4 razões pelas quais sua implementação do CMMS será um fracasso

Muitos departamentos de manutenção lutam com a manutenção contínua. Há tanto para fazer e tanto que nunca é feito! Um sistema de software de gerenciamento de manutenção computadorizado, também conhecido como CMMS, é frequentemente visto como uma bala mágica.

No entanto, mesmo com o software CMMS, você pode descobrir que a manutenção demora mais do que o planejado e custa mais do que o orçado.

Já aconteceu isso com você?

Por que isso acontece?

Erros comuns cometidos na implementação de um programa de software CMMS frequentemente causarão mais problemas no futuro.

1. Uso indevido do software CMMS

Quando usamos o software de manutenção corretamente é uma ferramenta muito útil. Gerenciamento de recursos, orçamento, gerenciamento de materiais, relatórios de custos de manutenção tornam-se mais fáceis. No entanto, quando os funcionários não seguem os procedimentos e políticas, muitas coisas podem dar errado.

Acima de tudo, operadores de equipamentos e técnicos de manutenção devem saber o que se espera deles. Portanto, eles devem entender o uso do sistema CMMS. Eles precisam saber como inserir e recuperar os dados necessários. Muitas vezes, os funcionários não estão cientes de que o sistema CMMS é apenas uma ferramenta. Portanto, ele não pode lidar com tudo. Procedimentos de trabalho mal feitos desperdiçam tempo e dinheiro. Devemos atualizar informações, inserir dados e recuperar dados de forma adequada e dentro do prazo.

Mas isso é apenas parte da história…

O sistema CMMS não pode realizar a manutenção real para sua equipe. Você deve definir as melhores práticas e benchmarks de manutenção. O software CMMS pode facilitar o gerenciamento de manutenção. Mas isso não impedirá maus hábitos de trabalho. Por exemplo, os técnicos podem fabricar dados. O software não pode proteger contra isso!

2. Falha no gerenciamento de projetos

Como em qualquer processo de melhoria, alguém da alta administração deve possuir o projeto para identificar, comprar, configurar e usar o sistema CMMS do início ao fim. Mais importante ainda, isso ajudará a garantir o sucesso.

Por exemplo, um erro comum é não convencer todos os interessados ​​do valor do programa. Eles devem querer os benefícios que ela pode proporcionar. Os gerentes de projeto também podem deixar de esclarecer qual papel cada pessoa deve desempenhar. Ou eles não descrevem como as contribuições de cada pessoa para o projeto seriam avaliadas.

Em suma, o fracasso é iminente desde o início se não houver apoio suficiente por parte de todos os participantes. Portanto, o gerente de projeto deve se comunicar com a equipe e com qualquer pessoa cujo trabalho será afetado. Eles devem fornecer informações sobre o projeto e sua importância. Mais importante, eles devem abordar adequadamente as questões e preocupações. Isso ajudará a deixar todos ansiosos e animados para tornar o projeto um sucesso.

Uma boa comunicação é a chave para o sucesso. Isso quer dizer que as mensagens devem ser consistentes, regulares e reforçadoras. A comunicação regular ajuda o gerente de projeto a passar os esforços de implementação para as pessoas certas com tempo suficiente para que elas ajam ou respondam. As mensagens permanecem consistentes quando as palavras, a aparência e a sensação permanecem as mesmas.

3. Cutting Corners na implementação e treinamento do CMMS

Outro erro é designar alguém sem conhecimento de manutenção para configurar o sistema. Por exemplo, requer uma pessoa qualificada para definir uma hierarquia de equipamentos e criar as tarefas de manutenção corretas.

Algumas empresas contam com treinamento mínimo e preparação inicial. Eles subestimam o trabalho necessário para implementar o programa CMMS. Isso provavelmente vai falhar. Devido à falta de treinamento e habilidades, cada pessoa da equipe de manutenção acaba desenvolvendo suas próprias abordagens para usar o software. Isso leva a um banco de dados mais complicado e confuso. Os recursos de economia de tempo pelos quais você pagou acabarão sem uso. As pessoas não estarão cientes de que tais recursos existem. Ou eles não saberão como usá-los.

Os CMMS geralmente são fáceis de navegar e fáceis de usar. No entanto, eles ainda precisam de algum treinamento básico. Desta forma, os membros da equipe podem se familiarizar com seus recursos e funções.

Todo o pessoal de manutenção deve ter tempo para fazer algum treinamento com o software. Eles devem revisar o que aprenderam e entenderam uns com os outros. Crie a tempo para que esse processo deixe todos atualizados. As empresas que cortam o orçamento limitando o tempo e as despesas para esse treinamento e familiarização podem reduzir os custos iniciais. Mas os efeitos de longo prazo desse corte de custos podem se tornar mais caros!

4. Tempo e recursos de implementação de CMMS inadequados

Quando recursos suficientes não são alocados, a implementação do CMMS se torna um trabalho a ser feito quando nada mais urgente está acontecendo. Por exemplo, sempre haverá outro trabalho a fazer, especialmente em um ambiente reativo. Portanto, a equipe precisará dedicar mais horas para concluir a implementação. O resultado é baixa qualidade, baixa moral e corte de cantos. Objetivos como aumentar a disponibilidade de equipamentos e melhorar as operações de manutenção não serão alcançados.

Pode fazer sentido trazer consultores externos para ajudar a configurar o sistema. Ou libere parte do pessoal de manutenção de seus horários de trabalho regulares. Dessa forma, eles podem trabalhar sem interrupção e obter a configuração do sistema corretamente.

Obter o guia de seleção de software CMMS

Sua organização está atualmente pesquisando ou selecionando software de gerenciamento de manutenção? Você achará útil o Guia de Seleção de Software CMMS. Ele tem 15 dicas que podem te ajudar a identificar os critérios que você deve usar para selecionar o produto certo para suas necessidades. Com tantos produtos disponíveis, pode ser bastante confuso!