De volta ao básico:o guia definitivo do CMMS, parte 3

É hora da Parte 3 da nossa série de blogs Back To Basics:The Ultimate CMMS Guide. Estamos cobrindo tudo o que você precisa saber sobre um sistema CMMS. Se você perdeu a Parte 1, pode lê-la aqui ou clicar aqui para a Parte 2 - aprendendo sobre os principais recursos do CMMS.

No post de hoje, discutiremos importantes atributos de software que podem fazer ou quebrar uma implementação de CMMS bem-sucedida.

Continue lendo para a Parte 3- Encontrando a combinação certa de facilidade de uso, preço e provisionamento em seu CMMS.

Na semana passada, apresentamos uma visão geral simples dos recursos importantes do CMMS que os clientes normalmente procuram em sua jornada de compra. Mas a história não termina quando um software atende aos seus critérios para um conjunto específico de recursos do CMMS. Os fatores que realmente distinguem um CMMS de outro vão muito além de seus recursos, trata-se de como esses recursos são entregues e o preço que os acompanha. Atributos de software, como o grau de facilidade de uso, a estrutura de preços e o método de entrega do software - seja ele instalado ou baseado na web - todos contribuem para a implementação bem-sucedida do software em qualquer organização. Dividimos todos os três e mostramos o que procurar em sua combinação perfeita de atribuição de software.

1) Facilidade de uso no software CMMS

Como dissemos antes, geralmente há uma troca entre usabilidade e robustez. O software CMMS que oferece aos usuários recursos abrangentes pode parecer um acéfalo de comprar, no entanto, esses sistemas tendem a ser confusos e difíceis de dominar. Além disso, algumas empresas de software de gerenciamento de manutenção informatizado negligenciam o design amigável e uma interface simplificada. Eles falham em testá-los em usuários sem fortes conhecimentos técnicos ou implementar layouts gráficos intuitivos.

A facilidade de uso é um dos fatores mais cruciais para uma implementação bem-sucedida do CMMS. Estima-se que 40-80% das implementações de CMMS falham no primeiro ano, portanto, qualquer complexidade desnecessária representa um risco real para a adoção bem-sucedida. Se os gerentes de manutenção gastam mais tempo aprendendo software complexo, navegando em menus complexos, ajustando várias permissões de usuário e entrando em contato com o suporte técnico com urgência, do que executando tarefas de manutenção reais, é improvável que eles se apaixonem por seu novo sistema de software CMMS. A menos que o software seja simplificado, há um risco real de nunca perceber os benefícios do software de manutenção computadorizado.

Mesmo em organizações com necessidades complexas, o CMMS mais fácil de usar geralmente é a melhor escolha. A Armtec Infrastructure Inc., fabricante de materiais de construção e infraestrutura, é um exemplo perfeito. Eles operam uma rede de plantas pequenas, enxutas e geograficamente separadas para responder com mais eficiência, tornando o gerenciamento de manutenção eficaz bastante desafiador.

Em 2013, eles ainda usavam papel e caneta ou planilhas – cada gerente de fábrica era responsável por sua própria manutenção – e precisavam de uma maneira de executar um programa de manutenção mais centralizado e consistente. Eles compararam cuidadosamente todas as opções e, finalmente, escolheram o Hippo CMMS. Ele tinha todos os recursos de que precisavam, mas os recursos não eram o fator decisivo.

“Todo mundo gostou mais do Hippo de todos os pacotes”, disse Leo Logashov, Gerente Nacional de Excelência de Operações. “Escolhemos o Hippo por sua simplicidade, porque alguns usuários não possuem conhecimentos avançados de informática e conhecem apenas o básico.”

2) Provisionamento de software CMMS

Pode surpreender muitas empresas que buscam um CMMS, mas o método de entrega do software é tão importante quanto o que ele pode fazer. Os sistemas informatizados de gerenciamento de manutenção costumavam ser instalados apenas no local. O departamento de TI teria que carregar o programa (e atualizações de software) em um computador ou rede local e configurá-lo manualmente (como alternativa, eles teriam que instalar seu próprio servidor no local). Era tedioso e demorado, e muitas vezes exigia muitos ajustes antes que tudo funcionasse corretamente. Muitas vezes, o programa só podia ser acessado de um computador. Se o computador falhar, você pode perder anos de registros em um piscar de olhos. Além disso, os sistemas CMMS instalados eram muito mais caros do que outras opções devido aos altos custos iniciais e custos contínuos caros, pois os usuários tinham que pagar por cada atualização adicional lançada pelo provedor. O alto preço foi a principal barreira para muitas empresas acessarem um CMMS ou garantir um ROI.

Atualmente, o software de gestão de manutenção informatizado é normalmente oferecido na nuvem, utilizando um modelo de Software as a Service (SaaS). Em vez de comprar o programa e as atualizações e pagar à TI para instalá-lo e executá-lo, você paga uma taxa de assinatura e deixa o fornecedor do software cuidar dos detalhes técnicos. Você pode acessá-lo de qualquer lugar, e a empresa trata da instalação e das atualizações automaticamente. Também há muito menos risco de seus dados serem corrompidos ou destruídos por falha do computador, pois todos são armazenados em um data center seguro.

Lembre-se de que, com o SaaS, você depende do provedor de software, por isso é importante descobrir suas garantias e suporte. Os serviços podem variar desde sessões rápidas de treinamento para familiarizar os usuários com seu sistema até a configuração completa, onde o fornecedor é responsável pela coleta e integração de dados. Existem vários pontos de preços, recursos CMMS adicionais e planos de suporte técnico contínuos para cada fornecedor, portanto, certifique-se de escolher um fornecedor com base não apenas no produto, mas também nos serviços profissionais que eles fornecem.

3) Preços do software CMMS

A maior parte da indústria de software de gerenciamento de manutenção computadorizada oferece licenciamento por usuário e por módulo. Em outras palavras, para um determinado conjunto de recursos (digamos, gerenciamento de ordens de serviço e gerenciamento de estoque), você precisa pagar X dólares por mês para cada usuário.

Isso pode parecer muito se você tiver um pequeno departamento de manutenção, mas voltará a mordê-lo à medida que sua empresa crescer. Além disso, esse modelo de preço pode limitar como você usa o software de gerenciamento de manutenção computadorizado. Por exemplo, pode ser proibitivamente caro dar acesso a empreiteiros externos ou funcionários comuns que possam precisar arquivar solicitações de trabalho.

Outros modelos de precificação, como o Hippo CMMS, funcionam de maneira diferente. Cobramos por instalação, não por cabeça. Isso permite que nossos usuários empreguem o software para se comunicar com fornecedores, contratados e qualquer outra pessoa que precise dele. E como o preço por instalação diminui à medida que você adiciona mais instalações ao seu sistema, o software se torna realmente mais econômico à medida que você cresce.

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A importância de encontrar um software CMMS que tenha a combinação certa de facilidade de uso, método de entrega e uma estrutura de preços econômica geralmente é ofuscada pela busca de uma organização por um sistema de gerenciamento de manutenção rico em recursos. Ao entender a diferença entre atributos e recursos de software, os compradores podem tomar uma decisão mais informada sobre o tipo de CMMS que melhor se adapta à sua organização.

Agora que você está equipado com uma compreensão geral da composição do CMMS, é hora de juntar tudo. Sintonize na próxima semana para a postagem final da nossa série de 4 partes - Encontrando o ajuste certo:as melhores perguntas para fazer aos fornecedores de CMMS.

Lição de casa da semana 3:Leia nossa postagem no blog de contribuições de convidados para saber mais informações sobre a relação entre software robusto e amigável ao usuário.

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