Evolução do CMMS: Passado, Presente e Futuro — Como a Tecnologia Impulsiona o Sucesso na Manutenção

Avanços tecnológicos tornaram o software CMMS mais acessível e fácil de usar, mas as metas de manutenção não mudaram. Evite problemas quando puder. Quando não puder, conserte-os eficientemente.

CMMS antigo

Então, o "porquê" dos departamentos de manutenção não mudou, mas o "como" certamente mudou. É incrível o quanto a indústria avançou nos últimos 50 anos. Vamos ver um histórico rápido.

CMMS on-premise com cartões perfurados

Sistemas de primeira e segunda geração dependiam de mainframes on-premise gigantes, e o principal desenvolvimento durante este período foi a mudança de cartões perfurados para formulários em papel. No final de cada turno, técnicos do departamento de manutenção entregavam sua papelada preenchida para digitadores, que então inseriam tudo no computador local. Como os sistemas eram tão caros, tanto para configurar quanto manter, apenas organizações grandes e intensivas em ativos podiam pagá-los.

CMMS on-premise com terminais

Nos anos 1980, com a introdução de minicomputadores, os preços caíram o suficiente para que até algumas empresas de médio porte implementassem sistemas CMMS. Vale a pena clicar no link para ter uma ideia do que "minicomputador" significa neste contexto. Você pode estar pensando em algo muito diferente. Um mainframe ocupa uma sala inteira. Um mini podia ocupar um armário walk-in. Neste estágio, tudo ainda era on-premise, mas havia um pouco menos de papel. Técnicos podiam acessar terminais localizados pela instalação depois de encerrarem uma ordem de serviço para inserir informações básicas.

Nos anos 1990, mais e mais plataformas CMMS estavam disponíveis, mas ainda eram limitadas comparadas a hoje. Por exemplo, não tinham histórico de ordens de serviço e rastreamento de custos. Basicamente, as plataformas CMMS da época conseguiam coletar informação, mas não eram muito boas em fazer nada com ela.

CMMS baseado na nuvem com dispositivos móveis

Sistemas mais antigos viviam em servidores da empresa, o que os tornava caros para implementar e manter. Você tinha que investir no hardware e então manter um departamento de TI para mantê-lo funcionando. Levava muito tempo e dinheiro até para a atualização ou patch mais simples porque tudo tinha que ser coordenado pelo fornecedor e pelo departamento de TI da sua empresa.

Uma vez que os provedores migraram para a nuvem, as coisas realmente começaram a mudar. Em vez de comprar servidores e então manter um departamento de TI para cuidar deles, empresas de todos os tamanhos podiam se inscrever rapidamente em um serviço baseado em assinatura, e se não gostassem do software, podiam sair com relativa facilidade. Não só muitas empresas menores agora podiam testar plataformas CMMS, mas também empresas de fora da manufatura. No passado, CMMS só fazia sentido para grandes organizações de manufatura. Mas quando os preços caíram, o interesse subiu em muitas indústrias diferentes, incluindo:

• Sem fins lucrativos
• Municipal
• Saúde
• Esportes e lazer
• Educação

A segunda grande mudança foi relacionada à acessibilidade. No passado, técnicos eram acorrentados ao seu CMMS. Primeiro, com cartões perfurados. Depois com formulários em papel ou planilhas. Com sistemas baseados na nuvem, eles não estavam mais acorrentados; estavam conectados. De qualquer desktop ou dispositivo móvel conectado à Internet, podiam acessar ordens de serviço ricas em dados.

CMMS de hoje

Podemos ver que houve muitas mudanças em como os sistemas são entregues, mas e em termos de recursos do CMMS? Houve também muitas mudanças?

Vamos responder isso olhando dois dos módulos mais importantes: manutenção preventiva e gestão de ordens de serviço. Quando a Hippo conversa com pessoas interessadas em começar a usar ou trocar para um novo CMMS, estes dois sempre aparecem como muito importantes.

Lá atrás, quando a Hippo tinha muitos menos clientes, fizemos uma pesquisa, e manutenção preventiva e gestão de ordens de serviço foram os dois módulos que as pessoas consideravam mais importantes.

Então, mais recentemente, e agora com mais de mil respondentes, fizemos a pesquisa novamente. Os resultados são aproximadamente os mesmos.

Então faz sentido olhar os recursos relacionados a estes dois módulos. São os que a maioria dos departamentos de manutenção mais se importa.

Manutenção preventiva

É fácil entender por que departamentos de manutenção querem recursos de CMMS que lhes permitam mudar de manutenção reativa para preventiva. Em manutenção, assim como no resto da vida, uma onça de prevenção vale uma libra de cura. E além de todo o dinheiro que a empresa economiza reduzindo tempo de inatividade e horas extras, a manutenção preventiva simplesmente torna o dia menos estressante. Em vez do modelo antigo de rodar até a falha e então tentar colocar a linha de volta com operadores olhando o relógio e a gestão olhando o resultado final, técnicos podem agendar trabalho antecipadamente e ir para casa às cinco horas.

