4 Razões Principais Pela Qual Sua Implementação de CMMS Pode Falhar (e Como Evitá-las)

Muitos departamentos de manutenção lutam com manutenção contínua. Há tanto a fazer e tanto que nunca é feito! Um sistema CMMS é visto como bala de prata.

Porém, mesmo com CMMS, pode achar que manutenção demora mais que planejado e custa mais que orçado.

Já teve isso acontecer com você?

Por que isso acontece?

Erros comuns na implementação de CMMS frequentemente causam mais problemas adiante.

1.      Uso Incorreto do Software CMMS

Quando usamos software corretamente, é ferramenta muito útil. Gestão de recursos, orçamento, materiais, relatórios de custos ficam mais fáceis. Porém, quando equipe falha em seguir procedimentos e políticas, muita coisa dá errado.

Acima de tudo, operadores & técnicos devem saber o que é esperado. Devem entender uso do sistema CMMS. Precisam saber inserir e recuperar dados necessários. Frequentemente funcionários não sabem que CMMS é apenas ferramenta. Não resolve tudo. Procedimentos mal feitos desperdiçam tempo e dinheiro. Devemos atualizar informações, inserir e recuperar dados corretamente e no prazo.

Mas isso é só parte da história…

O sistema CMMS não realiza a manutenção real para sua equipe. Você deve definir melhores práticas e benchmarks. O software pode facilitar gestão. Mas não impede maus hábitos de trabalho. Ex: técnicos podem fabricar dados. Software não protege contra isso!

2.      Falha na Gestão do Projeto

Como em qualquer processo de melhoria, alguém da alta gestão deve ser dono do projeto para identificar, comprar, configurar e usar o CMMS do início ao fim. Mais importante, isso ajuda garantir sucesso.

Ex: erro comum é falhar em convencer todo stakeholder do valor do programa. Eles devem querer os benefícios. Gerentes de projeto também podem falhar em clarificar papel de cada pessoa. Ou falhar em descrever como contribuições seriam avaliadas.

Resumindo: falha é iminente se não há apoio suficiente de todos. Portanto, gerente deve comunicar com equipe e qualquer um cujo trabalho será afetado. Fornecer info sobre projeto e importância. Mais importante: abordar issues e preocupações adequadamente. Isso ajuda todos ficarem entusiasmados para fazer projeto sucesso.

Boa comunicação é chave. Mensagens devem ser consistentes, regulares e reforçadoras. Comunicação regular ajuda gerente passar esforços de implementação às pessoas certas com tempo suficiente para agir ou responder. Mensagens permanecem consistentes quando palavras, aparência e sensação permanecem iguais.

3.      Cortando Cantos na Implementação & Treinamento do CMMS

Outro erro: atribuir alguém sem conhecimento de manutenção para configurar o sistema. Ex: requer pessoa qualificada para definir hierarquia de equipamentos e criar tarefas certas.

Algumas empresas confiam em treinamento mínimo e preparação inicial. Subestimam trabalho para implementar CMMS. Provavelmente vai falhar. Por falta de treinamento e habilidades, cada pessoa desenvolve próprias abordagens para usar software. Leva a banco de dados mais complicado e bagunçado. Recursos de economia de tempo pelos quais pagou ficam sem uso. Pessoas não sabem que existem. Ou não sabem usar.

CMMS são geralmente fáceis de navegar e amigáveis. Porém, ainda precisam treinamento básico. Assim equipe se familiariza com recursos e funções.

Todo pessoal de manutenção deve ter tempo para treinar com software. Devem revisar o que aprenderam e entenderam uns com os outros. Inclua tempo para este processo para todos ficarem a par. Empresas que cortam orçamento limitando tempo & despesas para treinamento podem reduzir custos iniciais. Mas efeitos longos de tal corte podem sair mais caros!

4.      Tempo & Recursos Inadequados para Implementação do CMMS

Quando recursos suficientes não são alocados, implementação vira trabalho para quando nada mais urgente. Ex: sempre haverá outro trabalho, especialmente em ambiente reativo. Equipe precisará dedicar horas extras para completar implementação. Resultado: qualidade ruim, moral baixa, atalhos. Objetivos como aumentar disponibilidade de equipamentos e melhorar operações não serão alcançados.

Pode fazer sentido trazer consultores externos para ajudar configurar. Ou liberar alguns técnicos de cronogramas regulares. Assim trabalham sem interrupção e configuram sistema corretamente.

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