Transição da Manutenção Reativa para Preventiva: Alcançando Operações Confiáveis

Ao fazer o salto da manutenção focada em falhas para a navegação tranquila de um programa de manutenção preventiva, lembre-se que o sucesso depende de quão bem você se prepara, e um CMMS completo torna a preparação muito mais fácil.

Divulgue a palavra da manutenção preventiva

Você sabe que já passou da hora de fazer a mudança, mas ainda pode ter que convencer pessoas ao longo do organograma. Isso pode ser um pouco complicado porque você precisa falar com as pessoas de formas que elas entendam facilmente. Um exemplo relevante: O processo de fazer pessoas apoiarem um projeto é descrito de forma diferente em diferentes partes de uma empresa. O escritório central chama de "conseguir adesão (buy-in)". Técnicos podem se relacionar melhor com uma expressão como "todos remando na mesma direção".

Quando você estiver conversando com a turma do escritório central, vai querer entrar com números. Poderia começar com este: 545%. Esse é o retorno sobre investimento que uma empresa de telecomunicações viu após implementar um plano de manutenção preventiva. Ao conversar com técnicos, você também pode usar números, apenas diferentes. Por exemplo, 5. É a hora que eles poderão ir para casa no final do dia, em vez de sempre ter que ficar até tarde para lidar com emergências inesperadas.

Se você já está usando um CMMS completo baseado na nuvem, e realmente deveria, agora é um bom momento para mencionar ao CFO que configurar um plano de manutenção preventiva é como prender foguetes no seu ROI de CMMS. Quanto mais você usa para economizar dinheiro, melhor a empresa está alavancando seu investimento no software. Se você não tem um CMMS ainda, ou sua plataforma atual não tem um módulo de MP, diga ao CFO que agora é a hora de investir em um. Como veremos em breve, um bom CMMS torna a manutenção preventiva muito mais fácil.

Você pode encontrar pessoas que resistem a mudanças não importa o que você diga. Se algo é novo e diferente, eles não querem nada a ver com isso. Eles podem não acreditar em você no começo, mas você pode explicar que o novo software de manutenção preventiva só vai ser diferente e novo por um curto período, bem no começo. Depois disso, vai ser apenas melhor do que o que estão lidando agora.

Defina o sucesso da manutenção preventiva

Claro que você não gosta de ficar preso sob manutenção focada em falhas, baseada em reação. Mas não basta não gostar de onde você está; o sucesso depende de saber onde você quer estar. Um bom sistema para definir metas é SMART. O resultado é uma imagem clara do seu sucesso e um roteiro para chegar lá. No sistema SMART, cada letra representa uma característica de uma boa meta.

Específica:
Você consegue nomear o quem, o quê, o onde e o quando da sua meta?

Mensurável:
Quanto e quantos? Quais KPIs você vai focar? Existem custos específicos que você gostaria de ver diminuírem?

Atingível:
Suas expectativas são ambiciosas demais? A ideia aqui não é definir a barra baixa, mas sim não se preparar para decepção. Por exemplo, mirar zero ordens de serviço sob demanda, mesmo com software de ordens de serviço, é irreal. Mas ter perto de 80% das ordens de serviço planejadas com uma semana de antecedência é uma boa meta.

Relevante:
Esta é a meta certa para mim? Nesta situação específica, onde você está tentando configurar um programa de manutenção preventiva, é obviamente relevante. Mas em outras situações, vale a pena pensar se uma meta vale a pena.

Temporal:
Onde quero estar em seis meses? Um ano? Não caia na armadilha da Dieta do Amanhã, onde você está constantemente adiando as coisas. Decida datas específicas para preparação, implementação e verificação de progresso.

Em termos de rastrear progresso ao longo do tempo, se há coisas que você já rastreia, continue rastreando. Por exemplo, MTTR, níveis de inventário, tempo na chave de fenda, e outros KPIs (indicadores-chave de produtividade). Dados históricos vão ajudar a medir seu sucesso. É como quando você começa uma dieta nova; ajuda tirar aquela foto do "antes". Mais tarde, você vê o quanto conquistou. Se você não está rastreando nada atualmente, não se preocupe. Agora é um bom momento para começar. Na verdade, rastreamento aumentado pode ser uma das suas metas.

Exemplos de coisas para rastrear para determinar o sucesso relativo do seu cronograma de MPs incluem:

• Tempo de inatividade não programado
• Custo de frete prioritário para peças
• Horas extras de mão de obra
• Vida útil dos ativos

Escolha ativos para seu cronograma

Mesmo nas menores operações, geralmente não faz sentido incluir tudo. Você precisa ser um pouco seletivo. Inclua ativos que são:

• caros para substituir
• bem avançados em sua vida útil
• conhecidos por dar problemas
• com alta criticidade

Criticidade é a severidade das consequências de uma falha. Se a torneira de água fria do seu banheiro para de funcionar, não é um grande problema. Tem baixa criticidade quando se trata da operação geral do banheiro. Mas e o vaso sanitário? Uma vez que para de funcionar, é hora de pendurar a placa de Fora de Ordem.

Criticidade é um tópico interessante por si só. Aqui está um artigo que explica brevemente e depois examina seu valor prático.

