Como o Software CMMS Permite que Instalações de Saúde Superem Desafios Crescentes

A indústria da saúde sempre enfrentou uma longa lista de desafios, e a pandemia de COVID-19 agravou a situação, criando novos problemas, muitas vezes inesperados. Mais do que nunca, gerentes de instalações e manutenção precisam assumir o controle de suas operações de manutenção, maximizando o atendimento ao paciente e minimizando custos. O software CMMS finalmente torna isso possível.

O impacto financeiro inesperado da pandemia

Inicialmente, esperava-se que a maior ameaça da COVID-19 fosse o colapso dos hospitais. Apelos nacionais para "achatar a curva" visavam desacelerar a propagação do vírus, distribuindo os casos ao longo de um período mais longo, permitindo que as instalações contratassem pessoal e suprimentos necessários. Em vez de um pico, esperava-se uma curva mais suave.

Mas o que aconteceu foi inesperado: fechamentos financeiros punitivos para provedores de saúde em ambas as extremidades do espectro, tanto para locais com grande número de casos quanto para aqueles com apenas alguns. O que os conecta? Uma queda quase completa de pacientes não emergenciais e cirurgias eletivas, de onde muitas instalações tiram a maior parte de seus lucros. O The Washington Post comparou dois hospitais: o UMass Memorial Medical Center em Worcester, Massachusetts, com 2.700 pacientes com COVID-19, e o MU Health Care's University Hospital em Columbia, Missouri, com apenas cerca de 40. Em ambos os casos, "cada hospital cancelou mais de 2.000 cirurgias. Dezenas de milhares de consultas clínicas desapareceram. A receita mensal de pacientes caiu dezenas de milhões de dólares." O jornal também aponta que, mesmo antes da pandemia, "mais de 1.200 hospitais operaram no vermelho em dois ou mais dos últimos cinco anos."

E a situação pode piorar. Há relatos de que hospitais enfrentarão novos custos com equipamentos de proteção individual (EPI) e outros suprimentos relacionados à COVID-19.

Tipos de instalações de saúde

Antes de detalhar como um bom CMMS pode ajudar gerentes de instalações e manutenção a manter as instalações de saúde funcionando sem problemas, é importante entender a amplitude do termo "instalações de saúde".

Nota rápida: Ao percorrer a lista, tente contar todos os diferentes tipos de ativos e equipamentos necessários para operar essas instalações. É um número grande. A saúde, em todos os níveis, está repleta de partes móveis interconectadas e críticas para a missão, nas quais os profissionais de saúde dependem para oferecer atendimento de qualidade ao paciente.

Centros cirúrgicos ambulatoriais

Versões simplificadas de alas cirúrgicas hospitalares, esses centros focam em uma faixa estreita de procedimentos cirúrgicos. Vantagens incluem custos menores e menor risco de infecção. Também chamados de instalações cirúrgicas ambulatoriais.

Centros de parto

Ambientes de parto econômicos e inclusivos para a família. Como não possuem os mesmos equipamentos dos hospitais, trabalham com gestações sem complicações conhecidas.

Bancos de sangue

Coleta, triagem e armazenamento seguro de sangue e plaquetas doados. Como sangue e derivados não podem ser fabricados, esses centros são críticos para todos, desde pessoas com anemia até vítimas de acidentes de carro.

Clínicas e consultórios médicos

Categoria ampla que abrange desde consultório particular de clínico geral até consultório de dentista, de especialistas a clínicas de pronto-atendimento. O denominador comum é que trabalham em regime ambulatorial.

Centros de educação em diabetes

Oportunidades educacionais e suporte para quem tem ou está em risco de desenvolver a doença. À medida que a doença se torna mais disseminada, esses centros estão se tornando mais comuns.

Centros de diálise

Cuidados especializados para pacientes com doença renal, que às vezes requerem diálise, filtragem e limpeza do sangue, até três vezes por semana.

Casas de hospício

Cuidados paliativos com mandato amplo para fornecer não apenas cuidados médicos, mas também emocionais. Embora alguns pacientes permaneçam em casa, aqueles com necessidades significativas são transferidos para casas de hospício ou lares de idosos especializados.

