horários em que o suporte pode ser contatado e, igualmente importante, o tempo de resposta esperado. Inquira sobre quais métodos de comunicação estão disponíveis para você? Dependendo das circunstâncias e hora do dia, e-mail pode funcionar melhor, enquanto em outros momentos, telefone ou chat pode ser preferido. Descubra se a equipe de suporte é qualificada? Em outras palavras, você ligará para um número 0800 de call center onde a equipe de suporte técnico é terceirizada, ou interagirá com técnicos capacitados para corrigir bugs e melhorar a experiência do cliente?

Para a maioria dos clientes investindo em um CMMS, ter um programa de manutenção preventiva agendado em vigor é essencial para seu negócio. Se um bug do sistema interromper a funcionalidade da sua manutenção preventiva ou qualquer funcionalidade vital, resolver o problema o mais rápido possível é essencial. Ficar no telefone, esperar 45 minutos na linha ou ter um ticket de ordem de serviço encaminhado para outra pessoa pode ser frustrante e caro. Informe-se sobre como e por quem esses problemas serão tratados. Suporte é algo que empresas raramente pensam até haver um problema. Informe-se sobre serviços de suporte antes de comprar um CMMS.

3 Perguntas a Fazer Sobre o Sucesso do Seu CMMS a Longo Prazo

Ao comprar software CMMS, é comum focar no presente com preocupações centradas em questões relacionadas a custo de instalação e treinamento de funcionários em seu uso. Muitas vezes, questões relacionadas a como o sistema impactará seu negócio no futuro à medida que cresce e evolui são negligenciadas. Certifique-se de considerar esses três fatores que podem impactar seu negócio no futuro:

Seu Software CMMS Pode Escalar Conforme Seu Negócio Cresce?

Empresas são dinâmicas, o que significa que mudam e evoluem com o tempo. Converse com seu fornecedor de CMMS e descubra se o software pode se adaptar ao crescimento da empresa, incluindo expansão de prédio, aumento de equipe, ou mudança de funções e tarefas da equipe de manutenção. Hospitais, por exemplo, experimentam mudanças contínuas, como introdução de novos equipamentos exigindo manutenção diária, ou adição de uma frota de ambulâncias que precisam estar na estrada 24/7. Neste caso, um CMMS deve ser capaz de lidar com esses desafios. Antecipe que sua empresa provavelmente evoluirá, e que seu software deve evoluir com você. Garanta que todos os detalhes das capacidades de expansão do software estejam definidos antecipadamente.

Antecipe a possibilidade de sua empresa evoluir, e que seu software deve ser capaz de evoluir com você. Garanta que todos os detalhes estejam definidos antecipadamente para que sua empresa não seja pega de surpresa no meio de uma grande mudança ou expansão.

Os Dados Podem Ser Extraídos para Uso em Outro Sistema CMMS?

Se sua empresa crescer além dos limites do software que você selecionar, é importante que você não se encontre na posição de ter que começar do zero com um novo sistema. Uma questão importante a considerar é: o fornecedor permitirá que você reaproveite os dados armazenados no sistema deles para uso em um novo software de gestão de manutenção? Certifique-se de inquirir sobre o procedimento caso a extração de dados se torne necessária.

Qual é a Frequência de Atualizações de Software?

Empresas de software respeitáveis têm uma equipe de desenvolvedores sempre trabalhando em melhorar seu software. Atualizações são comuns e indicam que seu fornecedor de CMMS está investido em sustentar um relacionamento vitalício com clientes satisfeitos. Em geral, software baseado na web é atualizado mais frequentemente do que software instalado nos próprios servidores de uma empresa. No entanto, essas atualizações geralmente não resultam em interrupção de serviço. Como diferenças na frequência de atualização e tempos de inatividade associados variam de um fornecedor para outro e de um formato para outro, é melhor inquirir sobre a frequência com que atualizações de software são lançadas, em que horário são lançadas, e quais, se houver, tempos de inatividade podem ser esperados durante instalações de atualizações.

Para Encontrar o CMMS Certo Para Seu Negócio, Você Tem Que Fazer Perguntas e Encontrar Respostas

Se você ainda está tentando acompanhar suas necessidades de manutenção usando uma planilha, é hora de considerar um CMMS como uma alternativa mais eficiente, produtiva e rentável. O Departamento de Energia dos EUA relata que, em média, empresas relataram uma diminuição de 20% no tempo de inatividade de equipamentos uma vez que o software de sistema de gestão de manutenção foi implementado. No entanto, mesmo com o potencial para grandes economias de custo, você pode já saber que encontrar um CMMS que se encaixe no seu negócio pode ser assustador.