Série Especialista CMMS: Como Selecionar o Fornecedor Certo — Parte 2

Procurar o fornecedor de software certo pode parecer assustador, pois prometem variedade de recursos, melhores preços e garantias de serviço. Mas com suas necessidades primárias em mãos, você conseguirá cortar a confusão facilmente para encontrar o produto certo. Se não leu Parte 1: Alcançar 50% da sua pesquisa em 4 passos fáceis… sem falar com vendedor, clique aqui para descobrir a importância de uma avaliação de necessidades. A partir daí, continue para uma lista de perguntas comuns que compradores frequentemente fazem a si mesmos ao procurar. Só para ser prestativos, adicionamos respostas também!

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P1: Quantos fornecedores de software devo comparar?

R1: Recomendamos comparar e contrastar 3 a 4 fornecedores. Se olhar para muitos, correrá risco de se confundir com nomes de empresas e recursos. Pode até experimentar esgotamento do comprador, ou o desligando de software de manutenção completamente ou — em momento de fraqueza — tomando a decisão errada. Se comparar poucos fornecedores, corre risco de perder opções que poderiam se ajustar melhor à sua organização ou oferecer melhor valor.

P2: Qual a melhor abordagem para encontrar fornecedores de software de manutenção?

R2: Uma das maneiras mais convenientes de encontrar um fornecedor de software é visitar sites de comparação de software especializados em combinar necessidades do comprador com provedores de software. Sites como Software Advice e Capterra são excelentes recursos para compradores comprarem gratuitamente. Basta buscar o tipo de software que procura e indicar seus requisitos-chave. O serviço então o combinará com fornecedores que atendam a essa descrição. Você só precisa preencher um formulário simples e clicar em enviar, os fornecedores farão o resto. A partir daí, representantes dos fornecedores entrarão em contato com informações da empresa e para agendar uma demonstração no horário de sua escolha! Esses sites também listam avaliações de fornecedores, avaliações de clientes, perfis de fornecedores e conteúdo de gestão de manutenção. É uma loja única para compras convenientes de software online.

P3: O que devo esperar ao entrar nas demonstrações de software?

R3: Demonstrações de software (ou walkthroughs virtuais ao vivo do software) são a melhor maneira de se familiarizar com a aparência e sensação de um produto específico. Demos introdutórias costumam durar 30 min a 1 hora, levando você através de uma visão geral ampla do produto. Certifique-se de entrar em cada demo com objetivos ou metas-chave que você quer obter do software. Lembra da avaliação de necessidades que fez? É aqui que você pode colocá-la em ação! Tenha suas necessidades prontas e venha preparado com uma lente crítica sobre o produto que está vendo. Não comprometa recursos-chave de software que são obrigatórios para sua empresa. Saber o que você quer antes de entrar numa demo ajudará a eliminar vendedores insistentes e software medíocre. Lembre-se que simplicidade é o melhor. Opte por um sistema que pareça mais simples de usar e fácil de navegar. Se você está confuso na demo, chances são que seus outros colegas também estarão. Faça quantas perguntas quiser e não se sinta tolo se precisar agendar outra demo para revisar recursos adicionais ou itens mais aprofundados.

Ao mesmo tempo, aproveite essa experiência de compra. Embora muitos fornecedores tenham recursos semelhantes, alguns se destacam com módulos únicos e uma nova abordagem de funcionalidade. Avalie se esses recursos, como plantas interativas, capacidade de código de barras ou módulos de gestão de espaço, beneficiariam sua organização.

P4: Tem algum conselho sobre expectativas de preço?

R4: Sistemas de software têm ampla faixa de preço com muitos fatores a considerar. Em modelos baseados em web, vimos licenças de usuário único variando de $25/mês a $200/mês. Frequentemente você é obrigado a pagar taxas de assinatura anuais antecipadamente, com o preço de lista geralmente declarado como taxa mensal para parecer menor. A taxa de licença renova anualmente. A taxa inclui o custo de usar o sistema e quaisquer recursos incluídos naquele nível de pacote. A estrutura de preços pode variar entre fornecedores. Fatores primários que afetam o custo da licença de software são:

• Número de usuários — Muitas soluções cobram por usuário, por mês. Saiba quantas pessoas na sua organização precisarão usar o sistema (todos os fornecedores perguntarão isso para dar um orçamento adequado). Saiba quantos usuários E quantos solicitantes você precisará. O preço geralmente permite mais solicitantes acessarem o sistema em uma licença do que usuários. Algumas empresas oferecem licenças de usuários ilimitados, que são muito mais eficientes em custo se você tem 3+ usuários que precisam acessar o software.
• Número de instalações — O número de prédios e instalações em suas operações de manutenção é muito importante na maioria dos orçamentos. Isso porque mais prédios aumentarão o número de ativos que o software rastreia, a quantidade de dados a inserir e o número de pessoas a treinar. Alguns fornecedores também podem perguntar o tamanho geral da sua instalação para ajudá-los a entender a quantidade de ativos que serão rastreados. Como regra geral, um prédio de 20.000 pés² contém entre $900K-$1.2M em ativos. Alguns esquemas de preços baseiam-se no número de instalações na sua organização e aumentam em quantias nominais à medida que você adiciona prédios.
• Tamanho do seu departamento de manutenção — Este fator é similar à quantidade de usuários no seu sistema. Fornecedores podem perguntar quantas pessoas estão no seu departamento para ter melhor noção de quantas pessoas precisam acessar recursos móveis ou outros que se aplicam principalmente ao seu departamento de manutenção. Isso também dá aos fornecedores melhor noção de quantas pessoas precisarão ser treinadas em tópicos específicos.

Além da taxa de licença, taxas de configuração e treinamento também devem ser consideradas no orçamento, pois esses custos costumam ser adicionais. Para melhor planejamento orçamentário, converse com sua equipe para determinar cronogramas de configuração e funções e responsabilidades de configuração. Você aprenderá mais sobre implementação na Parte 3, no entanto entender as vantagens e desvantagens de configuração total e parcial é passo crucial para atender expectativas de cronograma.

P5: Quanto tempo posso esperar que este processo leve?

R5: O processo inteiro geralmente leva entre 3 a 6 semanas. Frequentemente fornecedores querem que você veja o produto o mais rápido possível porque sabem que você está vendo vários outros concorrentes. Você vai querer ter fornecedores frescos na mente quando estiver decidindo quais seguir. Reserve uma ou duas semanas para passar pelos três a quatro fornecedores iniciais que está pesquisando. Após a primeira demo com cada fornecedor, reduza a escolha para duas opções. Solicite uma ou duas demos adicionais com cada para entrar em análise mais detalhada do software. A maioria dos fornecedores tem testes gratuitos que você pode usar para se familiarizar mais com o software por conta própria. Use esse tempo para obter feedback da sua equipe e garantir que todos os níveis de habilidade técnica estejam razoavelmente confortáveis com o software. Depois de brincar por um tempo, você pode querer ter outra rodada de discussões com seu representante do fornecedor para fazer perguntas que surgiram durante o teste ou para envolver outros stakeholders na conversa. Neste ponto, sua organização deve ter compreensão clara de cada produto do fornecedor e será capaz de tomar uma decisão de compra ponderada.

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Clique aqui para a Parte 3 de 7 da Série Especialista CMMS. Aprenda as diferenças fundamentais entre os três tipos de configuração CMMS.