Hospitais

Grandes instalações de saúde oferecendo uma ampla gama de serviços médicos, desde parto até unidades de terapia intensiva para pacientes com ferimentos fatais. As alas geralmente são divididas entre cuidados intensivos e não intensivos.

Centros de imagem e radiologia

Serviços de imagem diagnóstica, incluindo tomografias, ultrassonografias, raios-X e ressonâncias magnéticas. Hospitais costumam ter centros internos, mas instalações ambulatoriais podem oferecer custos menores e melhor agendamento.

Centros de tratamento de saúde mental e dependência

Outra categoria ampla, incluindo desde grandes instalações para muitos tipos de cuidados de saúde mental até instalações de tratamento especializadas para dependências específicas, incluindo álcool, drogas ilegais e prescritas. Existem opções de internação e ambulatoriais.

Lares de idosos

Destinados a pacientes com necessidades médicas de longo prazo que não são graves o suficiente para exigir hospitalização, mas que não podem ser cuidados em casa. Em alguns casos, são muito parecidos com complexos de apartamentos, mas com equipe médica em tempo integral. Geralmente para pacientes idosos, mas algumas instalações atendem residentes mais jovens.

Centros de atendimento de urgência

Atendimento de saúde sob demanda que fica entre a necessidade de um hospital e a de um consultório médico. Frequentemente usados por pais com filhos doentes, desde gripe forte até braço quebrado.

Essa é uma ampla gama de instalações, mas todas tendem a lidar com um conjunto comum de desafios, incluindo:

• Confiabilidade de ativos
• Segurança
• Saneamento
• Conformidade

Vejamos como o software moderno de gestão de manutenção ajuda com cada um.

Aumente a confiabilidade dos ativos com CMMS na saúde

Em todas as indústrias, equipes de manutenção trabalham arduamente para manter ativos operacionais. As apostas são altas. Quando um equipamento importante para em uma fábrica, afeta o resultado final. Tempo, dinheiro e até empregos estão em jogo. Mas na saúde, as apostas podem ser ainda mais altas. Quando o elevador para em um hospital, não há como mover pacientes críticos para a sala de cirurgia. Quando o sistema HVAC falha, a qualidade do ar cai, afetando todos com dificuldades respiratórias e sistemas imunológicos comprometidos. E se os sistemas de supressão de incêndio ou detecção de gás radônio falharem, é impossível mover rapidamente pacientes acamados para um local seguro. Vidas estão em risco.

O software moderno de gestão de instalações resolve esses desafios da saúde e garante tempo de atividade, tornando muito mais fácil estabelecer, executar e melhorar um programa de manutenção preventiva, incluindo:

• Planejamento
• Agendamento
• Rastreamento
• Ajuste fino

Quando ativos e equipamentos são novos, geralmente é melhor seguir as sugestões dos fabricantes para tarefas e frequências de manutenção preventiva. Portanto, com base no manual do usuário, você planeja limpar o autoclave semanalmente, enquanto sua válvula de purga de pressão recebe inspeção visual e teste mensal. Uma vez definidos o cronograma e as tarefas, você pode carregá-los no CMMS como MPs baseados em tempo ou medidor. O software autogera os MPs conforme eles vencem. Quando você quer saber como o programa está performando, pode criar rapidamente relatórios baseados nas taxas de fechamento de MPs. Ao contrário de métodos baseados em papel e planilhas, nada passa despercebido. O software lembra quando algo vence e quando é feito.

Lembre-se: quando você configurou os MPs pela primeira vez, seguiu o manual. Mas com o tempo, a equipe de manutenção passa a conhecer ativos e equipamentos ainda melhor do que quem os projetou e construiu. Por isso, após rastreamento suficiente, você pode começar a ajustar o programa. Usamos o exemplo do autoclave. Se você analisar seus MPs históricos e descobrir que a válvula de purga de pressão começou a travar a cada terceira semana, pode ajustar os MPs. Agora, em vez de inspeção visual e teste mensal, você os agenda a cada duas semanas.

