Selecione o CMMS Ideal Compatível com o Tamanho da Sua Organização

Como o tamanho organizacional frequentemente dita requisitos funcionais no processo de seleção de software CMMS, CEOs podem desenvolver sua lista de requisitos de forma mais eficiente considerando o número de instalações e colaboradores.

Ao mesmo tempo, em todas as indústrias e tamanhos, existem casos de uso universais para software CMMS.

Organizações maiores frequentemente focam nos seguintes recursos de gestão de ativos.

Rastreamento geral aprimorado com software CMMS

Maior significa mais partes móveis, impulsionando a necessidade de rastreamento confiável de projetos, equipe e estoque.

Peter Drucker disse melhor: "Se você não pode medir, não pode melhorar."

Rastreamento de estoque, mesmo em múltiplas instalações

O controle de estoque deficiente sempre envolveu custos aumentados por deterioração, perdas e custos de manutenção evitáveis.

O software CMMS reduz custos de estoque mantendo seus níveis atualizados. Quando o departamento de manutenção atinge um nível de par personalizável, o software envia um alerta para que o departamento peça as peças e materiais necessários. Como você considerou os prazos de entrega nos níveis de par, pode enviar tudo usando os métodos mais econômicos, evitando entregas de emergência caras.

Benchmarking de métricas de manutenção entre locais e equipes

A solução CMMS certa mostra o que funciona e o que não funciona, criando oportunidades para levar boas práticas de uma instalação ou equipe para outra. O processo começa com captura de dados fácil e automática e termina com relatórios automatizados repletos de métricas-chave, como taxas de conclusão de ordens de serviço de manutenção preventiva.

Apenas a manutenção preventiva pode gerar economia de 12% a 18% sobre ordens de serviço reativas. Se você tem um programa que funciona, há muito valor em tentar expandi-lo por suas instalações.

Outras métricas-chave podem incluir custos de mão de obra e tempo de inatividade não programado.

Durante o processo de seleção, procure software que facilite o aproveitamento de seus dados. Idealmente, o software deve usar seus dados brutos para criar relatórios ricos em gráficos que mostrem o panorama geral da manutenção, crítico para gerentes de manutenção e outros departamentos que precisam rastrear custos e retorno sobre investimento.

Segurança e proteção de dados aprimoradas com software CMMS

O software CMMS facilita a captura e uso de dados, mas organizações precisam de um provedor CMMS que também garanta que seus dados permaneçam seguros e protegidos, protegidos contra corrupção ou perda e atores maliciosos, tanto externos quanto internos.

Extensão do single sign-on

Embora superficialmente sobre conveniência, o single sign-on também torna seus sistemas mais seguros e eficientes, reduzindo:

• Fadiga de senhas
• Tempo desperdiçado digitando senhas para cada plataforma
• Gargalos de TI devido a tickets de recuperação de senha

Quando usuários precisam criar e lembrar múltiplas senhas, frequentemente desenvolvem maus hábitos que podem levar a violações de segurança, incluindo uso de senhas simples e fáceis de adivinhar e uso da mesma senha em contas. Como o single sign-on significa que as pessoas precisam lembrar apenas uma, incentiva o uso de senha forte. Como precisam fazer login apenas uma vez, usuários economizam tempo enquanto o departamento de TI dedica menos recursos a tickets relacionados a senhas.

Durante o processo de seleção, pergunte sobre SSO e como e se o CMMS pode se integrar ao seu programa existente.

Manutenção de logs de atividade

Transparência e responsabilidade se resumem a conseguir responder rápida e confiavelmente a duas perguntas: "Quem fez?" e "Quando fez?"

Logs de atividade mantêm registro de tudo que usuários fazem dentro do software. Um benefício é que desencoraja comportamento malicioso de funcionários insatisfeitos. É impossível alguém entrar no software e excluir ou alterar dados-chave aleatoriamente sem deixar impressões digitais.

Um segundo benefício relaciona-se à conformidade, onde organizações precisam completar o trabalho no prazo e prová-lo. Logs de atividade fornecem uma camada extra de proteção contra vários tipos de responsabilidade.

Nota rápida sobre software e conformidade

Para muitos padrões da indústria e governamentais, é impossível que o software seja compatível. Em vez disso, o software possibilita que sua organização crie e execute os processos que a tornam compatível.

