Impulsione a Eficiência da Sua ONG com Software CMMS

Quando cada dólar vem de doações, a pressão para cortar custos é constante. Como resultado, organizações sem fins lucrativos frequentemente reduzem áreas que não são o trabalho direto com os beneficiários — como a manutenção. Infelizmente, isso pode aumentar os custos, pois a manutenção reativa constante e a desorganização consomem tempo valioso de voluntários ou funcionários. Com falhas constantes e sem recursos para corrigi-las, sua ONG torna-se menos eficaz e pode perder o foco na sua missão principal.

O Negócio de Gerir uma ONG

Manter instalações enquanto se controlam custos desafia muitas organizações, mas a natureza do trabalho sem fins lucrativos torna isso ainda mais difícil. Pequenas ONGs podem não ter um gestor de manutenção em tempo integral, e aquelas que têm frequentemente contam com voluntários para lidar com a maior parte do trabalho de manutenção e reparos. A presença pode ser imprevisível, e nem sempre há pessoas suficientes para concluir as tarefas de manutenção — sem mencionar a dificuldade de encontrar voluntários com as habilidades certas para fazer reparos.

Também é desafiador comunicar o que precisa ser feito, pois alguém que vem uma ou duas vezes por semana não entenderá todas as necessidades de manutenção. E se algo quebrar e você tiver apenas um ou dois voluntários que sabem como consertar, pode não haver ninguém disponível; você teria que esperar até o próximo dia de voluntariado ou procurar um prestador externo que possa fazer o trabalho.

Muitas ONGs usam equipamentos antigos, doados, que quebram com mais frequência, e suas instalações podem não estar em boas condições, exigindo mais manutenção do que prédios novos. Mas com restrições orçamentárias imprevisíveis, há sempre a tentação de adiar tarefas de manutenção o máximo possível.

Embora subsídios e campanhas de doação ajudem a financiar programas importantes, esses fundos são tipicamente alocados a um projeto específico e não podem ser usados para reparos ou manutenção de instalações. Em resumo, você depende de voluntários inexperientes (e às vezes não confiáveis) para manter equipamentos e instalações desatualizados com um orçamento apertado.

O que é Software CMMS?

Um Sistema Computadorizado de Gestão de Manutenção (CMMS) é um software que simplifica todos os aspectos das suas tarefas de manutenção. Ele facilita:

• Agendar e automatizar tarefas de manutenção em um calendário digital
• Fornecer um portal simples de solicitação de ordens de serviço para clientes, equipe e voluntários
• Rastrear ordens de serviço e criá-las em qualquer lugar via app móvel CMMS
• Gerar ordens de serviço programadas para fornecedores externos
• Monitorar desempenho de equipamentos e trabalhadores e gerar relatórios

"Sem software, a equipe de manutenção é forçada a gerenciar com métodos manuais, como ordens de serviço em papel, planilhas e calendários", diz Taylor Short, pesquisador de mercado de CMMS na Software Advice, site que compara e avalia software CMMS e outros softwares empresariais.

O CMMS é usado por todos, desde pequenas empresas até corporações multinacionais, porém a complexidade de alguns softwares de gestão de manutenção pode torná-los impraticáveis para a maioria das ONGs. O Hippo CMMS foi projetado para ser fácil o suficiente para a menor ONG, mas robusto o suficiente para grandes organizações com necessidades complexas.

Sua ONG Realiza Eventos de Captação ou Imprensa nas Instalações?

Não importa o quão caótico esteja nos bastidores, sua organização precisa parecer impecável durante um evento de captação ou evento de mídia. O prédio deve estar impecável, o clima controlado, e qualquer dano visível nas instalações deve ser corrigido.

Além disso, você pode precisar configurar um sistema AV ou outros equipamentos pouco usados para entreter e informar seus convidados. Um cabo de microfone faltando ou um fusível interno queimado pode ser a diferença entre um discurso de abertura eficaz que impressiona os doadores, e um fiasco que os faz repensar o apoio à sua organização.

O Software de Gestão de Ordens de Serviço Sob Demanda do Hippo pode ajudar a garantir que todas as tarefas de reparo e configuração sejam concluídas antes do grande evento. Você pode usar a ferramenta para conectar equipe, voluntários, gestores de manutenção e técnicos externos. Qualquer pessoa que você adicionar pode enviar solicitações de manutenção quando necessário, notificando o gestor de manutenção imediatamente.

O gestor pode então atribuir cada tarefa a um voluntário ou prestador externo, categorizá-la, marcar sua prioridade e adicionar outros detalhes pertinentes. Gestores também podem acessar relatórios detalhados para rastrear ordens de serviço concluídas ou descobrir projetos atrasados.

Como o Hippo CMMS funciona em qualquer dispositivo, qualquer pessoa com acesso ao sistema na sua organização pode atualizar ordens de serviço. Isso significa que você saberá que o sistema de som foi configurado e a sala de reuniões foi limpa, em vez de descobrir que o microfone não liga quando já é tarde demais para fazer algo a respeito.

Você Gerencia Múltiplas Propriedades?

Pequenas ONGs podem funcionar com boa liderança e alguns voluntários dedicados. Trabalhar em múltiplas propriedades, no entanto, aumenta drasticamente a complexidade da gestão de instalações e manutenção predial.

A logística fica mais complicada. Você não pode depender de boca a boca ou gerenciar ordens de serviço em papel, pois a informação não fluirá confiavelmente de um prédio para outro. Ferramentas que você deixa em um prédio acabam no outro, pois a equipe ou voluntários as pegam emprestadas para reparos necessários. Sem um sistema centralizado, relatar o progresso da manutenção em todas as instalações torna-se mais demorado.