Aumente a segurança com CMMS na saúde

Um princípio quase universal na saúde é Primum non nocere, que se traduz como "Primeiro, não faça mal". A ideia é simples: não piore as coisas. Se estamos tentando ajudar pessoas, a última coisa que queremos é machucá-las no processo.

Para equipes de manutenção na saúde, é o mesmo. A última coisa que eles querem é que alguém venha à sua instalação buscando ajuda e acabe se machucando novamente. Imagine se alguém com braço quebrado cai nas escadas porque o corrimão estava frouxo. Um dependente em um centro de recuperação acessa medicamentos controlados porque uma fechadura de porta estava quebrada. Um paciente idoso com demência sai da instalação porque o alarme da porta não disparou. Para garantir que isso não aconteça, as coisas precisam ser consertadas o mais rápido e perfeitamente possível. A ferramenta certa de gestão de instalações torna sua equipe rápida e mais eficiente.

Já vimos a manutenção preventiva, então vamos pular para ordens de serviço sob demanda. Assim que alguém percebe um problema, pode alertar o departamento de manutenção usando o portal de solicitações de manutenção aberto. Em vez de enviar um e-mail confuso ou deixar um recado de voz incompleto, preenchem um formulário online rápido. E como ele tem campos de dados predefinidos, a equipe de manutenção garante obter as informações necessárias. Imediatamente, o líder de manutenção pode revisar e aprovar a solicitação, gerar, priorizar e atribuir uma ordem de serviço, e rastreá-la até o fechamento.

E por causa do que está incluído na ordem de serviço, os técnicos conseguem fazer mais em menos tempo. Em vez de anotações rabiscadas no papel ou alguns detalhes espremidos em uma célula de planilha, as ordens de serviço do CMMS vêm repletas de informações úteis, incluindo:

• Instruções passo a passo
• Listas de verificação personalizáveis
• Informações completas do ativo
• Cópias digitais de esquemas, imagens e manuais de O&M
• Peças e materiais associados
• Mapas e plantas interativos

Eles nunca precisam voltar ao escritório para pegar ou entregar papelada. Nunca precisam correr de volta ao almoxarifado para buscar uma peça ou ferramenta que esqueceram ou não perceberam que precisavam até a metade da tarefa. Não precisam mais andar perguntando a outros técnicos como fazer algo. E o último item da lista, mapas e plantas interativos, é especialmente útil. Mesmo um pequeno hospital pode ser um labirinto. Agora, os técnicos vão exatamente onde são necessários.

Mantenha-se em movimento com o aplicativo móvel CMMS na saúde

Uma boa solução CMMS inclui um aplicativo CMMS que expande os recursos disponíveis integrando-se diretamente ao hardware e software de um dispositivo móvel, ajudando os técnicos a trabalhar com mais eficiência em movimento.

Aplicativo de manutenção e notificações push

Um CMMS já facilita manter seus técnicos informados centralizando dados e gestão de ordens de serviço. Um bom aplicativo móvel vai além com notificações push. Agora, em vez de esperar os técnicos fazerem login no software para ver novas atribuições, você pode usar o aplicativo no dispositivo móvel deles para alertá-los instantaneamente. Toda vez que você os atribui a uma nova ordem de serviço, o telefone toca enquanto o aplicativo exibe uma mensagem na tela.

É a mesma diferença básica entre um e-mail antigo e uma mensagem de texto. Quando você envia um e-mail, precisa esperar a pessoa fazer login na conta para vê-lo. Com uma mensagem de texto, eles sabem na hora.

Para a maioria dos departamentos de manutenção de saúde, especialmente quando têm um CMMS, a maioria das ordens de serviço deve vir do programa de manutenção preventiva, o que significa que você agenda o trabalho com antecedência. Mas mesmo a manutenção de classe mundial envolve ordens de serviço sob demanda, e quando você precisa mudar rapidamente, as notificações push são uma forma rápida de priorizar trabalho e reposicionar seus recursos.