Uma vez que você construiu as ordens de serviço, pode adicioná-las ao seu calendário de manutenção preventiva. O CMMS enviará automaticamente lembretes.

Gestão de ordens de serviço

CMMS modernos otimizam ordens de serviço centralizando-as. Tudo, desde envio de tickets até rastreamento de ordens de serviço e uso de dados coletados para relatórios, pode ser feito do CMMS. Por exemplo, um operador nota que a prensa está travando de vez em quando e há um som novo que nunca ouviu antes. Usando o CMMS, ele envia um ticket, que alerta o supervisor do departamento de manutenção. Olhando o ticket, ele decide que o operador pode estar certo. Então, ele constrói uma ordem de serviço rica em dados, prioriza e atribui a um técnico. Uma vez que a ordem de serviço foi encerrada, o supervisor é alertado, fechando o ciclo. Em alguns casos, um e-mail será enviado ao operador, para que saiba que suas preocupações foram atendidas. Podem receber um quando o ticket é aceito pela primeira vez e outro quando é encerrado.

A informação coletada através da ordem de serviço encerrada pode então ser usada pelo módulo de relatórios, ajudando o supervisor a criar relatórios rápida e facilmente. Rastrear custos e outros KPIs dá a eles a visão de quadro geral que precisam para realmente entender o desempenho do departamento. Em indústrias com muita supervisão governamental, esses relatórios são cruciais para provar conformidade.

Para o sistema funcionar, você precisa de ordens de serviço com muita informação nelas. Vamos ver isso rapidinho.

Ordens de serviço ricas em dados

Ficaram para trás os dias de ordens de serviço sendo algumas instruções básicas rabiscadas em um formulário xerocado. Já se perguntou por que técnicos antigos tendem a ter conhecimento enciclopédico da instalação? É porque em algum momento era um requisito. Quando ordens de serviço continham tão pouca informação, técnicos precisavam carregar muito na memória de trabalho, o que é 1) muito impressionante, e 2) um grande problema para a organização quando o técnico se aposenta e leva todo aquele conhecimento com ele.

Existe na verdade uma ótima lenda urbana que ilustra este problema. Em uma das muitas versões, um gerente está tendo problemas em uma de suas fábricas e chama de volta um técnico recentemente aposentado para ajudar. O técnico anda por algumas das máquinas, tira um pequeno pedaço de giz, e marca um X em um dos canos. Depois, envia ao gerente uma conta de $5.000. Quando o gerente exige uma versão itemizada, ele devolve "Custo do giz: $1. Saber onde marcar o X: $4.999."

Uma ordem de serviço CMMS moderna contém tudo que técnicos precisam para trabalhar eficientemente e encerrar rápido. Acessíveis da ordem de serviço, e esta é uma lista parcial, estão:

• Mapas de piso interativos
• Esquemáticos digitais e manuais de O&M
• Históricos de manutenção e reparo de ativos
• Instruções passo a passo personalizáveis

E como toda a informação é seguramente armazenada no CMMS, departamentos nunca precisam se preocupar em perder memória institucional e know-how.

Apps móveis de manutenção

Quando CMMS primeiro migrou para a nuvem, você podia acessá-lo ou no seu desktop ou através de uma versão mobile responsiva. Basicamente, o CMMS detectava que você estava em um dispositivo móvel e mudava para um layout menor para acomodar a tela menor.

Mas agora, provedores de CMMS oferecem apps móveis de manutenção que vivem direto no seu dispositivo inteligente. E como se conectam diretamente ao software e hardware do dispositivo, os apps são mais estáveis, rápidos e oferecem mais recursos.

Notificações push

Com versões mobile antigas, técnicos podiam acessar rápida e facilmente suas ordens de serviço sob demanda e de manutenção preventiva atribuídas. Mas precisavam fazer login e checar por novas. Para gerentes de manutenção, isso pode causar atrasos entre quando atribuem trabalho e quando técnicos ficam sabendo.

Mas com apps móveis, gerentes de manutenção podem usar notificações push. Agora, assim que atribuem uma nova ordem de serviço, o celular do técnico toca ou vibra e mostra uma mensagem na tela. Quando um ativo crítico caiu, gerentes de manutenção precisam alcançar e conectar com sua equipe o mais próximo possível do tempo real.

Leitura de código de barras

Para ordens de serviço sob demanda, é fácil para técnicos verem qual ativo precisa de reparos. É o que está parado, vazando líquidos ou fumando. Mas para MPs, quando são apenas inspeções ou tarefas de manutenção, pode ser muito mais difícil encontrar o ativo certo. E isso é especialmente verdadeiro quando você tem uma série de ativos e equipamentos idênticos todos em uma fileira. Por exemplo, pode haver uma fileira de unidades HVAC no telhado ou uma coleção de bombas no porão.

Mas usando a câmera embutida do dispositivo móvel, técnicos podem escanear códigos de barras rapidamente para confirmar que têm o ativo certo. Tudo que fazem é escanear o rótulo para acessar dados abrangentes sobre o ativo, incluindo números de série, imagens e ordens de serviço associadas.

