Como usar o tamanho da sua organização para escolher o melhor software CMMS 

Como o tamanho da organização geralmente determina os requisitos funcionais no processo de seleção do software CMMS, os CEOs podem desenvolver sua lista de requisitos com mais eficiência considerando o número de instalações e força de trabalho.

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Ao mesmo tempo, em todos os setores e tamanhos, existem casos de uso universais para software CMMS.

Organizações maiores geralmente se concentram nos seguintes recursos de gerenciamento de ativos.

Melhor rastreamento geral com o software CMMS

Maior significa mais peças móveis, gerando a necessidade de rastreamento confiável de projetos, equipe e estoque.

Peter Drucker disse melhor:“Se você não pode medir, não pode melhorá-lo”.

Acompanhamento do inventário, mesmo em várias instalações

O controle de estoque deficiente sempre envolveu custos aumentados de deterioração, encolhimento e custos de transporte evitáveis.

O software CMMS reduz os custos de estoque mantendo seus níveis de estoque atualizados. Quando o departamento de manutenção atinge um nível de paridade personalizável, o software envia um alerta para que o departamento possa solicitar as peças e materiais necessários. Como você considerou os prazos de entrega com os níveis de paridade, você pode enviar tudo usando os métodos mais econômicos possíveis, evitando entregas de última hora caras.

Métricas de manutenção de benchmarking entre sites e equipes

A solução CMMS certa pode mostrar o que está funcionando e o que não está, criando oportunidades para levar boas práticas de uma instalação ou equipe para outra. O processo começa com a captura de dados fácil e automática e termina com relatórios automatizados repletos de métricas importantes, como taxas de conclusão de ordens de serviço de manutenção preventiva.

A manutenção preventiva por si só pode gerar economias de 12% a 18% em relação à ordem de serviço reativa. Se você tem um programa que funciona, há muito valor em tentar expandi-lo em suas instalações.

Outras métricas importantes podem incluir custos de mão de obra e tempo de inatividade não programado.

Durante o processo de seleção, procure um software que facilite o aproveitamento de seus dados. Idealmente, o software deve usar seus dados brutos para criar relatórios ricos em gráficos que pintam o quadro geral da manutenção, o que é fundamental para os gerentes de manutenção, bem como para outros departamentos que precisam acompanhar os custos e o retorno do investimento.

Proteção e proteção de dados aprimoradas com o software CMMS

O software CMMS facilita a captura e o uso de dados, mas as organizações precisam de um provedor de CMMS que também garanta que seus dados permaneçam seguros e protegidos contra corrupção ou perda e agentes mal-intencionados, externos e internos.

Estender o logon único

Embora superficialmente sobre conveniência, o logon único também torna seus sistemas mais seguros e eficientes, reduzindo:

• Fadiga de senha
• Perda de tempo digitando senhas para cada plataforma
• Afunilamentos de TI devido a tíquetes de recuperação de senha

Quando os usuários precisam criar e lembrar várias senhas, eles geralmente desenvolvem maus hábitos que podem levar a violações de segurança, incluindo o uso de senhas simples e fáceis de adivinhar e o uso da mesma senha em todas as contas. Como o logon único significa que as pessoas precisam se lembrar de apenas uma, isso as incentiva a usar uma senha forte. Como eles só precisam fazer login uma vez, os usuários economizam tempo enquanto o departamento de TI dedica menos recursos a tickets relacionados a senhas.

Durante o processo de seleção, pergunte sobre o SSO e como e se o CMMS pode ser vinculado ao seu programa existente.

Manter registros de atividades

Transparência e responsabilidade se resumem a ser capaz de responder de forma rápida e confiável a duas perguntas:“Quem fez isso?” e "Quando eles fizeram isso?"

Os logs de atividades mantêm um registro de tudo o que os usuários fazem dentro do software. Um dos benefícios é que desencoraja o comportamento malicioso de funcionários insatisfeitos. É impossível para alguém fazer login no software e excluir ou alterar aleatoriamente dados importantes sem deixar impressões digitais para trás.

Um segundo benefício está relacionado à conformidade, onde as organizações precisam concluir o trabalho no prazo e comprová-lo. Os logs de atividades fornecem uma camada extra de proteção contra vários tipos de responsabilidade.

Nota rápida sobre software e conformidade

Para muitos padrões da indústria e do governo, é impossível que o software seja compatível. Em vez disso, o software possibilita que sua organização crie e execute os processos que a tornam compatível.

