Auditorias de Manutenção Explicadas: Propósito, Processo e Benefícios

A palavra "auditoria" pode causar medo, mas a realidade é que muitas empresas passam por suas auditorias de manutenção regularmente. Não há razão para temer uma auditoria de manutenção se você segue os procedimentos corretos.

O que exatamente é uma auditoria de manutenção?

Uma auditoria de manutenção é uma revisão abrangente e sistemática da manutenção, estoque e processos de uma organização. Avalia como atividades e padrões são mantidos, como instalações internas e processos de reparo. Auditorias ajudam a garantir qualidade, saúde e segurança em suas instalações.

Empresas de auditoria inspecionam uma variedade de funções de manutenção, incluindo:

• Segurança
• Treinamento
• Planejamento
• Agendamento
• Manutenção de equipamentos
• Práticas e organização de manutenção
• Gestão de documentos, estoque e compras

Embora possam ser estressantes, auditorias protegem você e sua organização. O propósito principal de qualquer auditoria é ver o quão bem você segue seus POPs, verificar problemas ou deficiências e, se houver problemas, criar um plano de ação que os aborde.

Auditorias são uma forma de garantir que seus procedimentos atendam a todos os requisitos e que tudo funcione da forma mais eficaz possível.

Por que auditorias de manutenção são importantes?

Auditorias de manutenção dão aos gerentes uma visão clara do que acontece na organização, ajudando-os a definir benchmarks mais facilmente. Comparando dados de referência a procedimentos corretos, gerentes definem problemas e implementam soluções com mais facilidade.

Auditorias também protegem você e a organização de responsabilidade, pois geralmente focam em padrões e procedimentos de segurança, ajudando a reduzir risco de incidentes no local de trabalho. Com auditorias regulares, você garante que sua organização atende aos requisitos e está coberto em caso de acidentes ou lesões.

Você deve incluir auditorias para garantir condições de trabalho seguras para funcionários e produtos seguros para consumidores. Auditorias ajudam a responsabilizá-lo, pois são frequentemente feitas por empresas terceiras. Isso significa que veem sua organização através de uma lente objetiva, fornecendo integridade às auditorias.

Quais são os tipos de auditorias de manutenção?

Existem três tipos de auditorias de manutenção.

Auditorias obrigatórias

Este tipo é exigido por lei. São inspeções abrangentes de processos realizadas por agências governamentais e incluem processos de manutenção. Por exemplo, a FDA dos EUA realiza auditorias regulares para garantir que práticas sigam processos de fabricação adequados.

Auditorias voluntárias

Uma auditoria voluntária permite que uma empresa realize auditorias não exigidas ou compelidas por lei, usadas para obter certificação que dá às organizações vantagem sobre a concorrência.

Por exemplo, algumas certificações de segurança alimentar na indústria de alimentos e bebidas são voluntárias, assim como algumas auditorias de segurança em playgrounds. Ao se submeter à auditoria, a organização prova seu compromisso em atender às melhores práticas atuais da indústria.

Auditoria de manutenção

Uma auditoria de manutenção é uma auditoria interna que organizações incluem em seus planos de melhoria. São importantes de fazer regularmente, pois ajudam a avaliar se processos e sistemas atuais são eficazes, dando chance de corrigir problemas encontrados.

Auditorias de manutenção promovem melhorias contínuas, especialmente quando seus resultados são comparados a códigos, políticas e outros indicadores da empresa.

Conhecer os tipos de auditorias esperados ajuda a melhorar ao longo do tempo e estar melhor preparado.

Com que frequência você deve realizar auditorias de manutenção?

Tudo depende da agência auditora e sua indústria. Algumas inspeções vêm como surpresa, outras são agendadas. A maioria das auditorias de manutenção ocorre em departamentos de manufatura ou manutenção.

Se a organização tem histórico de falhas, violações de código ou não atende a padrões da indústria, auditorias tornam-se mais frequentes e frequentemente não anunciadas. Dependendo da gravidade, auditorias podem levar a investigação completa de violações e falhas.