Upload direto de imagens

Técnicos também podem usar a câmera para tirar e então fazer upload de imagens para a ordem de serviço aberta, abrindo uma forte linha de comunicação entre eles e o resto da equipe.

Técnicos podem usar as fotos para mostrar o que estão fazendo. Por exemplo, um técnico está trabalhando em um ativo grande onde os componentes internos estão empilhados um sobre o outro. Conforme puxam peças para trabalhar nas de baixo, podem tirar uma foto para documentar cada passo, criando um registro confiável e pesquisável do trabalho. Quando terminaram de montar tudo de volta, podem fazer upload de mais uma foto para solicitar uma inspeção visual remota. O gerente de manutenção ou outro membro do departamento pode verificar o trabalho sem perder tempo indo até o ativo.

Técnicos também podem usar as fotos quando não sabem exatamente o que fazer. Em vez de perder tempo correndo pela instalação procurando ajuda, podem fazer upload de uma imagem do ativo para a ordem de serviço e pedir conselho. Na verdade, eles também podem adicionar comentários de tarefa e de ordem de serviço usando o app. Em vez de uma foto, podem digitar seus comentários. Técnicos que são lentos digitando com o polegar podem usar a função de fala-para-texto do smartphone.

Sincronização offline

Versões web móveis são boas, mas você só pode realmente usá-las quando está online, e isso cria limitações para técnicos. Assim que ficam fora de alcance, perdem acesso ao CMMS. E não é incomum técnicos trabalharem onde acesso à Internet é limitado ou impossível. Mesmo no prédio mais high-tech, acesso à Internet pode ser irregular lá no segundo subsolo ao lado das caldeiras.

Apps móveis de manutenção, no entanto, ainda funcionam offline. Como armazenam alguns dados diretamente no disco rígido do dispositivo móvel, técnicos ainda podem acessá-los quando offline. Ainda mais importante, eles ainda podem inserir informação no app offline.

O ditado sobre dados é verdade: Lixo entra, lixo sai. Isso significa que se você quer dados confiáveis, precisa ajudar técnicos a inserir dados quando ainda estão frescos em suas mentes. Com sistemas antigos, técnicos têm que esperar até estarem de volta no alcance antes de atualizar o CMMS. Mas com um app, eles inserem dados em tempo real. O app então mantém os dados seguros até poder reconectar com o banco de dados do CMMS.

CMMS do amanhã: preventivo e preditivo

Manutenção preditiva provavelmente terá lugar em muitos departamentos de manutenção futuros. Ao mesmo tempo, suas limitações inerentes significam que provavelmente não será universalmente adotada. Há muitas situações onde simplesmente não fará sentido econômico.

Mas primeiro, uma explicação rápida. Manutenção preditiva aproveita a Internet das Coisas, onde tudo monitora a si mesmo e tudo está conectado. Então, sua geladeira sabe quando você está ficando sem leite e avisa o sistema de navegação do seu carro, que então te lembra de comprar leite quando você está perto do supermercado. Ou a geladeira simplesmente pede mais leite automaticamente.

Em um ambiente industrial, ativos são equipados com sensores para alertar a equipe de manutenção de problemas potenciais. E isso é crucial para entender aqui. A tecnologia não reporta problemas que já ocorreram. Em vez disso, usa dados para prever as chances de haver um problema.

Por exemplo, se um ativo está vibrando demais, o óleo está com a cor errada, ou tudo está esquentando demais, o CMMS envia um alerta. Então, você pode não checar as bombas uma vez por mês por sinais de desgaste. Em vez disso, espera até o CMMS notar que 1) estão vibrando um pouco demais, e 2) a última vez que foram checadas foi seis meses atrás. Coletando dados de fontes interconectadas (os sensores e o histórico de ordens de serviço das bombas), o CMMS decide o que fazer.

Mas e se aquelas bombas não são realmente caras e têm baixa criticidade? Se pararem de funcionar, é mais um incômodo e menos um problema maior. Lembre-se, sensores são caros e podem ser complicados de configurar, então pode ter que trazer um fornecedor terceirizado. Nesse caso, é melhor ficar com MPs. E para muitos ativos, este será o caso: o custo de configurar manutenção preditiva será muito alto quando pesado contra os benefícios esperados.

Próximos passos

Olhar o passado, presente e futuro da manutenção é mais que uma lição interessante de história, mais que um jogo divertido de adivinhação sobre o futuro. É uma forma de entender melhor suas próprias operações de manutenção atuais. Onde você colocaria seu departamento na linha do tempo? Você está de volta nos anos 90? Seu departamento chegou ao novo milênio? Talvez você esteja na ponta da tecnologia.

Uma vez que você descobre onde está, é hora de pensar onde quer estar e como chegar lá. Para departamentos que sentem que estão atrasados e querem se atualizar, um software CMMS moderno é um ótimo começo.