Prós e contras do software de rastreamento de ordens de serviço

Você já viu aqueles vídeos do YouTube sobre como configurar planilhas para gerenciar e rastrear ordens de serviço? Os gerentes de manutenção tendo que se preocupar com as larguras das colunas nem sempre foi uma grande perda de tempo, mas com certeza é agora.



No início de qualquer setor, há muito trabalho tedioso, mas necessário. Hippo é uma empresa de software cmms, então vamos dar um exemplo da ciência da computação. Imagine:Anos de estudo diligente seguidos de muito tempo no quadro-negro elaborando algoritmos complexos. Um dia, a inspiração surge como um relâmpago com “Eureka” estampado na lateral. O que acontece depois? A tarefa cansativa e laboriosa de fazer pequenos furos em milhares de cartões de papel.



Na época, essa era a maneira de escrever software. Quando uma tecnologia mais rápida, fácil e confiável foi desenvolvida, todos abandonaram os cartões perfurados o mais rápido possível. O tempo e o esforço que economizaram poderiam ser investidos em trabalhos mais importantes. É o mesmo com o uso de planilhas para rastrear ordens de serviço.

Vantagens da planilha, algumas

As planilhas estavam um passo à frente de tentar rastrear tudo com caneta e papel. Os discos rígidos ocupam muito menos espaço do que os armários de arquivo. Insira algumas fórmulas e o software faz toda a matemática para você. E como as planilhas são digitais, é fácil fazer e distribuir cópias. Com um clique, você pode fazer backup e compartilhá-los. Além de todos os benefícios, os gerentes de manutenção usavam planilhas porque a maioria das empresas já as possuía. As planilhas estão em toda parte nos negócios, usadas por pessoas de cima a baixo no gráfico corporativo; fácil disponibilidade tornou-os uma escolha fácil.

Desvantagens da planilha, muitas

Houve benefícios reais. Mas também há muitos problemas. Para começar, você precisa criar um layout e depois construir tudo sozinho, um processo demorado. Quando você assiste aos tutoriais no YouTube, as pessoas sabem o que estão fazendo e não estão cometendo erros à medida que avançam, e ainda leva muito tempo para chegar perto de ser semi-útil. Para o gerente de manutenção comum, montar um projeto de planilha é uma tarefa lenta e difícil. E mesmo que você consiga elaborar um design bom e fácil de entender com todos os campos corretos agrupados corretamente, você ainda terá problemas rapidamente.

Imagine que você precisa fazer uma ordem de serviço para uma bomba quebrada. A primeira coisa que você faz é sentar em seu computador (se você não estiver perto de seu escritório, na verdade, a primeira coisa que você faz é caminhar até lá), abrir o modelo de ordem de serviço da planilha e começar a digitar. OK. Pegou o erro? Primeiro, você deve fazer uma cópia do modelo e começar a digitar. Você não quer estragar seu modelo. Então, você tem sua ordem de serviço bem digitada e agora precisa atribuí-la a um técnico. Você pode imprimi-lo ou enviá-lo como anexo de e-mail.

Se você imprimiu, acabou de apagar todos os benefícios de usar planilhas em primeiro lugar. Você está de volta aos dias propensos a erros dos sistemas de papel e caneta. Que tal enviá-lo por e-mail como um anexo? Bem, essa é uma pergunta capciosa porque você não pode enviá-la por e-mail como anexo. Sempre. Você só pode enviar uma cópia dele. E é aí que seus problemas começam. Assim que você enviar esse e-mail, haverá duas cópias de sua ordem de serviço. Mas você só pode ver um deles, que está preso no seu computador. A cópia do técnico está por aí em algum lugar selvagem.

Ordens de trabalho da planilha:gêmeos separados no nascimento

Falando em vídeos do YouTube, você já viu aqueles sobre gêmeos separados no nascimento e depois separados? Como adultos, eles parecem iguais e compartilham algumas qualidades, mas na maioria das vezes são diferentes. Bem, a mesma coisa vai acontecer com suas ordens de serviço. Eles começarão da mesma forma, mas com o tempo, eles começarão a parecer muito diferentes. Toda vez que você atualiza sua versão, ela fica um pouco mais fora de sincronia com a cópia do técnico. E toda vez que eles fazem algo para eles, por exemplo, fechar, fica ainda mais fora de sincronia. Essas ordens de serviço começaram como gêmeos idênticos, mas terminaram como primos distantes.

Planilhas, propensas a serem geralmente horríveis

Esse é apenas um dos problemas com o uso de planilhas. Há um monte mais. Por exemplo, planilhas são notoriamente imprecisas. Um estudo frequentemente citado descobriu que 88% das planilhas do Excel contêm erros. Uma grande parte do problema é o quão fácil é inserir as informações erradas ou esquecer de incluir células ao configurar as fórmulas. Na verdade, é tão fácil que alguns pesquisadores famosos de Harvard fizeram exatamente isso com um de seus estudos de referência. Se as planilhas podem atrapalhar os professores de Harvard, há uma boa chance de causar estragos em seu departamento de manutenção também.