Os cintos de segurança podem ser uma analogia frouxa. Na maioria dos lugares, há uma lei de que você deve usar cinto de segurança ao dirigir um carro e, quando usa cinto de segurança enquanto dirige, cumpre a lei. Mas o cinto de segurança? Não faz sentido perguntar se está seguindo a lei ou não. Está lá apenas para que você possa seguir a lei.

Ao mesmo tempo, existem padrões da indústria e do governo que se aplicam diretamente ao software e, independentemente de como você o usa, o software pode estar dentro ou fora de conformidade. Certifique-se de fazer perguntas específicas aos fornecedores em potencial ao revisar os padrões que afetam seu setor.

Escalabilidade de longo prazo para organizações menores com software CMMS

Embora as empresas menores possam não precisar de muitos dos recursos que atraem organizações maiores, elas precisam se posicionar para acomodar o crescimento futuro.

Durante o processo de seleção, procure um provedor que já esteja configurado para continuar trabalhando com você à medida que sua organização cresce e seus requisitos se desenvolvem. No nível mais básico, o software deve facilitar a adição de ativos, usuários e até instalações. Para conjuntos de recursos, o provedor deve oferecer versões em camadas de sua plataforma, com cada nível introduzindo recursos adicionais. Quando um provedor pode acomodar requisitos em expansão simplesmente movendo você para um nível mais alto, ele economiza tempo, custo e incerteza que inevitavelmente acompanham a troca de provedores.

Em alguns casos, as organizações superam completamente uma plataforma de software e o provedor não pode simplesmente movê-las para um nível superior. Aqui, o provedor pode ter que mover a organização para sua plataforma mais robusta, o que envolve integração e treinamento adicionais. Mas ainda há vantagens de continuidade. Você está trabalhando com o mesmo provedor, mitigando muito da incerteza que vem com a mudança; lembre-se, 80% das implementações falham, então você deseja remover de forma incerta e reduzir o risco o máximo possível.

Mas o suporte abrange todos os setores, transcende o tamanho para requisitos de software CMMS

Embora existam algumas tendências gerais para as relações entre o tamanho da organização e os requisitos de recursos de software, há muitas exceções e discrepâncias. Uma empresa menor no setor de defesa, por exemplo, pode ter requisitos rígidos de segurança de dados. Uma grande empresa pode não precisar de logon único para suas equipes de manutenção.

Independentemente de quaisquer variações, o único recurso comum é o suporte. Organizações de todos os tamanhos precisam examinar de perto as equipes de suporte de fornecedores em potencial e, em seguida, perguntar a si mesmas:“Quanto esse fornecedor de CMMS investiu no sucesso de longo prazo dos clientes?”

Incorporação e treinamento

O suporte começa na integração e é importante encontrar um provedor com uma infraestrutura flexível que ofereça várias opções. Dependendo de onde sua organização está em termos de dados de ativos e estratégias de manutenção, você pode precisar de alguma coisa, desde um pouco de ajuda para carregar coisas no banco de dados até uma auditoria completa no local de suas instalações, ativos e equipamentos. Um bom provedor pode avaliar suas necessidades e preencher quaisquer lacunas de habilidade ou trabalho.

Quanto mais suas equipes usarem o software, maior será o seu ROI. O treinamento personalizado faz com que todos comecem com o pé direito. Certifique-se de que um provedor possa acomodar diferentes tipos de alunos com documentação, vídeos e sessões individuais.

Suporte contínuo

Após a implementação, você precisa de um provedor que possa fornecer suporte confiável, competente e multifacetado.

Durante o processo de seleção, pergunte sobre os horários das equipes de suporte e quantas maneiras diferentes existem para alcançá-las. É tudo baseado em e-mail? Você pode ligar para eles no telefone ou tudo é feito online?

Você também quer que haja documentação, vídeos e webinars cobrindo novos recursos e melhorias recentes. Isso não apenas prova que o provedor deseja que os clientes tirem o máximo proveito de seu software, mas também mostra que eles o estão aprimorando continuamente.

Próximas etapas

Independentemente do seu tamanho atual, o software CMMS certo ajuda você a controlar os custos com fluxos de trabalho simplificados, melhor rastreamento e uma visão geral de suas operações de manutenção. Embora o tamanho da sua organização possa afetar os recursos que você precisa procurar, o suporte continua sendo um caso de uso universal para software de gerenciamento de manutenção.

Se você não tem um, ou o que tem não está cumprindo o que foi prometido, é hora de entrar em contato e começar a conversar com os fornecedores. Uma vez que eles tenham uma noção de seus objetivos específicos e onde você está no processo, eles podem ajudá-lo a entender suas opções.