7 Maneiras Comprovadas de Maximizar o Valor do Seu CMMS

O Dia dos Namorados está chegando e, junto com presentear seu parceiro, amigo ou família com corações e beijos neste dia adorável, nós da Hippo CMMS achamos importante demonstrar carinho ao seu fiel software CMMS. Seu software de gestão de manutenção pode estar se sentindo deixado de lado se você não criou uma ordem de serviço ou atualizou seus registros de equipamentos há um tempo — então que melhor momento para reorganizar e voltar aos trilhos do que agora?

Para colocá-lo no clima, entrevistamos nossa adorável equipe de integração de dados e treinamento sobre maneiras de simplificar melhor seu sistema CMMS existente. Eles trouxeram alguns problemas comuns que clientes têm quando não dedicam tempo suficiente ao software e maneiras simples de remediar isso.

1. O AMOR É PACIENTE — Leva tempo para configurar sua conta

Se você acabou de comprar um software CMMS para seu departamento de manutenção, prepare-se para passar muito tempo com ele. A implementação adequada de CMMS requer processo sistemático para garantir que todos os usuários, ativos, equipamentos, inventário e documentos correspondentes, etiquetas de ID e imagens sejam adicionados. O que mais leva tempo é coletar todos esses dados e inseri-los no seu banco de dados. Seja paciente com este processo e entenda que seu cronograma depende de quatro fatores principais; se você tem software de manutenção existente, seu orçamento de implementação, o prazo necessário, e se você tem recurso interno dedicado ou não. Nosso post sobre quatro fatores que afetam a configuração explica esses itens em mais detalhes.

Além de garantir paciência na fase de configuração, você também deve considerar o longo tempo que pode levar para treinar adequadamente todos os usuários no sistema. Se você tem equipe de manutenção maior, agendar sessões relevantes para cada função pode levar tempo e fazer um funcionário dominar recursos importantes do software, muito menos TODOS os módulos, requer investimento significativo de horas-homem. Nosso post sobre como otimizar treinamento para sua equipe oferece ótimas sugestões sobre como colocar sua equipe em funcionamento com CMMS no menor tempo possível.

O ponto aqui é entender que novos sistemas podem levar tempo para configurar e difundir conhecimento para o resto da equipe. Acreditar que terá CMMS totalmente funcional dentro de um mês após a compra pode não ser realista. Aplique prazos razoáveis tanto para treinamento quanto para configuração, e seja paciente com o progresso.

2. O AMOR NÃO DEVE SER COMPLICADO — Desorganize seu banco de dados

Seu CMMS está cheio de equipamentos desatualizados, usuários aposentados há 2 anos, e lista de tarefas de manutenção preventiva que você completou meses atrás? Se isso soa como seu banco de dados, é hora de implementar uma limpeza de inverno. Manter-se atualizado com mudanças departamentais significa atualizar seu CMMS para espelhar práticas atuais; afinal, seu software deve ser um reflexo digital de suas operações de manutenção. Para implementação adequada de CMMS, reserve tempo (recomendamos uma vez por mês) para remover equipamentos antigos do sistema, atualizar informações de contato de usuários e alterar a frequência com que suas MPs estão gerando. Nosso post sobre armadilhas de CMMS explica melhores práticas para desorganizar seu banco de dados e colocar seu sistema de volta nos trilhos.

3. O AMOR É CONSISTENTE E FREQUENTE — Adicione formatação de dados consistente, frequentemente

Um CMMS funcional e amigável recebe a atenção que merece com frequência. Seu sistema deve ser incorporado nas atividades de manutenção diárias e não ser um pensamento tardio de última hora. Isso ajudará você a evitar entrada duplicada ou correr atrás de modificações em ordens de serviço, marcar tarefas na lista e rastrear horas de trabalho. Usar um aplicativo CMMS móvel para inserir dados é maneira simples de garantir atualizações consistentes e oportunas do seu sistema, pois informações atualizadas pelo app são difundidas por todo o sistema instantaneamente.

Além do uso frequente do sistema, você deve fazer seu melhor para manter consistência ao inserir dados. Isso pode ser tão granular quanto garantir que todos os equipamentos usem a mesma convenção de nomenclatura, ex.: Unidade de Tratamento de Ar em vez de UNIDADE DE TRATAMENTO DE AR, ou pode ser em escala maior como garantir que cada MP tenha uma lista de verificação de tarefas adequada ou que níveis de prioridade de ordens de serviço sejam sempre usados. Determine entradas adequadas quando adicionar dados ao sistema pela primeira vez e mantenha essa formatação. Revise suas informações antes de salvar ou tenha um funcionário dedicado para inserir informações consistentemente. Isso tornará encontrar informações muito mais fácil e transformará uma confusão visual em uma lista informativa.

4. O AMOR É GENTIL — Demonstre carinho à sua equipe de manutenção

Além de ser gentil com seu CMMS, reserve tempo para valorizar sua equipe. Seu time trabalha duro para garantir que tarefas diárias sejam completadas e a instalação funcione bem, então mostre carinho de vez em quando. Nosso post sobre 31 maneiras de motivar seu departamento de manutenção tem ótimas ideias sobre passeios de equipe ou instilar senso de propriedade e propósito nos funcionários. Reconhecer os esforços da equipe pode ser tão simples quanto escrever uma nota curta para seu técnico de manutenção na seção de comentários de uma ordem de serviço ou levá-los para almoçar para comemorar conquista especial. Uma força de trabalho feliz é chave para garantir produtividade e maior qualidade de trabalho.