CMMS e ordens de serviço de hoje

Por que as pessoas suportavam planilhas para rastrear ordens de serviço e gerenciar departamentos de manutenção? Eles tiveram que. Assim como quando os programadores usavam cartões perfurados de computador e muito, muito tempo atrás, quando os CFOs usavam ábacos, não havia alternativas. Mas esse não é mais o caso. Nem mesmo perto.

Um CMMS moderno e completo baseado em nuvem permite gerar, priorizar, delegar, alavancar e rastrear ordens de serviço de maneira rápida e fácil. Como o software de ordem de serviço é projetado especificamente para gerenciamento de manutenção, um bom tem tudo o que você precisa já integrado. Você não precisa se preocupar com soluções alternativas ou tentar descobrir quais fórmulas adicionar por conta própria. E por ser uma solução baseada em nuvem, tudo está disponível a partir de qualquer dispositivo conectado à Internet, a qualquer hora e de qualquer lugar. Todos estão acessando o mesmo banco de dados, portanto, há apenas uma versão atualizada de seus dados. A ordem de serviço que você vê é a mesma que o técnico está vendo. Não há mais gêmeos separados no nascimento.

Gere ordens de serviço facilmente

Quando alguém envia um ticket, você pode revisá-lo antes de transformá-lo em uma ordem de serviço ativa. Ou você pode simplesmente fazer suas próprias ordens de serviço com base nas necessidades atuais. O importante é que você pode fazer de qualquer lugar. Em vez de correr de volta ao escritório para digitar tudo em uma planilha, você pode criar e gerenciar ordens de serviço a partir de seu dispositivo móvel.

Um bom software CMMS permite incluir rapidamente tudo o que um técnico precisa para fechar com eficiência, incluindo:

• mapas de piso interativos
• fotografias do recurso
• manuais e esquemas de O&M de ativos
• históricos de reparo e manutenção de ativos
• instruções passo a passo e listas de verificação
• peças e materiais associados

Eles poderão encontrar e identificar o ativo rapidamente, saber como atendê-lo, seguir os padrões e as melhores práticas do seu departamento e ter todas as peças e materiais certos desde o início. Chega de viagens que matam o tempo de volta ao escritório.

Depois de criar a ordem de serviço, você pode atribuí-la facilmente por meio do CMMS. O técnico vê a mesma ordem de serviço, não uma cópia. Isso é crucial para a próxima etapa, o rastreamento de ordens de serviço.

Rastreie ordens de serviço de qualquer lugar

Como você e o técnico estão analisando a mesma ordem de serviço, você pode acompanhar o progresso deles. Por exemplo, você saberá se eles marcaram as etapas personalizáveis ​​que você configurou para a tarefa e usaram as peças e materiais corretos. No final, o rastreamento eficaz de ordens de serviço torna tudo mais transparente e todos mais responsáveis. De relance, você sabe o que foi feito e o que resta a fazer. Você saberá quem fez o quê e quanto tempo levou.

Gere relatórios de ordens de serviço sem problemas

Um CMMS completo faz mais do que apenas organizar e rastrear suas ordens de serviço. Ele também usa esses dados para criar relatórios, oferecendo uma visão geral do desempenho do seu departamento. Ao rastrear os KPIs da ordem de serviço, você obtém insights sobre:

• custos de mão de obra
• custos de peças e materiais
• taxas de encerramento de ordens de serviço
• depreciação de ativos

Você pode responder a essas perguntas sobre sua instalação?

• Qual ​​recurso custou mais para continuar funcionando nos últimos seis meses?
• Qual ​​ativo está mais próximo do fim de sua vida útil?
• Qual ​​técnico encerrou o maior número de ordens de serviço na última semana?

Rastrear ordens de serviço e usar o CMMS para gerar relatórios pode ajudá-lo a responder a todas elas. Por exemplo, como as peças e a mão de obra estão incluídas na ordem de serviço, você saberá qual ativo lhe custou mais nos últimos seis meses. Armado com as informações certas, você pode tomar medidas concretas para reduzir custos e aumentar o tempo de atividade.

Próximas etapas

Embora tenham lugar em outros departamentos, os gerentes de manutenção devem tratar as planilhas como relíquias históricas. Eles costumavam ser a solução certa, mas sua hora chegou e se foi.

Se você ainda não possui um CMMS, agora é a hora de obter um. Os provedores de soluções modernas baseadas em nuvem corrigem e atualizam o software, protegem e fazem backup do banco de dados para você. As torções foram trabalhadas a tecnologia. Seus dados permanecem seguros e facilmente acessíveis.