Dicas de especialistas para planejar um projeto CMMS

Um projeto de sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) bem planejado e executado pode render o máximo retorno do seu investimento. Esse retorno é obtido por meio de maior eficiência, produtividade e lucros. No entanto, um projeto de CMMS mal planejado e executado pode resultar em perda de receita. Essas perdas podem ser medidas em termos do investimento geral no projeto, bem como do tempo perdido e da receita projetada perdida associada à instalação e implementação bem-sucedidas de um CMMS.

Planejamento

O planejamento adequado do projeto de implementação do CMMS é um dos elementos-chave. Na fase de planejamento, você determina “o quê”, “por quê”, “quem” e “como”.

Dados do equipamento

O desenvolvimento de um plano para os dados do equipamento é um bom primeiro passo porque fornecerá ao CMMS uma base de dados concretos e verificáveis. Alguns departamentos de manutenção já podem empregar um esquema de numeração de equipamento que seja eficaz. Isso pode ser facilmente traduzido para o CMMS. Se não houver um esquema atualmente em vigor ou se o atual tiver falhas, é hora de desenvolver um esquema de numeração de equipamentos.

Determinar uma hierarquia de equipamento é a próxima etapa. Isso envolve o estabelecimento de relações pai / filho entre os equipamentos. Por exemplo, um manipulador de ar pode ter bombas e motores quando crianças. Se você pretende acompanhar os pais e os filhos, o relacionamento deve ser documentado. Certifique-se de incluir todos os equipamentos que se enquadram nesse esquema de hierarquia. Os relacionamentos pai / filho também podem ser construídos para instalações inteiras. Por exemplo, um edifício pode ser o pai e cada andar um filho. Cada quarto poderia então ser um filho do chão.

As informações sobre as peças sobressalentes devem ser marcadas nas peças individuais do equipamento. Isso é conhecido como lista de materiais (BOM).

Finalmente, você precisa decidir o que deseja do seu CMMS em termos de monitoramento de tempo de inatividade. Você deve escolher quais peças de equipamento deseja monitorar e também como deseja rastrear o tempo de inatividade planejado e não planejado. Planeje com base no impacto ou perda de operação. Você deve ter essas informações para cada peça do equipamento ou pelo menos para equipamentos críticos.

Manutenção preventiva

As seguintes decisões devem ser feitas para cada tarefa de manutenção preventiva (PM):

• O PM será realizado por tempo de calendário ou tempo de execução (milhas, horas, etc.)?
• O PM seguirá um cronograma fixo (independentemente da data de conclusão) ou um cronograma baseado na data de conclusão?
• Com que frequência os pedidos de trabalho PM serão gerados (diário, semanal, mensal, etc.)?
• Quais são as estratégias para PMs baseados em rota? (Por exemplo, uma rota de inspeção para todos os extintores de incêndio em um edifício.)

Procedimentos

Os procedimentos podem ser manutenção preventiva, instruções de segurança ou qualquer outro conjunto de instruções. Cada peça do equipamento deve ter identificado todas as tarefas de manutenção preventiva, corretiva e preditiva necessárias para manter adequadamente aquele equipamento. Junto com a tarefa de manutenção, informações sobre frequência de manutenção, embarcação responsável, reparo e / ou peças consumíveis necessárias para competir a tarefa de manutenção e tempo estimado para completar a tarefa são algumas das informações adicionais que irão aumentar a utilidade de seu banco de dados CMMS. Esses procedimentos podem ser aplicados em qualquer lugar dentro do CMMS.

Mão de obra

Você precisa de informações sobre cada técnico de manutenção, como nome, endereço, telefone, número do Seguro Social, etc. Você também deve decidir se vai usar algum tipo de cartão de identificação para seus técnicos que pode ser lido por um leitor. Se o fizer, os cartões serão produzidos internamente ou por um fornecedor externo?

Estoque

As seguintes ações devem ser executadas:

Primeiro, você deve desenvolver um esquema de numeração de peças. Isso é semelhante ao processo usado para numeração de equipamentos. Algumas empresas usam um esquema de numeração de peças de 20 a 30 caracteres. Inclui todos os detalhes dessa peça (ou seja, tipo de peça, espessura, diâmetro, localização, etc.). Com os avanços no CMMS e um campo disponível para cada um desses detalhes (categoria, dimensões, localização, etc.), você não precisa de um esquema de numeração de peça para incluir todos os detalhes. Isso apenas aumenta o potencial de erros de entrada de dados.

Implícito no desenvolvimento de um esquema de numeração de peças está a necessidade de definir concretamente os detalhes das peças. O mais útil em termos de fluxo de trabalho é definir a localização de uma peça. Existe um ou vários almoxarifados? Existe um esquema de localização dentro do almoxarifado (ou seja, corredor, caixas, prateleiras, etc.)?

Na fase de coleta de dados, você compilará uma lista de todos os fornecedores de quem compra peças e serviços. Um deles deve ser designado como fornecedor principal de cada peça. O CMMS gera automaticamente pedidos de compra para os fornecedores principais. Isso pode ser alterado pelos usuários, se desejado.