Você precisa ser seletivo para que sua lista de ativos não fique longa demais. Ao mesmo tempo, não seja rápido demais em cortar. Você sempre pode fazer uma lista completa e então fazer MPs apenas para alguns ativos. Esta é na verdade uma boa ideia ao implementar um novo programa pela primeira vez. Comece com um conjunto menor de ativos e então aumente para sua lista completa ao longo do tempo.

Colete dados dos ativos (esperançosamente em um CMMS)

Você sabe quais ativos vai incluir, mas o quanto sabe sobre os próprios ativos? Geralmente, quanto mais você sabe, melhor.

Você vai querer o máximo possível, incluindo:

• Número de série
• Manual de O&M
• Esquemáticos
• Fotos do ativo
• Localização
• Histórico de reparos
• Materiais e peças associados

Ter um CMMS completo e fácil de usar vai ser muito útil aqui porque permite reunir cópias digitais de toda essa informação. Agora você não precisa se preocupar em carregar aquele manual gigante de O&M com você, correr de volta ao escritório para buscar histórico de reparos, ou pedir ajuda para encontrar um ativo em primeiro lugar.

Vale a pena dedicar tempo para ver sobre uma auditoria de instalações, onde seu provedor de CMMS manda pessoas para catalogar seus ativos. Confira este post para ver se uma auditoria é certa para você.

Crie ordens de serviço de manutenção preventiva (MPs)

Você pode dividir tarefas em dois tipos: coisas para fazer e coisas para inspecionar. Então, você pode ter uma manutenção preventiva onde a correia principal é trocada a cada seis meses, mas os rolamentos são verificados para oscilação a cada três meses e ajustados apenas conforme necessário.

Um software CMMS completo permite criar MPs ricas em dados. Elas podem incluir:

• Fotos e diagramas
• Instruções passo a passo
• Checklists
• Manuais de O&M
• Peças necessárias
• Mapas de piso interativos

Ao decidir as tarefas a incluir em cada MP, você vai precisar olhar:

• Recomendações dos fabricantes
• Padrões da indústria e melhores práticas atuais
• Experiência direta do seu departamento com o ativo

A quantidade de confiança que você deposita em cada fonte pode mudar com o tempo. Para ativos relativamente novos, provavelmente é melhor ficar perto do que os fabricantes recomendam. Para ativos mais velhos, você pode olhar o histórico de reparos do ativo.

Defina a frequência da manutenção preventiva

Novamente, você vai querer olhar recomendações dos fabricantes, padrões da indústria para melhores práticas e sua própria experiência com os ativos.

Ao decidir a frequência, você pode escolher entre MPs fixas e flutuantes. MPs fixas acontecem em horários específicos, independentemente de quando a última MP foi completada. Então, digamos que você tem uma MP definida para toda quinta-feira. Mas por causa de vários atrasos, você não completou a MP mais recente até a segunda-feira da semana seguinte. As MPs geralmente são espaçadas uma semana, então quando sua próxima MP deve acontecer? Em um sistema fixo, a resposta é em dois dias, na próxima quinta-feira. Em um sistema flutuante, no entanto, sua próxima MP é na segunda-feira seguinte. Fixo mantém datas específicas. Flutuante mantém intervalos predeterminados.

Fixo é bom para MPs feitas com bastante regularidade, diária ou semanalmente. Elas tendem a impor conformidade. Como não há como adiá-las, técnicos são mais propensos a fazê-las no prazo. Também são boas para quando você precisa seguir o cronograma do fabricante para manter cobertura de garantia. Por outro lado, flutuante é melhor para MPs com intervalos longos. Estar alguns dias atrasado não vai fazer diferença se a MP anterior foi feita seis meses atrás. MPs de baixa prioridade são frequentemente agendadas como flutuantes.

Intervalos de tempo é uma forma de definir frequência de MPs. Uso é outra. Então, você pode checar uma bomba a cada três meses ou toda vez que ela cicla um volume predeterminado.

Resolva os problemas e então afine

Vai haver uma certa quantidade de ajuste fino antes de você conseguir tudo do jeito que quer. No começo, você vai querer revisar seu trabalho frequentemente, mas conforme o tempo passa, cada vez menos. Conforme novos ativos entram na instalação e velhos chegam ao fim de sua vida útil, você vai precisar ajustar.

Prepare-se para zarpar

Um primeiro passo legal e fácil seria voltar e reler este post do blog. Não vai demorar, mas vai ajudar muito a lembrar e pensar sobre a informação. Em seguida, comece a pensar em maneiras de encontrar aliados de cima a baixo da escada organizacional. Você vai precisar da aprovação do CFO para os fundos, mas vai precisar do apoio dos técnicos do departamento para fechar as MPs confiavelmente. Então continue seguindo os passos acima.

Se você não tem um CMMS completo baseado na nuvem, agora é um ótimo momento para conseguir um. Torna implementar e rodar manutenção preventiva muito mais fácil. Com um bom CMMS, seu provedor atualiza e faz patch da plataforma nos bastidores para que você nunca precise se preocupar em manter servidores on-premise atualizados e funcionando. Eles também protegem seus dados com segurança de nível industrial e múltiplos backups. E os dados realmente e verdadeiramente permanecem sua propriedade privada. Quando a Hippo CMMS tem dados de clientes, estamos apenas cuidando deles com muito cuidado.