Cintos de segurança podem ser uma analogia solta. Na maioria dos lugares, há lei exigindo uso de cinto de segurança ao dirigir, e quando você usa o cinto dirigindo, cumpre a lei. Mas o cinto? Não faz sentido perguntar se ele está seguindo a lei ou não. Ele está lá para que você possa seguir a lei.

Ao mesmo tempo, existem padrões da indústria e governamentais que se aplicam diretamente ao software, e independentemente de como você o usa, o software pode estar em conformidade ou não. Certifique-se de fazer perguntas específicas a provedores potenciais ao revisar padrões que afetam sua indústria.

Escalabilidade a longo prazo para organizações menores com software CMMS

Embora organizações menores possam não precisar atualmente de muitos recursos que atraem organizações maiores, precisam se posicionar para acomodar crescimento futuro.

Durante o processo de seleção, procure um provedor já preparado para continuar trabalhando com você conforme sua organização cresce e seus requisitos se desenvolvem. No nível mais básico, o software deve facilitar a adição de ativos, usuários e até instalações. Para conjuntos de recursos, o provedor deve oferecer versões em níveis de sua plataforma, cada nível introduzindo capacidades adicionais. Quando um provedor acomoda requisitos em expansão simplesmente movendo você para um nível superior, economiza tempo, custo e incerteza que inevitavelmente vêm com a troca de provedores.

Em alguns casos, organizações superam completamente uma plataforma de software, e o provedor não pode simplesmente movê-las para um nível superior. Aqui, o provedor pode ter que mover a organização para sua plataforma mais robusta, o que envolve onboarding e treinamento adicionais. Mas ainda há vantagens de continuidade. Você trabalha com o mesmo provedor, mitigando muita incerteza que vem com a mudança; lembre-se, 80% das implementações falham, então você quer remover incerteza e reduzir seu risco o máximo possível.

Mas o suporte atravessa todas as indústrias e transcende o tamanho para requisitos de software CMMS

Embora existam tendências gerais para relações entre tamanho organizacional e requisitos de recursos de software, há muitas exceções e outliers. Uma empresa menor na indústria de defesa, por exemplo, pode ter requisitos rigorosos de segurança de dados. Uma grande empresa pode não precisar de single sign-on para suas equipes de manutenção.

Independentemente de variações, o recurso comum é o suporte. Organizações de todos os tamanhos precisam examinar de perto as equipes de suporte dos provedores potenciais e se perguntar: "Quão pesadamente este provedor CMMS investiu no sucesso a longo prazo dos clientes?"

Onboarding e treinamento

O suporte começa no onboarding, e é importante encontrar um provedor com infraestrutura flexível que ofereça variedade de opções. Dependendo de onde sua organização está em termos de dados de ativos e estratégias de manutenção, você pode precisar de qualquer coisa, desde ajuda para carregar coisas no banco de dados até uma auditoria completa no local de suas instalações, ativos e equipamentos. Um bom provedor avalia suas necessidades e preenche lacunas de habilidades ou mão de obra.

Quanto mais suas equipes usam o software, maior seu ROI. Treinamento personalizado coloca todos no caminho certo. Certifique-se de que um provedor acomode diferentes tipos de aprendizes com documentação, vídeos e sessões individuais.

Suporte contínuo

Após a implementação, você precisa de um provedor que forneça suporte confiável, competente e multifacetado.

Durante o processo de seleção, pergunte sobre horários da equipe de suporte e de quantas maneiras diferentes existem para contatá-los. É tudo baseado em e-mail? Você pode ligar para eles, ou tudo é feito online?

Você também quer que haja documentação, vídeos e webinars cobrindo novos recursos e melhorias recentes. Não apenas isso prova que o provedor quer que clientes tirem o máximo proveito do software, mas também mostra que eles o melhoram continuamente.

Próximos passos

Independentemente do seu tamanho atual, o software CMMS certo ajuda você a controlar custos com fluxos de trabalho simplificados, melhor rastreamento e visão panorâmica de suas operações de manutenção. Embora o tamanho da sua organização afete quais recursos você precisa procurar, o suporte permanece um caso de uso universal para software de gestão de manutenção.

Se você não tem um, ou o que tem não entrega o que foi prometido, é hora de entrar em contato e começar a conversar com provedores. Uma vez que eles tenham noção de seus objetivos específicos e onde você está no processo, eles podem ajudar a entender suas opções.