Selecionando Software CMMS Adequado ao Porte do Seu Negócio

Nas últimas duas décadas, empresas de todos os portes sentiram os efeitos de mercados altamente competitivos, mudanças tecnológicas e desafios econômicos. Por essas razões, proprietários de negócios buscam maneiras de operar de forma mais inteligente, rápida e enxuta; principalmente na área de manutenção operacional. Sistemas de Software de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS) foram desenvolvidos com esses objetivos em mente e, por isso, agora são a solução preferida de gerenciamento de manutenção para um número crescente de clientes em um amplo espectro de setores industriais, corporativos e de serviços.

CMMS para empresas oferece a capacidade de rastrear ordens de serviço, gerar relatórios precisos rapidamente e determinar instantaneamente quais de seus ativos requerem manutenção preventiva ou reparos. Esta última característica, manutenção preventiva (MP), representa a espinha dorsal do software de gerenciamento de manutenção. A capacidade de agendar ordens de serviço de MP usando configurações variáveis e personalizáveis, enviar notificações remotas sobre ordens de serviço pendentes, em andamento ou atrasadas e, em seguida, gerar relatórios de MP instantaneamente é o atrativo para a maioria das empresas que desejam não apenas melhorar a eficiência e reduzir custos, mas também tomar decisões sobre suas operações à medida que avançam. A introdução de manutenção preventiva no software de gerenciamento de manutenção tem sido responsável por prolongar a vida útil dos equipamentos, melhorar a organização, melhor gerenciamento de tempo e utilização de mão de obra e, finalmente, reduzir custos operacionais e aumentar os lucros da empresa.

Dado seus históricos comprovados, não há dúvida de que CMMSs são excelentes produtos de gerenciamento de manutenção. No entanto, a pergunta que permanece é: "O software CMMS é adequado para o porte do meu negócio?" Aqui, tentarei fornecer uma resposta.

Cerca de 50 anos atrás, quando o software automatizado de gerenciamento de manutenção surgiu, o acesso sem fio e celular era inexistente. Naquela época, CMMSs eram restritos a grandes computadores de cartão perfurado. Principalmente devido ao custo do equipamento e à expertise necessária para operá-los, esses sistemas iniciais eram atraentes apenas para empresas de manufatura muito grandes. Desde então, CMMSs evoluíram e hoje possuem capacidades e pontos de preço capazes de atender às necessidades exclusivas de empresas, grandes e pequenas. Isso se deve largely à sua versatilidade, personalização e acessibilidade.

Versatilidade

Os CMMSs atuais possuem uma ampla gama de recursos que os tornam fáceis de usar, portáteis e muito eficientes. Com habilidades técnicas mínimas além de um clique do mouse ou um toque em um tablet, a equipe de manutenção pode fazer ordens de serviço ou de estoque, acompanhar o progresso do trabalho, transmitir relatórios e muito mais. Todos os procedimentos de gerenciamento de manutenção podem ser feitos a partir do painel do software. Isso significa que não há mais necessidade de ordens de serviço ou de estoque em papel, que muitas vezes resultam em atrasos de tempo e acúmulo desnecessário de papel. Como a maioria dos CMMSs opera em Wi-Fi ou acesso celular, a equipe de manutenção pode realizar seu trabalho de onde quer que esteja. Não há necessidade de retornar a uma estação de computador para acessar um CMMS. Além disso, os recursos de câmera e leitura integrada do sistema tornam possível capturar e transmitir fotos ou códigos de barras, melhorando as operações de manutenção ao reduzir erros, utilização de equipe e tempo.

Personalização

Um dos maiores benefícios dos CMMSs atuais reside em sua capacidade de se adaptar a uma organização, em vez de uma organização ter que se adaptar a ele. Ser personalizável significa que CMMSs podem atender às necessidades individuais de empresas grandes e pequenas, com diferentes números de ativos, usuários, locais e requisitos de manutenção preventiva. Mais importante ainda, eles também têm a capacidade de se ajustar às necessidades mutáveis das organizações à medida que crescem e se reformulam.

Como observado, programas de manutenção preventiva (MPs) representam o aspecto mais valorizado dos CMMSs porque são amplamente responsáveis por prolongar a vida útil dos equipamentos, melhorar a organização, melhor gerenciamento de tempo e utilização de mão de obra e, finalmente, reduzir custos operacionais e aumentar os lucros da empresa. MPs também podem ser adaptados às necessidades individuais de qualquer empresa. Por exemplo, programas de MP personalizados podem focar em tempos de inatividade operacional ideais ou ser guiados por diretrizes do fabricante do equipamento e/ou da indústria ou ser definidos como uma combinação de ambas as estratégias. Além desses parâmetros, programas de manutenção podem acionar MPs usando um cronograma de calendário predeterminado (ou seja, diário, semanal, mensal, sazonal, anual) ou por leituras de medidor especificadas (ou seja, horas de funcionamento, libras por polegada quadrada, quilometragem, etc.).

Outro recurso útil de CMMS é a capacidade de alocar acesso de usuário com base nas necessidades dos proprietários de negócios. Com esse recurso, o acesso do usuário pode permanecer aberto a toda a equipe ou, alternativamente, restrito em graus variados com base na função, responsabilidade ou até mesmo localização do usuário dentro de uma instalação.

Finalmente, o software automatizado de manutenção está disponível em dois formatos: baseados em nuvem e sistemas autônomos locais. Cada um oferece sua própria gama de recursos, incluindo capacidades de manutenção preventiva, mas diferem em termos de custo e requisitos de recursos. CMMSs locais são frequentemente atraentes para proprietários de negócios que preferem ter mais controle sobre a segurança e manutenção dos dados da empresa, enquanto sistemas baseados em nuvem são populares por sua facilidade de uso e ausência de requisitos de manutenção.

Acessibilidade

O mercado de CMMS cresceu tremendamente nos últimos anos em resposta à demanda por maneiras mais eficientes de gerenciar operações de manutenção. Reconhecendo a diversidade das empresas em termos de tamanho, forma e função, fornecedores de CMMS responderam oferecendo uma variedade de produtos para atender às necessidades e orçamentos das empresas. Sistemas CMMS são normalmente agrupados em uma variedade de pontos de preço e os clientes podem escolher entre eles, beneficiando-se de vários recursos adicionais, como usuários ilimitados ou diferentes níveis de suporte técnico contínuo, para citar alguns. Alternativamente, os clientes também podem selecionar pacotes mais básicos, mas ainda ter a opção de adicionar serviços com base em suas necessidades específicas e orçamento. Usando essas abordagens, pequenas empresas podem ter a certeza de não "comprar demais", mas ainda se beneficiar de um poderoso sistema de software CMMS que será adequado ao seu porte. Por outro lado, empresas de grande escala com múltiplas localidades podem se beneficiar mais de pacotes CMMS que oferecem auditorias de ativos e estoque fornecidas pelo fornecedor e integração interna.

CMMSs oferecem a empresas de todos os tamanhos e de todos os setores industriais a oportunidade de operar com máxima eficiência e economia de custos. Grandes ou pequenas, o software CMMS é capaz de atender às necessidades e orçamentos de todos os portes de negócios. O desafio é pesquisar cuidadosamente os produtos disponíveis e tomar decisões com base nas necessidades, objetivos e orçamento da empresa.