Essa falta de organização muitas vezes passa despercebida até haver uma emergência. O encanamento quebra no prédio novo, ou a eletricidade cai, e você percebe que não sabe quais peças estão em estoque. Você pode torcer para que suas ferramentas estejam onde você as viu pela última vez, ou gastar dinheiro em uma corrida emergencial à loja de ferragens.

O software Hippo CMMS elimina o estresse de manter múltiplos locais. Nosso sistema de gestão de manutenção de ativos e equipamentos permite visualizar todos os seus equipamentos a partir de uma planta baixa e armazena imagens, manuais de O&M e outras informações cruciais, para que voluntários, funcionários e prestadores externos sempre tenham documentos importantes à mão. Você pode até configurar alertas de estoque para repor peças quando estiverem baixas, e agendar manutenção regular para HVAC, aquecedores de água e qualquer outra coisa que precise de ajustes consistentes.

Você Fornece Serviços de Saúde?

Quando a saúde está envolvida, pequenos erros podem ter consequências drásticas. Seja em um grande hospital sem fins lucrativos ou em uma pequena clínica gratuita, manter as instalações limpas e os equipamentos em boas condições faz uma grande diferença na qualidade do atendimento ao paciente fornecido pela sua equipe.

Além disso, os procedimentos de manutenção são mais complexos na saúde. Existem regras específicas sobre como e quando as instalações precisam ser limpas, e políticas rigorosas de controle de acesso, que podem complicar o agendamento de manutenção. Equipamentos especializados como máquinas de ressonância magnética precisam ser mantidos consistentemente, exigindo técnicos externos. E além de tudo isso, você ainda precisa fazer toda a manutenção regular de prédios e instalações.

O software Hippo CMMS fornece soluções de gestão de manutenção hospitalar e de saúde para organizações de qualquer tamanho. É escalável e vem com usuários ilimitados, permitindo dar o nível certo de acesso a todos que precisam, do administrador-chefe a técnicos que só vêm quando um reparo especializado é necessário.

Médicos, enfermeiros e outros funcionários podem enviar solicitações de trabalho ao gestor de manutenção, que pode priorizá-las e atribuí-las à equipe de limpeza, prestadores ou técnicos externos em tempo real. Gestores também podem configurar o software para criar automaticamente listas de tarefas de atividades de manutenção preventiva, que os trabalhadores podem receber e atualizar em dispositivos portáteis.

Como o software organiza e armazena informações de prestadores, é fácil acompanhar a manutenção preventiva especializada também. Seja para limpar os andares amanhã ou fazer a manutenção do raio-X por um técnico externo em 6 meses, o Hippo CMMS envia e rastreia automaticamente a ordem de serviço.

Os Ativos na Sua Instalação São Irreparáveis?

A atmosfera tranquila e reflexiva de uma galeria ou museu pode parecer o oposto polar de uma instalação de saúde movimentada, mas ambas exigem cuidado meticuloso da equipe de manutenção. Negligencie a manutenção necessária do sistema de controle climático, e você pode danificar uma pintura inestimável ou artefato cultural. Use o produto de limpeza errado, e você pode destruir uma antiguidade única.

O software Hippo CMMS reduz a possibilidade de erro humano. Ordens de serviço não são repassadas por boca a boca ou anotadas em papel — elas são registradas e rastreadas no software, com o máximo de detalhes necessário. Ordens de serviço de manutenção preventiva contêm listas de verificação de tarefas passo a passo, garantindo uma abordagem padronizada para cada ordem de serviço.

Essa não é uma diferença trivial; seria impraticável enviar uma equipe de limpeza com um fichário cheio de instruções específicas para cada item ou seção de uma coleção frágil. Com o Hippo, porém, é fácil. Cada trabalhador recebe ordens de serviço individuais no smartphone ou tablet, com instruções especiais de cuidado para cada tarefa. Com maior responsabilidade e mais informação, você pode ter certeza de que cada membro da sua equipe de manutenção tratará as obras com o cuidado que merecem.

Você Tem Dificuldade em Acompanhar Códigos ou Inspeções?

Se você opera nos EUA, provavelmente já está sujeito à OSHA e leis trabalhistas. Existem também códigos de segurança predial a seguir — alarmes de incêndio e extintores para manter, e saídas de emergência para manter livres de obstruções. Existem códigos adicionais se você fornece moradia ou serviços médicos, ensina habilidades ou opera uma oficina, vende produtos ou cozinha e serve alimentos — quase tudo que sua organização faz adiciona requisitos de conformidade. Uma única inspeção falhada pode resultar em grandes multas, fechamento da instalação e reputação danificada.

O software Hippo CMMS facilita acompanhar todos os pequenos detalhes. Tarefas de conformidade rotineiras, como garantir que as saídas estão livres, podem ser transformadas em ordens de serviço automáticas que recorrrem quantas vezes forem necessárias. O CMMS avisa automaticamente o gestor de manutenção, garantindo que até tarefas que só precisam ser feitas uma vez a cada vários meses, como verificar os alarmes de incêndio, não sejam esquecidas.

Em uma ONG, cada dólar conta. Um departamento de manutenção ineficiente pode estressar seu orçamento e tornar sua organização menos eficaz. O Hippo CMMS pode ajudar sua organização sem fins lucrativos a realizar todo o trabalho que acontece nos bastidores, enquanto economiza mais dinheiro para sua missão.