Enfrente esses desafios de implementação para reduzir os custos do Skype for Business

É uma sabedoria convencional que nada que valha a pena na vida sai barato e fácil. Com relação a comunicações unificadas e colaboração, isso é bem verdade. Uma promessa frequente dos aplicativos SaaS tem sido a economia de custos em comparação com as ferramentas locais. Mas isso só acontece quando a TI está atenta aos preços do SaaS e informada sobre quais aplicativos custam mais e por quê.

Este é um desafio comum para TI com o sempre popular Microsoft Skype for Business. Em comparação com outras plataformas, as despesas operacionais mais altas prejudicam as implantações. Apesar do preço, o Skype for Business da Microsoft está dominando o mercado enquanto os fornecedores de plataformas e equipamentos de voz tradicionais lutam para competir. O que nos leva a perguntar:por quê?

São os métodos de implantação, má gestão ou falta de educação em torno das operações bem-sucedidas? Como acontece com muitas coisas no mundo SaaS e na nuvem, pode ser difícil dizer, mas é provável que haja alguma combinação dos três. As equipes de TI que usam o Skype for Business devem se antecipar aos custos mais altos sabendo no que estão se metendo.

3 problemas do Skype que podem desperdiçar dinheiro da Opex

Existem duas abordagens de implantação populares para o Skype for Business:local e hospedado. Com o local, as empresas têm total controle de seus ambientes, pois devem construir e implantar a solução por conta própria. Isso, no entanto, requer um orçamento substancial de capex e opex, juntamente com experiência interna. Para reduzir o custo total de propriedade (TCO), as empresas podem escolher um método hospedado que depende de um provedor terceirizado para fornecer um serviço Skype for Business baseado em assinatura. Essa escolha de SaaS significa que as equipes de TI estão gastando o orçamento de despesas operacionais (opex) em vez do orçamento de despesas de capital (capex) usado anteriormente nas compras de TI.

Custo, controle e governança conduzem amplamente a escolha de possuir a plataforma. E agora, com o Skype for Business adicionando chamadas de PBX e PSTN em nuvem e suporte expandido para implantações híbridas, as organizações podem se ver com muitos recursos que, se mal gerenciados, podem aumentar os custos. Qualquer migração que confie em um único aplicativo todas as comunicações requer um nível significativo de análise para evitar dispendiosos problemas de desempenho.

Conforme as empresas decidem qual método de implantação do Skype for Business é o melhor, as equipes de TI devem avaliar se sua arquitetura de rede pode oferecer suporte a mundos híbridos e em nuvem. Com a natureza em tempo real das chamadas de PBX e PSTN em nuvem, o design incorreto pode significar desempenho degradado, problemas de capacidade e custos operacionais mais elevados.

Como as empresas que usam o Skype podem evitar o desperdício de dinheiro durante a implantação?

Antes de lançar qualquer plano de migração ou implantação, é importante considerar os três desafios de implementação comuns a seguir, ou arriscar o temido dreno de opex:

1. Políticas de roteamento

Ao implementar o Skype for Business, uma empresa pode optar por executar a plataforma independentemente do que já existe, usando troncos SIP que permitem que as chamadas atravessem o sistema. No entanto, essa abordagem “simplista” é tudo menos. Provavelmente não suportará discagem de ramal e torna mais complicado fazer a transição de usuários do sistema antigo.

Em vez disso, considere o uso de gerenciamento de sessão para criar uma camada de abstração onde a empresa pode gerenciar planos de discagem, chamadas entre sistemas, segurança e gerenciamento de desempenho.

Com essa camada situada acima das plataformas de telefonia existentes e do Skype for Business, mover usuários se torna tão fácil quanto fazer uma mudança na configuração no gerenciador de sessão para implementar novas políticas.

2. Experiência do usuário final

Quando as empresas estão emaranhadas em estratégias de integração e migração com ambientes de telefonia existentes, mudar para uma mentalidade de usuário final pode ser um desafio. No entanto, uma vez que o esforço complicado termina, o sucesso da implantação do Skype for Business se deve em grande parte à forma como os usuários adotam a solução.

Embora a Microsoft incentive os clientes a trocar o antigo dispositivo de desktop autônomo por seu sistema de chamadas baseado em computador, isso nem sempre é o melhor. Para os chamadores que preferem usar o viva-voz, têm computadores que estão reiniciando ou de outra forma indisponíveis, ou estão simplesmente acostumados com um telefone de hardware, a transição pode ser frustrante e inconveniente.

As empresas devem considerar como seus funcionários se comportam a fim de escolher a solução telefônica que facilitará uma operação que leve em consideração os custos.

3. Qualidade da chamada

Na veia de handset vs. softphone, a qualidade da chamada também deve ser levada em consideração. Geralmente, os aparelhos oferecem melhor qualidade de áudio do que PCs e laptops, especialmente se já faz um tempo desde a última atualização de hardware. Se os usuários tiverem dificuldade para ouvir a pessoa do outro lado da linha, a produtividade será prejudicada.

A qualidade da chamada também pode se deteriorar devido a tendências que consomem muita largura de banda, como a proliferação de vídeo. A mudança nas demandas da rede significa que completar uma avaliação da rede é uma necessidade absoluta. As empresas que estão usando uma implantação local devem prestar atenção à área local e às redes WiFi, enquanto aquelas que usam o Office 365 baseado em nuvem devem avaliar a WAN e as conexões de Internet.

O que está reduzindo seu Opex?

À medida que as comunicações unificadas e as iterações de colaboração se tornam cada vez mais sofisticadas, como as empresas podem garantir que as soluções estão aproveitando ao máximo seus orçamentos? Mesmo com o melhor planejamento, capacidade de rede insuficiente, problemas de latência entre locais, baixa qualidade de chamada e problemas de conexão com o ISP podem prejudicar a solução e levar a custos de suporte mais altos.

Em vez disso, as empresas devem considerar o uso de uma solução de monitoramento que possa acompanhar as comunicações em tempo real de hoje. Indo além da captura de dados de rede, a análise de desempenho deve incluir:

• Monitoramento entre um local e o Microsoft Azure ou outras instâncias de nuvem pública.
• Visualização em tempo real das experiências do usuário final, rastreada em comparação com as pontuações de opinião média padrão do setor.
• Limites e alertas em tempo real para problemas de qualidade de serviço.
• Análise proativa da causa raiz para problemas de desempenho.

Com o AppNeta, as organizações que gerenciam o Skype for Business podem evitar o desperdício de dólares opex preciosos. Com o monitoramento contínuo e proativo de todas as conexões do Skype na rede, os problemas subjacentes não são mais um mistério.

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