No entanto, auditorias de departamentos de manutenção e manufatura a cada seis meses a um ano dão aos gerentes uma imagem clara de como estão performando e quais áreas precisam de melhoria.

O que está incluído em uma auditoria de manutenção?

Em muitos casos, uma terceira parte precisa completar a auditoria para garantir resultados imparciais. Durante a auditoria, todos gerentes de chão, supervisores e trabalhadores precisam estar presentes e serem entrevistados. Espere que a auditoria examine:

• CMMS
• Pessoal
• Dados gerais
• Orçamentos e custos
• Equipamentos de produção
• Procedimentos de documentação
• Gestão de manutenção
• Organização dentro dos departamentos

Após a equipe terminar, é hora de analisar os dados. Esta informação é usada para criar soluções de curto, médio ou longo prazo para deficiências ou problemas. O plano de ação que você projeta precisa refletir prioridades cuidadosamente estabelecidas.

Além disso, uma análise custo-benefício precisa ser incluída em sua auditoria para ajudar você e sua equipe a tomar decisões que beneficiem a empresa no futuro.

Como passar em uma auditoria de manutenção?

Embora auditorias sejam incômodas, existem maneiras de facilitar para você e sua equipe. Para passar, seu departamento precisa fazer tudo conforme o manual, e tudo precisa estar em conformidade. Implementar um CMMS torna isso mais gerenciável.

Um CMMS ajuda a rastrear seus dados e fornecer documentação atualizada de cada inspeção e tarefa. Você e sua equipe têm acesso a todas as informações necessárias para executar todos os planos, e todos os dados estão disponíveis em um só lugar. Uma boa plataforma CMMS é fácil de aprender e usar, então você não precisará gastar muito tempo treinando sua equipe para usá-la corretamente.

Com o CMMS certo, você tem acesso a um histórico completo de tudo que acontece no seu departamento: o que aconteceu, quanto tempo foi gasto, quais equipamentos, ferramentas ou peças foram usados, e quem realizou a tarefa.

Ter um histórico devidamente documentado fornece prova confiável em caso de incidente no local de trabalho. Também dá a você e sua equipe uma forma de comparar dados passados e atuais para buscar padrões e maneiras de melhorar. Lembre-se que as coisas precisam ser documentadas da forma mais precisa possível — se você não documenta algo, aos olhos do auditor, nunca aconteceu de verdade.

O software CMMS, ao contrário de ordens de serviço tradicionais em papel ou planilhas, atualiza automaticamente em tempo real, então todos na equipe trabalham com os mesmos dados. Ninguém fica para trás e ninguém fica fora do loop. Garante que sua equipe tenha as instruções corretas, e se houver alterações, são refletidas imediatamente, diminuindo chance de mal-entendidos. Isso ajuda você a passar nas auditorias porque nada passa despercebido e tudo é feito baseado nos procedimentos corretos.

Próximos passos

A melhor forma de decidir é conversar com alguém da indústria. Tudo que você precisa fazer é encontrar o provedor certo.

A Hippo está aqui para ajudar você a obter a solução que funciona melhor para você, incluindo responder suas perguntas sobre software de manutenção de instalações, ajudar a agendar uma demonstração ao vivo do software, ou até configurar um teste gratuito.

Resumo para CEO

Soluções de software CMMS ajudam departamentos de manutenção a manter ativos críticos online por menos dinheiro, simplificando processos e capturando e aproveitando dados confiáveis. Ao contrário de sistemas de gestão antigos, um CMMS moderno vive na nuvem, garantindo que todos tenham acesso a dados atualizados. Organizações em diversas indústrias veem benefícios concretos, incluindo mais tempo de atividade e menos tempo e dinheiro desperdiçados. Ao escolher um CMMS, é importante considerar não apenas os recursos, mas também a experiência completa do usuário, incluindo implementação, treinamento e suporte contínuo.