Aplicativo de manutenção e códigos de barras

Por exemplo, os técnicos podem usar a câmera integrada do telefone para escanear códigos de barras ou etiquetas QR nos ativos para acessar rapidamente dados do ativo e ordens de serviço abertas associadas. Isso é especialmente útil na manutenção preventiva. Quando um técnico precisa reparar uma unidade HVAC, é fácil encontrar a certa. Mesmo que haja dez unidades idênticas próximas no telhado, apenas uma estará obviamente precisando de trabalho. Mas para inspeções ou tarefas de MP, não há maneira fácil de saber qual das dez trabalhar. Uma escaneada rápida garante que os técnicos completem o trabalho certo nos ativos certos.

Aplicativo de manutenção e upload direto de imagens

Os técnicos também podem usar a câmera para fazer upload de imagens diretamente nas ordens de serviço. Depois de fazerem o upload da foto, o resto da equipe de manutenção pode vê-las, abrindo muitas possibilidades de economia de tempo. Primeiro, se o técnico está com dificuldades em um reparo, pode fazer upload de imagens e pedir sugestões à equipe. Em vez de andar pela instalação tentando encontrar ajuda, pode permanecer no local e solicitá-la remotamente. Fotos também são uma forma eficaz de documentar o trabalho. Antes de fechar a ordem de serviço, podem solicitar uma inspeção visual remota.

Aplicativo de manutenção e sincronização offline

Outro recurso importante de um aplicativo móvel de manutenção é a capacidade de trabalhar offline. Hospitais e outras instalações de saúde podem ser grandes, muitas vezes com pontos onde o acesso à Internet não é possível ou permitido. Administradores mudaram as regras ao longo do tempo, mas ainda há muitas áreas onde proibiram o uso de celulares pelo medo de interferência com equipamentos críticos.

Aplicativos tornam o trabalho offline possível armazenando informações e enviando-as ao banco de dados central assim que o dispositivo volta ao alcance. O benefício é que os técnicos não precisam lembrar dados importantes; podem inseri-los no aplicativo em tempo real, garantindo melhor precisão.

Alcance (e prove) conformidade com CMMS na saúde

Sempre há duas partes na conformidade. A primeira é fazer o trabalho corretamente e no prazo. A segunda é provar que fez o trabalho corretamente e no prazo. Se você está lutando com um sistema antigo baseado em papel ou planilhas, a segunda parte costuma ser o verdadeiro desafio.

Com métodos antigos, você começa sem uma maneira fácil de inserir dados no sistema. Tudo é escrito à mão ou digitado em infinitas colunas e linhas em vários arquivos independentes. Como não é fácil, você acaba com muitos dados ruins; ou as pessoas ficam frustradas demais para inserir dados imprecisos. Ou mesmo quando todos tentam seu melhor, há muito espaço para erro humano. Então, mesmo que seus dados sejam precisos, é difícil mantê-los seguros e acessíveis.

O software moderno de gestão de instalações resolve esse problema porque seu provedor de solução faz todo o trabalho pesado de TI para você. Eles cuidam do software, melhorando e atualizando-o continuamente nos bastidores. Também cuidam de todo o hardware, o que significa que você não precisa gastar dinheiro instalando ou mantendo servidores caros e complicados.

O software é apoiado por computação em nuvem, o que significa que todos os seus dados são mantidos seguros em um banco de dados central. A vantagem é que, assim que alguém atualiza os dados, por exemplo, gerando uma nova ordem de serviço ou fechando uma, todos podem ver as alterações. Você não lida com múltiplas versões — todas, exceto uma, desatualizadas — espalhadas por vários papéis ou arquivos. E agora que seus dados são precisos, sua solução CMMS também facilita a geração automática de relatórios repletos de KPIs e métricas de manutenção. Ele processa todos os números para você.

Conformidade é sobre capturar os dados certos, mantê-los seguros e usá-los para gerar relatórios. O software certo de gestão de instalações torna cada etapa do processo mais rápida, fácil e confiável.

Comece com CMMS na saúde

Se você ainda não tem um CMMS, ou tem um que não entrega o que foi prometido, é hora de assumir o controle do seu programa de manutenção. Lembre-se que o próximo passo após ler sobre CMMS online é entrar em contato com provedores e iniciar a conversa.