5. O AMOR ESTÁ NOS DETALHES — Adicione documentos, imagens, etiquetas de ID e mais ao seu banco de dados

Você procura frequentemente manuais de O&M ou fichas de dados em papel nos seus arquivos? Fica confuso entre uma unidade de tratamento de ar e outra? Se você gasta um mínimo de esforço procurando informações, deve seriamente reavaliar seu processo. Uma das melhores partes de um software CMMS é a capacidade de associar documentos, etiquetas de ID e imagens aos respectivos ativos ou equipamentos. Informações anexadas a equipamentos podem ser acessadas rápida e facilmente pelo sistema. Você pode anexar faturas, contratos e mais a cada ordem de serviço para que esses documentos nunca se percam em séries de pastas ou arquivos. Reserve tempo para adicionar materiais importantes a ativos que você usa frequentemente. Uma boa regra prática é adicionar documento/imagem ao sistema se você já precisou dele mais de uma vez. Para tornar esse processo mais gerenciável, estabeleça metas de entrada de documento/imagem, como adicionar cinco novos documentos frequentemente usados por dia ao seu sistema. Gastar mais tempo no início economizará tempo valioso no futuro.

Dica Bônus: Em vez de vasculhar seu escritório para encontrar e escanear documentos importantes como manuais de O&M ou passar horas caminhando pela instalação para fotografar equipamentos/etiquetas de ID, busque-os online. A maioria das instruções e manuais de O&M pode ser baixada do site do fornecedor, enquanto imagens de equipamentos requerem busca simples no Google Imagens. Confie em nós, é uma enorme economia de tempo e seus técnicos agradecerão por fornecer mais informações na ponta dos dedos.

6. O AMOR TEM SEUS LIMITES — Conheça as limitações do seu sistema

Como todas as coisas boas, um sistema CMMS tem suas limitações. Software é tão bom quanto os dados que você coloca nele. Não vai magicamente exibir suas ordens de serviço por telepatia — alguém precisa inserir dados manualmente nos campos e clicar salvar. Embora software de reconhecimento de voz e ferramentas de escrita automática tenham avançado muito, nada é tão bom quanto um humano. O ponto é: entenda os recursos e funções do seu sistema antes de comprá-lo. Saiba quais dados atualizam automaticamente e quais precisam ser inseridos manualmente para ter expectativas claras das capacidades do software.

Se seu software não oferece toda a funcionalidade que seu negócio requer, pode precisar reavaliar sua escolha de software ou talvez seja questão de gastar um pouco mais em integração de dados. A maioria dos fornecedores CMMS oferece serviços completos de integração de dados, onde o fornecedor é responsável pela coleta de dados (carregar manuais O&M, fazer inventário de peças de reposição, adicionar todos equipamentos, etc.) bem como configuração da conta. Contratar esse trabalho pode economizar muito tempo à sua organização e garantir que seu banco de dados seja configurado adequadamente e otimizado desde o início. Desenvolvimento personalizado também pode superar limitações atuais do seu sistema. Muitos fornecedores trabalharão com você para criar módulos personalizados para sua organização a um preço. Se essa nova ferramenta mostrar valor para outros clientes, o fornecedor pode concordar em dividir a taxa de desenvolvimento. Explore suas opções e entenda como melhor lidar com limitações.

7. O AMOR É AVENTUREIRO — Experimente um novo módulo

A tecnologia está em constante evolução, tornando-se mais simplificada e amigável para todos os níveis de habilidade técnica. Certifique-se de estar por dentro de novos recursos que seu fornecedor CMMS desenvolveu desde que você comprou o sistema inicialmente. Pode ser o caso onde você pode alavancar valor excepcional de um sistema de código de barras ou plantas interativas sem pagar mais pelo recurso. Se você não se sente aventureiro o suficiente para usar recursos avançados, tente aproveitar um recurso mais básico que não teve tempo para explorar. Ferramentas poderosas de relatórios podem fornecer insight em todos os aspectos de suas operações de manutenção e, melhor ainda, são muito fáceis de criar. Você pode até "configurar e esquecer" acionando e-mails de relatórios na frequência de sua escolha. Dê um passeio no lado selvagem e mergulhe em um novo recurso, sua empresa com certeza verá benefício ao utilizar recursos além da simples gestão de ordens de serviço.

Demonstrar carinho ao seu sistema permitirá que você tire mais proveito dele, seja aproveitando novos recursos ou apertando a manutenção do banco de dados. Gastando mais tempo no início adicionando informações de ativos adequadamente e limpando uma interface desorganizada, você e sua equipe trabalharão muito mais eficientemente depois. Lembre-se, todos gostam de se sentir apreciados, e seu software CMMS não é exceção.

Para saber mais sobre como otimizar seu CMMS, entre em contato com nossa amigável equipe de suporte.