Nesta fase, você deve decidir os critérios para selecionar um fornecedor principal (ou seja, preço, entrega, serviço geral, etc.). Além disso, você deve rastrear os números de peça do fornecedor / fabricante para fins de referência cruzada. Você também precisa decidir as unidades de emissão que usará (métrica, britânica ou uma combinação de ambas). Como você vai lidar com o estoque de tubos, vigas, etc.? Você vai acompanhar os comprimentos? Se uma peça for cortada, você vai acompanhar o comprimento restante do tubo? Depois de decidir sobre o fornecedor e as informações de rastreamento, você também precisa determinar:

• Quem tem autoridade para solicitar peças e até que quantidade?
• Além de qual valor será necessária uma aprovação adicional?

No planejamento geral do processo de inventário físico, você deve tomar as seguintes decisões:

• Com que frequência você fará o inventário físico?
• Quem vai fazer isso?
• Será manual ou usará tecnologia móvel? Se for manual, certifique-se de que seu CMMS tem a capacidade de imprimir os formulários apropriados para este propósito.

Associado a esta etapa está o desenvolvimento de um design de etiqueta de peças e um design de etiqueta de código de barras. Que informações você deseja imprimir nas etiquetas das peças? O número da peça, a descrição e a localização são típicos. Se estiver usando código de barras com inventário, você deve decidir quais itens de informação deseja codificar. O número da peça e a localização são típicos.

Se você tiver várias fábricas / instalações, é importante que todas sigam os mesmos esquemas. Sem consistência, o CMMS não será muito eficaz. Se você estiver procurando por uma peça em uma instalação diferente e essa instalação descrever a peça de maneira diferente da sua, você pode não encontrá-la, mesmo que ela esteja em estoque.

Compras e contabilidade

Você provavelmente precisará dos departamentos de compras e contabilidade envolvidos na fase de planejamento para estes:

• Informações de “cobrança”
• Informações de “envio para”
• Taxa de imposto sobre vendas
• Determine contas e valores de orçamento

Códigos

Você deve determinar quais códigos de plano e design serão usados ​​em todo o CMMS. Durante a fase de planejamento, você precisa decidir sobre estratégias para a base de códigos. A compilação real dos códigos será feita durante a fase de coleta de dados. Determine o seguinte:

• Códigos de conta
• Tipo de ordem de serviço
• Códigos de falha
• Códigos de ação
• Códigos de reparo
• Prioridade da ordem de serviço
• Criticidade do equipamento
• Status da ordem de serviço
• Status do pedido de compra
• Departamentos

Aplicativos para celular

Se você estiver empregando aplicativos móveis, precisará identificar cada aplicativo e trabalhar na articulação dos detalhes. Alguns exemplos incluem o uso de um dispositivo portátil de entrada de dados remoto para coletar leituras de medidores de equipamentos, peças podem ser emitidas e / ou devolvidas usando um dispositivo portátil, dispositivos portáteis podem ser usados ​​para contar e rastrear peças de estoque, etc.

Backup

Também é necessário tomar decisões em relação ao backup de dados. Um esquema de backup articulado deve ser formado, levando em consideração o hardware e a configuração. Determine com que freqüência o backup será feito (diário, semanal, etc.).

História

Planeje o tipo de histórico de manutenção que deseja manter. Suas decisões devem incluir a data de execução, a tarefa realizada, a (s) pessoa (s) que executou (m) o trabalho, o tempo estimado e real para a execução, o equipamento realizado, o material usado e qualquer custo incorrido de contratado externo.

Decisões

Várias decisões precisam ser tomadas em relação à operação geral de seu CMMS. Essas perguntas fornecem informações não apenas para o planejamento, mas também para avaliar as capacidades atuais:

• Você vai imprimir o tempo estimado nas ordens de serviço?
• Quais detalhes de relatórios são necessários em seu CMMS?
• Quais relatórios são necessários em formato gráfico?
• Quais decisões serão tomadas com base na análise de relatórios?
• Problemas de segurança:quem tem permissão para fazer o quê?
• Legendas de campo:Você precisa alterar os termos fornecidos pelo seu CMMS em alguma das legendas? Em caso afirmativo, certifique-se de documentar as alterações.

Indicadores-chave de desempenho (KPIs)

Desenvolva uma lista de KPIs para seu aplicativo. Nesta fase, você deve revisá-los e revisá-los, se necessário. Além disso, determine como você calcularia esses KPIs. A maioria dos KPIs deve vir dos relatórios do CMMS.

Atribuir responsabilidades

Planeje quem irá:

• Instale o hardware (se necessário)
• Faça a manutenção do hardware do computador, backups, etc.
• Execute o arquivamento e a combinação de dados
• Cuide da recuperação de desastres
• Gerar relatórios
• Revise e analise vários relatórios
• Planejar e programar ordens de serviço
• Faça a entrada contínua de dados
• Fechar ordens de serviço
• Ser responsável por personalizar, configurar, adaptar e manter o CMMS

O estágio de planejamento de um CMMS é talvez um dos mais importantes para garantir o sucesso. Concedido, a implementação em si não é um processo curto, mas com um plano bem definido onde todas as possibilidades são consideradas, o processo será mais simples e ágil.

O maior desafio no planejamento de um CMMS é considerar toda a amplitude de sua operação, até a última peça de equipamento, peça e instalação, e então permanecer realista com seus objetivos. Considere as habilidades de sua operação para se adaptar a uma nova tecnologia de uma maneira que não interrompa indevidamente o fluxo de trabalho. Com um plano definido, você colherá os frutos por muitos anos.